Como incorporar uma empresa - Tipos, custos e processos

Quando você incorpora um negócio, há várias etapas que você precisa seguir. Em primeiro lugar, você deve determinar qual o tipo de entidade legal que deseja formar:

Corporações S. Se você formar uma empresa S, os lucros e perdas do negócio "serão transferidos" para os proprietários. Isso significa que a própria empresa não paga impostos e toda a renda deve ser distribuída entre os proprietários ou paga, após o que os impostos são pagos pelos destinatários. As empresas S também fornecem proteção contra responsabilidade.
C Corporações. As empresas C podem resultar em dupla tributação, pois a empresa paga impostos e os proprietários pagam impostos. No entanto, as empresas C ainda podem ser a escolha certa para algumas empresas, especialmente grandes empresas com muitos proprietários. As empresas C fornecem proteção contra a responsabilidade como outras empresas, e também oferecem a maior flexibilidade na medida em que uma empresa possui vários proprietários e retém lucros corporativos.
Corporações profissionais. Referidos como "PCs", as corporações profissionais podem ser designadas como corporações C ou S. Normalmente, eles são restritos a médicos, advogados, contadores e outros profissionais. Em muitos estados, quando você forma uma corporação profissional, todos os proprietários precisam ter a licença profissional apropriada. Por exemplo, um médico não pode se incorporar a um não médico. Os PCs oferecem flexibilidade na tributação dos rendimentos auferidos pela empresa e também fornecem proteção contra responsabilidade, criando uma entidade comercial separada.
Empresas de responsabilidade limitada. Empresas de responsabilidade limitada, ou LLCs, são um híbrido de uma corporação e uma parceria. As regras para LLCs diferem por estado, mas em geral elas podem ser formadas por uma única pessoa ou por várias partes. Como uma corporação, uma LLC fornece responsabilidade limitada a indivíduos. As LLCs também usam as regras de passagem das corporações S. Não há limite para o número de pessoas que podem formar uma LLC, embora alguns estados impeçam médicos, advogados e outros profissionais de formar esse tipo de entidade comercial.

Como escolher a estrutura corporativa adequada

A escolha da estrutura corporativa correta pode ser complicada e depende das especificidades da sua situação. Você geralmente deve procurar aconselhamento jurídico para fazê-lo. Um advogado também pode ajudá-lo com as etapas legais da incorporação, incluindo o registro do nome da empresa e a documentação apropriada junto às autoridades locais..

Com isso dito, existem algumas diretrizes gerais a serem consideradas:

As empresas LLCs e S podem funcionar bem se você, como proprietário de uma empresa, desejar incluir lucros e perdas em seus impostos pessoais. Se você não está preocupado em poder vender facilmente suas ações no mercado aberto, essa entidade comercial pode ser melhor para você. Muitas pequenas empresas operam como empresas LLCs ou S, com as LLCs oferecendo a opção de ter mais acionistas e menos regulamentos do que as empresas S. Por exemplo, escritórios de advocacia e escritórios de contabilidade geralmente operam como LLCs ou empresas S.
As empresas C podem funcionar bem se os proprietários de negócios não quiserem incluir as receitas e perdas da empresa com seus impostos pessoais. Para grandes empresas com muitos proprietários ou para empresas que desejam emitir ações facilmente aos funcionários e vender ações abertamente, as empresas C podem ser a melhor opção. Muitas das maiores empresas dos Estados Unidos operam como empresas C, incluindo qualquer uma das empresas negociadas na Bolsa de Valores de Nova York.

Custos de Incorporação

Depois de iniciar o processo de incorporação, você deve levar várias semanas para arquivar e processar a papelada e receber seus artigos de incorporação e outras documentações. A linha do tempo específica varia de acordo com o estado, e você pode pagar mais por um "depósito urgente". No entanto, em geral, você pode esperar cerca de um mês para obter seus documentos de incorporação a partir do momento em que você envia seus formulários.

Lembre-se de que o custo da incorporação varia de acordo com o estado e o tipo de corporação que você está formando. Os custos também variam dependendo de você mesmo arquivar a papelada ou consultar um advogado. As taxas e despesas associadas à incorporação podem incluir:

Taxa de registro de artigos de incorporação. Eles devem ser apresentados ao Secretário de Estado e geralmente custam de US $ 100 a US $ 250 para serem arquivados, dependendo do estado..
Taxas de registro governamental. Essas taxas variam dependendo de onde você mora e do tipo de negócio em que está operando. Normalmente, você deve pagar entre US $ 50 e US $ 200 por documentos governamentais adicionais, além dos custos de arquivamento dos artigos constitutivos..
Taxa de advogados. Os custos de trabalhar com um advogado dependem de onde você mora e do nível de assistência necessário. Os advogados podem cobrar entre US $ 50 por hora e mais de US $ 300 por hora.
Taxas de preparação de impostos. Novamente, essas taxas variam dependendo da firma de contabilidade com a qual você trabalha e podem ser significativamente mais caras em determinadas áreas do país do que em outras. Em geral, porém, uma taxa de aproximadamente US $ 1.000 para a preparação de um retorno corporativo é habitual e razoável.

