Como se preparar para trabalhar em casa com um emprego ou empresa de telecomutação
Se você está ganhando dinheiro como freelancer ou se está trabalhando três dias por semana trabalhando para o seu empregador, precisa se certificar de que está fisicamente e mentalmente pronto para algumas mudanças importantes. Não se comprometa com um projeto remoto pelas razões erradas; pode ser um erro de carreira prejudicial que pode ser difícil de recuperar. Pense nas suas necessidades pessoais, profissionais e familiares antes de começar.
Necessidades físicas
O teletrabalho é mais do que apenas conseguir acessar o laptop da sua cama. Você precisa do equipamento, serviços e configuração certos. Estar no controle de seu espaço de trabalho é ótimo, mas manter um escritório em casa saudável e eficaz exige reflexão, planejamento e atenção durante todo o ano.
1. Espaço
Primeiro de tudo, você precisa de espaço para trabalhar. Como teletrabalhador que trabalha em casa, você deve reservar um espaço de trabalho definido para ajudá-lo a entrar no estado de espírito certo para o seu trabalho e separar o tempo profissional do lazer. Além disso, o espaço dedicado do escritório envia uma mensagem clara para outras pessoas em sua casa de que você está trabalhando. Mas você não precisa abrir mão de um quarto inteiro da sua casa ou alugar um apartamento maior. Você pode converter um armário não utilizado em espaço de escritório (existem até kits agora que podem ajudar) ou simplesmente instalar em um canto tranquilo da casa.
Meu escritório em casa tem apenas quinze pés quadrados, mas é claramente definido como uma área de trabalho. Ele corre ao longo de uma parede de uma sala que usamos principalmente para armazenamento. Estou de frente para a parede, com uma janela à direita, para não ter distrações, mas recebo luz natural e uma vista agradável. Criei um ambiente profissional pendurando meus diplomas na parede, junto com algumas placas de premiação. Eu mantenho uma planta em um lado da minha mesa e uma impressora multifuncional no outro. Tenho um pote de lápis, telefone e foto do meu marido e filho ao lado do meu computador.
Conheço alguns telecomutadores que usam telas dobráveis para criar uma partição, bloqueando uma parte de uma grande sala de estar. Outros montaram uma mesa de cartas e um laptop no porão. Seja qual for a sua preferência, a idéia é criar um espaço físico e psicologicamente distinto para o seu trabalho.
2. Acesso à Internet de alta velocidade
Se você for um telecomutador de sucesso, o equipamento mais óbvio e importante de que você precisa é um computador com acesso à Internet de alta velocidade. Uma máquina lenta e uma conexão discada certamente não funcionam, e você precisa de algo mais confiável do que roubar o WiFi do seu vizinho.
Além disso, verifique se o computador pode lidar com sua carga de trabalho e fazer atualizações de hardware do computador sempre que necessário. Você precisa de um processador rápido, espaço em disco adequado e muita RAM. Proteja sua conexão Wi-Fi para não desistir da largura de banda dos vizinhos que roubam seu conexão.
Pessoalmente, preciso de um computador de mão de obra capaz de suportar o uso constante por cinco horas a oito horas por dia. Certa vez, queimei um desktop barato em menos de um ano. Embora minha máquina atual fosse um grande investimento, a escolha dolorosamente óbvia foi entre gastar mais em um novo computador que duraria três anos e comprar um computador barato a cada nove ou dez meses.
Além disso, se você souber que participará de reuniões em seu escritório em casa, obtenha uma câmera e microfone ou fone de ouvido de alta qualidade. Verifique se o seu desktop ou laptop possui portas USB suficientes para conectar todos os seus dispositivos ou obtenha um hub se precisar de mais capacidade. Verifique se você possui espaço em disco e RAM adequados e largura de banda adequada do seu provedor de serviços de Internet de alta velocidade.
Um computador lento produz um trabalhador lento, e a tecnologia antiga significa resultados de baixa qualidade. Se você deseja ter sucesso e ser um funcionário ou contratado de telecomutação, certifique-se de que seu equipamento de tecnologia possa acompanhá-lo.
3. Software
Descubra quais programas você precisa para efetivamente realizar seu trabalho. Designers gráficos freelancers e arquitetos de teletrabalho, por exemplo, precisam de um software de design personalizado. Os produtores de vídeo precisam de um software de edição de ponta.
