Varejistas on-line e imposto sobre vendas - Obrigações comerciais sob a nova lei

Como relata a NBC News, cinco dos nove juízes do tribunal votaram a favor de uma lei de Dakota do Sul que impõe imposto sobre vendas em compras on-line. A decisão tornou legal para os governos estaduais cobrar impostos sobre vendas no varejo feitas por empresas sem lojas ou centros de distribuição locais. Anteriormente, os estados só podiam cobrar impostos sobre vendas desses comerciantes com presença física, ou "nexo local", na jurisdição. Isso isentou catálogos de pedidos por correio e vendedores on-line baseados fora do estado.

Seguindo o Wayfair comerciantes on-line menores - de solopreneurs com sites de varejo independentes a vendedores de Etsy e eBay - se preparavam para uma precipitação feia. "A decisão foi uma vitória para as grandes empresas em detrimento das pequenas, e acredito que se nada for feito - e os estados se tornarem mais agressivos [em suas políticas tributárias] - você poderá ver as mães e os varejistas pop saindo do mercado", disse o advogado tributário do Tennessee. David Mittelstadt em um artigo da Inc. publicado poucas semanas após a decisão.

Enquanto as ramificações de Wayfair ainda não foram vistos, os varejistas on-line não precisam exagerar. A decisão não é o fim do mundo. É apenas o começo de uma nova realidade à qual os vendedores on-line podem, e provavelmente irão se ajustar. Os grandes varejistas históricos acrescentaram imposto sobre vendas às transações on-line por anos; é hora de vendedores menores apanhados, de qualquer maneira.

Como coletar e pagar impostos estaduais sobre vendas

Como o imposto sobre vendas em compras pessoais, o imposto sobre vendas on-line é de responsabilidade do comerciante a cobrar. Para vendedores on-line acostumados a desrespeitar as leis tributárias locais, isso significa mais conformidade e muito. Veja a seguir um passo a passo do que os comerciantes precisam saber para coletar e pagar legal e eficientemente o imposto estadual sobre vendas em transações on-line com clientes dos EUA.

1. Determinar suas obrigações fiscais estaduais

Primeiro, descubra suas obrigações de imposto sobre vendas nos estados em que faz negócios.

Jurisdição

É fácil determinar se um determinado estado coleta impostos sobre vendas. Atualmente, apenas cinco estados não têm impostos estaduais sobre as vendas:

• Alasca
• Delaware
• Montana
• Nova Hampshire
• Oregon

No Alasca, as jurisdições locais (cidades e bairros) podem cobrar seus próprios impostos sobre vendas, portanto, você deve consultar um advogado tributarista local ou autoridades de receita locais para garantir a conformidade..

Taxabilidade

Nem todos os produtos e serviços são tributáveis. Além disso, a política tributária não é uniforme nas fronteiras estaduais. Alguns estados tributam itens isentos de impostos em outros lugares.

Como regra geral, bens tangíveis e não essenciais estão sujeitos ao imposto sobre vendas. Os produtos que provavelmente serão considerados "essenciais" e, portanto, não sujeitos a impostos sobre vendas podem incluir:

• Alimentos e ingredientes frescos e embalados (mas não alimentos preparados)
• Roupas (mas não jóias, bolsas e outros acessórios)
• Medicamentos prescritos e vendidos sem receita

Se você suspeitar que seus produtos se enquadram em uma área cinza legal, consulte as autoridades fiscais locais para obter orientação.

Conformidade legal

Como a primeira tentativa séria em anos de cobrar impostos sobre vendas de vendedores externos, a lei do imposto sobre vendas on-line de Dakota do Sul foi projetada para provocar um desafio legal - e foi o que aconteceu. Embora a lei não tenha muita empresa quando foi promulgada, muitos outros estados provavelmente promulgarão leis semelhantes nos próximos meses e anos.

Enquanto isso, os vendedores on-line podem tecnicamente evitar a cobrança do imposto sobre vendas em estados e localidades que não o exigem explicitamente. No entanto, essa é uma aposta arriscada, pois é improvável que pequenos comerciantes sem departamentos de conformidade dedicados fiquem a par das novas leis estaduais e locais de impostos sobre vendas. Os recursos necessários para monitorar as mais de 10.000 jurisdições fiscais dos EUA são vastos.