Depois de iniciar sua empresa, haverá taxas anuais que variam de acordo com o estado e o tipo de empresa, mas essas taxas geralmente não totalizam mais do que algumas centenas de dólares.

Como incorporar seu negócio

Embora você possa recorrer a um advogado para cuidar dos aspectos técnicos da constituição da corporação, ainda há etapas a serem seguidas para colocar a empresa em funcionamento - e garantir que você se beneficie dela..

Definir um salário razoável para si mesmo. Quando você incorpora, você não pode simplesmente tirar dinheiro do seu negócio. Você tem que pagar um salário fixo. Receber um salário menor do que o valor total da empresa e pagar o restante em dividendos ou distribuições pode ser uma fonte de economia de impostos, uma vez que você não paga impostos por conta própria sobre as distribuições. No entanto, o salário deve ser apropriado para o seu trabalho. Verifique os salários habituais da sua profissão na sua área e certifique-se de justificar seu salário, caso a Receita Federal indague.
Solicite a ajuda de um serviço de folha de pagamento. Quando a empresa paga seu salário, ela precisa reter os impostos sobre os salários e pagá-los ao IRS. O processo da folha de pagamento pode ser demorado e complicado. Portanto, geralmente é melhor pagar uma pequena taxa por um serviço de folha de pagamento para reter o que é apropriado e escrever um cheque para você.
Considere oferecer benefícios aos funcionários. Uma das maiores vantagens financeiras da incorporação é que a empresa pode oferecer aos funcionários (inclusive você) benefícios, como planos de aposentadoria e seguro de saúde. A corporação também pode deduzir os custos dos benefícios. Fornecer benefícios é complicado se você empregar várias pessoas, mas ainda assim pode ser vantajoso. Seu advogado pode orientá-lo sobre esta questão.
Separe suas finanças pessoais da corporação. Isso é extremamente importante para provar a legitimidade da corporação, se o IRS o questionar. Trate a empresa como se fosse qualquer outro empregador e não gaste dinheiro fora do seu salário ou bônus formais.
Obter um livro de minutos para registrar eventos notáveis. As empresas precisam manter atas e ter uma reunião anual. Você também deve registrar eventos notáveis, como a compra de uma nova peça de equipamento, em seu livro de atas.
Alternar contas comerciais para o nome da empresa. Lembre-se de que você e sua empresa não são mais a mesma coisa aos olhos da lei. Tudo o que a empresa compra ou possui precisa realmente pertencer à empresa. Você deve mudar as assinaturas de revistas de publicações comerciais para o nome da empresa. Isso fornece mais evidências de que sua empresa é legítima.
Defina um aluguel razoável se você possui o espaço do escritório. Se você possui seu próprio escritório, é efetivamente o proprietário da empresa. Portanto, a corporação precisa pagar pelo uso do espaço do escritório. Essa é outra maneira de obter dinheiro da corporação sem pagar impostos por conta própria..
Contrate um contador. Você não deseja que seu advogado faça seus impostos, já que os honorários advocatícios costumam ser significativamente mais altos que os honorários de contador, e é provável que seu advogado não seja treinado para preparar impostos. Obter um contador especializado em questões fiscais para pequenas empresas.

O IRS se preocupa com as pessoas que criam empresas (especialmente as empresas S) apenas para se beneficiar da economia de impostos. Como tal, você precisa ter cuidado para seguir todos etapas e que você realmente trate sua corporação como uma entidade legal distinta de você.

Benefícios da Incorporação

Passar por todas as etapas para incorporar seu negócio é muito trabalhoso. No entanto, pode haver vantagens significativas:

Proteção contra responsabilidade. Se sua empresa for processada, seus bens pessoais não estarão em risco. Você também não será pessoalmente responsável por dívidas assumidas pela corporação.
Poupança fiscal. Quando você ganha dinheiro com o emprego por conta própria (renda de 1099), deve pagar os impostos da Previdência Social e do Medicare sobre todos os rendimentos auferidos até US $ 106.000. Quando você incorpora como uma empresa S e recebe uma parte dos lucros como dividendos ou distribuições, não paga o Seguro Social nessas distribuições. Distribuições ou dividendos são essencialmente uma vingança pelo investimento que você fez no negócio e pelo risco que você assumiu no investimento - assim como quando você investe em qualquer empresa na bolsa de valores.

Para algumas empresas, as economias significativas e a tranqüilidade adicional valem a pena passar pelo processo de incorporação.

Palavra final

Antes de incorporar, procure aconselhamento de um advogado ou contador para garantir que a incorporação realmente faça sentido e seja benéfica. Além disso, execute uma análise de custo-benefício para determinar se os compromissos iniciais e contínuos de tempo e despesa valem a pena.

Depois de tomar a decisão, tenha muito cuidado em como você se comporta como uma empresa, a fim de evitar problemas com o IRS. É um jogo completamente diferente do que ser um único proprietário, e o IRS analisará seus retornos corporativos com um exame adicional.