Decida se você precisará ou não de aplicativos e programas para documentos de texto, planilhas, apresentações, design, desenho ou transferência de arquivos FTP. Peça ao seu empregador que lhe forneça ou reembolse as versões profissionais do software relevante. Mas se eles não licenciarem programas para você, assuma as despesas sozinho. Não corte custos nem economize no software. Você só vai acabar trabalhando mal ou perdendo tempo. Você pode experimentar alguns aplicativos gratuitos baseados na nuvem (ou seja, 25 recursos on-line para freelancers e pequenas empresas) ou, se precisar gastar dinheiro, pesquise suas oportunidades de reivindicar deduções fiscais para despesas comerciais.
Não esqueça que, para participar de reuniões do seu escritório em casa, pode ser necessário um software de reunião específico da empresa, além do Adobe Reader, para que você possa abrir e ler todos os documentos importantes que receber..
4. Equipamento e material de escritório tradicional
Você pode não ter um armário de suprimentos tão grande quanto o de escritórios corporativos, mas deve equipar seu escritório em casa com os mesmos suprimentos encontrados em qualquer outro lugar. Você precisará das grandes coisas, incluindo:
- Uma impressora e papel de nível profissional
- Um scanner (e software relacionado)
- Uma copiadora
Uma máquina de fax não é tão crucial como costumava ser, mas seu setor ainda pode depender dessa tecnologia. A maioria das impressoras multifuncionais abrange tudo, desde digitalização e cópia a fax, para que você possa obter tudo o que precisa em um dispositivo acessível e com economia de espaço.
Obtenha um telefone comercial que possa lidar com chamadas em conferência. O uso do telefone celular como telefone principal do escritório pode ser aceitável, mas pense em como as chamadas são claras em sua casa e com que frequência a operadora faz a ligação. Se sua família usa muito o telefone, uma linha de negócios dedicada evitará captadores embaraçosos que podem prejudicar seus negócios. Como alternativa, o Skype, o Google Voice e outros serviços de VoIP são métodos de baixo custo e geralmente gratuitos de manutenção de uma linha de negócios. Principalmente se você fizer muitas chamadas internacionais, considere suas opções digitais ou alternativas de telefone fixo para casa.
Além disso, uso um fone de ouvido com o telefone para poder digitar anotações durante entrevistas e manter as mãos livres durante chamadas longas. Se você possui um telefone celular, um fone de ouvido Bluetooth pode ser uma conveniência real em seu escritório em casa.
Sua lista de materiais de escritório tradicionais menores deve incluir:
- Canetas e lápis
- Clipes de papel
- Um grampeador e grampos
- Elásticos
- Clipes de documentos
- Arquivar pastas, fichários ou até um arquivo
Para me manter organizado, tenho divisórias em minha mesa, além de um quadro de avisos e um pequeno quadro branco para me ajudar a diagramar meu fluxo de trabalho e acompanhar as listas de tarefas.
5. Escritório de backup
Por fim, você precisa de um escritório de backup. Isso pode parecer extremo, mas você não quer pensar primeiro em uma situação urgente. Por exemplo, experimentei interrupções repentinas da Internet em horários incrivelmente inconvenientes, então sei quanto tempo leva para chegar à cafeteria local com acesso Wi-Fi gratuito. Sei também que há dias em que minha casa pode ser particularmente barulhenta, e precisarei de um local alternativo para algum trabalho silencioso, como a biblioteca.
A chave é conhecer suas opções e estar pronto para usá-las sempre que necessário. Você não precisa de dois itens de suprimentos que possui, mas mantenha uma bolsa de laptop com itens cruciais para que você possa pegá-la e ir sem perder muito tempo.
Considerações emocionais
Agora que você configurou adequadamente seu ambiente físico e desenvolveu seu plano de backup, é hora de se preparar emocional e mentalmente para ser um teletrabalhador. As diferenças psicológicas entre um escritório em casa e um escritório tradicional surpreendem muitos teletrabalhadores e, quando você está tentando fazer um bom trabalho, não tem tempo para problemas inesperados. Conheça esses aspectos não físicos de um estilo de vida de teletrabalho.
1. Isolamento
Especialmente se você deixou recentemente um ambiente de escritório tradicional, pode se sentir isolado e sozinho em seu escritório em casa. É fácil se acostumar com os aspectos sociais do trabalho em um escritório, até as distrações e aborrecimentos que podem ter incomodado você em alguns dias.
Antes de se comprometer com uma função de teletrabalho, pense em como se sentiria se tivesse que trabalhar sozinho o dia todo. Se você precisar do contato social do escritório, talvez não esteja pronto para trabalhar em casa. Mas você não precisa apenas recusar uma oportunidade. Existem algumas maneiras de aliviar esses sentimentos. Algumas pessoas optam por trabalhar algumas horas em um ponto de acesso WiFi local algumas vezes por semana. Você também pode agendar algumas reuniões de almoço para obter alguma interação humana e dizer adeus à solidão. Outras pessoas acham que a interação online, especialmente o bate-papo por vídeo, é suficiente.