Por esse motivo, o melhor curso de ação para varejistas on-line de qualquer tamanho é presumir que eles são legalmente obrigados a pagar imposto sobre vendas em transações com compradores em todas as jurisdições que cobram imposto sobre vendas. Plataformas de terceiros podem cobrar impostos sobre vendas em nome dos vendedores do mercado, de acordo com um relatório da DealNews, diminuindo a carga de conformidade.

2. Registre-se nas autoridades fiscais estaduais

Em seguida, registre-se com as autoridades de receita locais sempre que planeja vender seus produtos. Na maioria dos estados, o departamento de receita do estado é responsável pela cobrança do imposto sobre vendas.

Não pule esta etapa. A cobrança de impostos estaduais sobre vendas sem obter uma permissão do departamento local de receita é ilegal, mesmo se você planeja arquivar e pagar impostos estaduais sobre vendas no prazo.

O que você precisará registrar

Os departamentos estaduais de receita exigem certas informações das empresas que desejam vender produtos tributáveis ​​aos residentes. Os requisitos exatos variam de acordo com a jurisdição, mas você deve fornecer:

• Seu Número de Identificação do Empregador (EIN), CPF ou ambos
• Suas informações oficiais de contato comercial, incluindo o endereço de correspondência do agente registrado
• O seu código NAICS

Certos estados exigem informações adicionais. Por exemplo, Illinois pede aos varejistas que forneçam os endereços de todos os locais no estado dos quais seus produtos podem ser enviados. Esse requisito se aplica a locais de entrega direta (como lojas UPS de varejo) e centros de atendimento de terceiros (como armazéns da Amazon).

Você pode ser obrigado a pagar uma taxa de inscrição com seu aplicativo. As taxas variam, mas geralmente são bastante baixas. Colorado é de US $ 16, por exemplo.

Registrando Online

A maioria dos departamentos de receita simplificou razoavelmente os processos de registro on-line. Se você se registrar on-line, deverá receber sua permissão oficial dentro de alguns dias úteis, embora os prazos variem de acordo com o estado e o volume do aplicativo.

Registrando por Correio

Se você não pode se registrar on-line, ou prefere não, pode se registrar por correio. Você precisará fornecer as mesmas informações nos mesmos formulários; a única diferença substancial é que você precisará permitir várias semanas para o processamento.

Manutenção da conformidade contínua

Depois de obter sua permissão de imposto estadual, você pode vender e cobrar legalmente o imposto nessa jurisdição. No futuro, você precisará atender a todos os requisitos de conformidade em andamento, como relatórios e registro de impostos estaduais sobre vendas nos prazos aplicáveis.

Em alguns estados, talvez você também precise manter sua permissão de imposto sobre vendas atualizada; por exemplo, o Colorado exige renovação a cada dois anos. Verifique com cada departamento estadual de receita os prazos de renovação das licenças.

Terceirização de registro de imposto sobre vendas

Se o processo de solicitação e renovação de autorizações de impostos estaduais for muito demorado para sua pequena loja, considere a terceirização do trabalho. É uma opção muito mais cara; O TaxJar, um serviço de referência de terceiros, aconselha os vendedores a esperar pagar cerca de US $ 100 por registro estadual. Se você planeja se registrar em todas as autoridades tributárias estaduais dos EUA, incluindo Washington, DC e excluindo Porto Rico e territórios menores dos EUA, isso representa uma fatura total de aproximadamente US $ 4.600.

3. Calcular e coletar impostos sobre vendas

Os Estados Unidos são uma mistura de milhares de distritos fiscais estaduais, locais e especiais. Felizmente, você não tem nenhuma obrigação pessoal de acompanhar as várias taxas cobradas em todas as jurisdições em que você vende. Praticamente todos os pacotes de comércio eletrônico estão equipados para fazer isso em seu nome.

O processo de configuração da cobrança de impostos varia de acordo com o conjunto. A TaxJar possui um conjunto prático de guias para várias suítes principais, incluindo Shopify, Square, eBay e Amazon. Embora esses pacotes automatizem amplamente a cobrança de impostos sobre vendas, é recomendável que você verifique com os departamentos estaduais e municipais de receita para confirmar que está cobrando a quantia apropriada. A maioria dos estados possui sistemas on-line parcial ou totalmente automatizados para isso. Por exemplo, o Departamento de Tributação e Finanças do Estado de Nova York possui uma ferramenta digital de busca de impostos sobre vendas e várias publicações descrevendo as taxas de impostos locais.