Dependendo da sua programação, você também pode fazer algumas pausas para passar o tempo com sua família ou apenas apreciar a rapidez com que pode estar com os membros da família assim que o dia de trabalho terminar.
2. Saber quando sair
Descobrindo quando o dia acabou, no entanto, é outro desafio. Na verdade, foi a coisa mais difícil com a qual lidei quando comecei a trabalhar como freelancer em casa. Especialmente como freelancer com uma programação esporádica, é difícil encontrar as dicas que me avisam quando for a hora de sair. Sem sair de um prédio de escritórios, entrar no carro e voltar para casa, é muito difícil experimentar essa sensação de “hora de sair”. É muito fácil e tentador apenas voltar ao escritório da casa para fazer um pouco mais de trabalho.
Leva tempo para se acostumar a separar o tempo de trabalho do tempo livre, mas, eventualmente, você perceberá que não há problema em simplesmente parar de trabalhar durante o dia. Caso contrário, você enfrentará problemas nos relacionamentos familiares e lidará com níveis mais altos de estresse do que em um escritório corporativo. Se você estiver administrando seu próprio negócio, defina um cronograma e cumpra-o. Esse cronograma deve incluir seu horário de início, blocos de tempo específicos para determinados projetos, intervalos curtos e um horário oficial de término. Se você ficar para trás, não há problema em ficar atrasado, mas às vezes é necessário deixar o projeto de lado, relaxar e passar um tempo com sua família..
Lembre-se, é preciso muita disciplina para fim o dia como faz para iniciá-lo.
3. Distrações
Certamente, escritórios grandes têm muitas distrações, mas não necessariamente as distrações mais agradáveis que espreitam em torno de um escritório em casa. Em casa, você tem livros, filmes, TV e videogame, sem mencionar amigos e vizinhos e outras surpresas em potencial. Há também o conforto convidativo de sua cama e sofá e a tentação de uma soneca rápida. Sem a ameaça de um chefe olhando por cima do ombro, é fácil ceder a perturbações e interrupções.
As crianças podem ser um desafio particular, pois são muito persistentes e podem de fato necessidade sua atenção. Separar a área do escritório do resto da casa facilita muito a ensinar às crianças que o tempo de trabalho é "não perturbe".
Tente criar sua agenda com as rotinas de seus filhos em mente. Planeje realizar as tarefas mais difíceis durante a soneca do bebê ou enquanto seus filhos mais velhos estiverem na escola. Aproveite os momentos em que seus filhos estão se divertindo. Antes de meu filho atingir a idade escolar, achei útil mandá-lo para uma babá duas vezes por semana por algumas horas, apenas para obter um bloco sólido de tempo para concluir o trabalho. Isso também tornou mais fácil saber quando parar de trabalhar, porque depois da babá eu pude concentrar toda a minha atenção nele.
4. Motivação
A maioria dos telecomutadores precisa ser motivada. Se você está trabalhando como funcionário em período integral, sua empresa pode exigir que você faça o "relógio" em um determinado horário - exatamente como faria se estivesse no escritório. Mas se você trabalha por conta própria ou em um horário flexível, precisa da motivação interna para fazer o seu trabalho, mesmo quando não quiser. Embora você esteja economizando tempo em seu trajeto, não tem tempo para deitar na cama ou sair para assistir a reprises quando estiver no prazo.
Parte do teletrabalho é forçar-se a continuar trabalhando ou a tentar encontrar trabalho, mesmo quando não lhe apetecer. Descubra o que o impulsiona e mantenha alguns lembretes em torno do espaço do seu escritório. Se você gosta disso, lembre-se de que seu salário depende de encontrar trabalho e concluí-lo a tempo. Se você estiver fazendo isso pelos seus filhos, mantenha as fotos deles por perto. Se você é um artista, rodeie-se do seu trabalho favorito. No meu caso, o fato de eu ser o principal ganha-pão serviu como um grande motivador.
Aspectos de Negócios
Por fim, seja você um funcionário estável em período integral ou um freelancer menos seguro, você precisa revisar cuidadosamente os aspectos comerciais de ser seu próprio gerente.
1. Organização
Se você está iniciando um negócio em casa, estude as diferentes opções organizacionais disponíveis. Os meios mais comuns de se registrar legalmente são como propriedade exclusiva, LLC, S-Corp ou C-Corp. Converse com um advogado e seu contador para descobrir o que atende às suas necessidades. Pense nas necessidades da folha de pagamento, implicações fiscais, responsabilidade legal e contabilidade.
2. Impostos
Os impostos serão um grande negócio. A boa notícia é que você pode fazer deduções fiscais em escritórios domésticos e, se você possui um negócio, é claro que existem ainda mais deduções disponíveis. Mas nem tudo é dedução de impostos e diversão quando você trabalha em casa.
Quando você trabalha em uma empresa, acaba pagando apenas metade dos impostos do Seguro Social e do Medicare. A empresa cuida do resto. Quando você trabalha por conta própria, no entanto, você deve estar preparado para pagar as duas partes por conta própria, incluindo o imposto por conta própria. Além disso, prepare-se para pagar impostos estimados trimestralmente. Caso contrário, você poderá receber juros e outras multas além do que deve.
O IRS não parece gentil com os proprietários de empresas domésticas que reservam o dinheiro em uma conta poupança de alto rendimento durante o ano inteiro e depois pagam impostos após ganhar juros por doze meses. Em vez disso, divida quanto você deve a cada mês e reserve isso em uma conta de alto rendimento. Então, sempre que os impostos trimestrais forem devidos, você poderá efetuar seu pagamento. Você ainda ganhará algum interesse e não perturbará o IRS.
3. Planos de Saúde e Aposentadoria
Se você é um teletrabalhador em tempo integral, provavelmente não está preocupado com nenhuma circunstância especial de seguro de saúde. Mas, se você trabalha por conta própria, precisa de um seguro de saúde privado, a menos que tenha um cônjuge que possa incluí-lo em um plano de saúde. Seguradoras privadas oferecem planos de grupo para famílias e planos individuais, e os prêmios geralmente são dedutíveis nos impostos. Combine um plano dedutível alto com uma conta de poupança de saúde e suas despesas diretas também podem ser dedutíveis.
Da mesma forma, se você não tiver acesso a um plano de aposentadoria patrocinado pela empresa, terá melhores opções do que simplesmente esquecer as economias. Você pode abrir suas próprias contas, como um IRA ou 401k solo. Você pode até abrir mais de um IRA e tirar proveito de opções como contas SIMPLE e SEP IRA, projetadas para proprietários de empresas.
4. Comercializando-se
Se você trabalha por conta própria, o marketing de si mesmo não pode ser uma reflexão tardia. É uma parte vital do seu dia de trabalho. Aprenda a usar opções online, como um site pessoal, redes digitais, blogs, mídias sociais e estratégias offline, incluindo publicidade e participação em eventos.
Além disso, descubra quanto você deseja cobrar por suas habilidades. Pesquise o que alguém com seu conjunto de habilidades e experiência pode esperar obter em empregos diferentes. Você deseja definir taxas de freelancing razoáveis e competitivas, mas também quer fazer o que vale a pena. Considere o que você precisa fazer valer a pena investir no seu tempo e o que você pode razoavelmente esperar. Em seguida, comece a definir suas taxas para o seu trabalho ou defina o preço de seus produtos.
Seja um aluno. Faça aulas a preços acessíveis em uma faculdade comunitária próxima. Continue aprendendo e aprimorando as habilidades que o tornarão um fornecedor atraente ou um novo contratado. Você enfrentará um mercado muito competitivo; portanto, quanto melhor você se comunica e se relaciona, mais se destaca de profissionais semelhantes.
Palavra final
O teletrabalho pode ser um grande trunfo para a força de trabalho moderna. De freelancer a ingressar em um “escritório virtual”, provar que você pode ter sucesso como trabalhador remoto pode torná-lo atraente para possíveis empregadores. Existem muitos benefícios pessoais para o teletrabalho, como economizar nos custos de transporte para trabalhar em calças de moletom. Mas, no final, você deve estar pronto para assumir a responsabilidade do teletrabalho. Você precisa do equipamento certo para montar um escritório em casa eficaz, além de força e resistência mental para se dedicar ao trabalho de alta qualidade em casa.
Quando estiver preparado físico e mentalmente, também poderá explorar os emocionantes aspectos comerciais do teletrabalho. Somente depois de pensar tanto nas desvantagens quanto nas vantagens, você realmente saberá se está ou não pronto para se comunicar..
Você trabalha de casa? Como é a configuração do seu escritório e que tipo de trabalho você está fazendo? Que desafios você enfrenta ao tentar administrar uma empresa do seu escritório em casa diariamente?