Tributação baseada na origem vs. no destino

Mesmo que não precisem calcular as taxas de impostos locais manualmente, os vendedores on-line podem se beneficiar da compreensão da distinção entre tributação baseada na origem e no destino.

Cerca de uma dúzia de estados, incluindo Texas e Illinois, impõe tributação baseada na origem, que é a mais simples das duas opções para os vendedores. Sob regimes baseados na origem, os compradores sempre pagam imposto sobre vendas à taxa cobrada no ponto de origem. Portanto, se você enviar todas as suas mercadorias de uma única loja da UPS em Dallas, pagará a mesma taxa de imposto sobre vendas em todas as transações com compradores do Texas, sejam eles residentes em El Paso, Beaumont, Brownsville ou Amarillo . Da mesma forma, se você enviar para todo comprador de Illinois a partir de um único armazém da Amazon na área de Chicago, pagará a taxa de imposto aplicável nessa localidade.

A maioria dos estados impõe regimes baseados no destino. A tributação com base no destino é mais previsível para os compradores, pois significa que eles sempre pagam a mesma taxa de imposto sobre vendas. Para os vendedores, no entanto, os regimes baseados no destino exigem mais conformidade e auditoria. Mesmo que seu pacote de comércio eletrônico colete automaticamente impostos sobre vendas às taxas de destino, convém verificar as coleções reais com as taxas publicadas pelas autoridades de receita do estado para confirmar a precisão.

Cobrança de imposto na origem e destino

Dependendo das políticas estaduais e locais no destino de remessa, pode ser necessário que os comerciantes baseados na origem que vendem através das linhas estaduais coligam e impostos de destino. Por exemplo, se você enviar sua mercadoria de uma UPS Store na Filadélfia (a Pensilvânia é um regime baseado na origem) para um comprador em Miami (a Flórida é um regime baseado no destino), cobrará do comprador a taxa de imposto combinada nos dois destinos.

Lembre-se de que, na ausência de leis estaduais e locais que exijam a cobrança de impostos sobre vendas por vendedores remotos, você poderá evitar a cobrança de impostos à taxa de destino. No entanto, você precisará monitorar cuidadosamente a política local para garantir que esteja em conformidade com as novas leis tributárias de vendedores remotos que surgirem.

Como definir coletas de impostos sobre vendas

Você não é obrigado a enviar cobranças estaduais de impostos sobre vendas continuamente. Dependendo da jurisdição, você pode enviar remessas de impostos sobre vendas mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

Enquanto isso, você precisará anular e manter suas cobranças de impostos sobre vendas. Configure uma nova conta bancária para esse fim exclusivo e faça depósitos regulares ao coletar impostos. Procure contas com juros que não cobram taxas de manutenção mensal para clientes que atendem a determinados critérios, como depósitos diretos regulares ou saldos mínimos diários.

4. Arquivar e remeter impostos sobre vendas

Supondo que você esteja usando um pacote de comércio eletrônico ou contabilidade que rastreie automaticamente as cobranças de impostos sobre vendas, você deve ter um total em execução preciso de seus recibos de impostos sobre vendas a qualquer momento.

Novamente, é do seu interesse verificar suas receitas com base nas taxas de impostos locais e estaduais para garantir que você esteja cobrando a quantidade adequada de impostos de cada comprador. Quanto mais cedo você descobrir uma discrepância, mais cedo poderá resolver qualquer falha ou excesso.

Apresentação de impostos estaduais sobre vendas

Os registros fiscais de vendas comerciais ajudam os departamentos de receita estadual e local a acompanhar os comerciantes que vendem bens e serviços tributáveis ​​dentro de suas jurisdições. Isso é essencial para a execução orçamentária e tributária. Os comerciantes mais novos, familiarizados apenas com o processo de registro de impostos pessoais, podem se surpreender ao saber que nem sempre as empresas precisam remeter fundos com os registros de impostos sobre vendas.

Uma declaração de imposto sobre vendas sem uma remessa que a acompanha é conhecida como "declaração zero". Preste atenção especial aos requisitos de retorno zero. Nem todas as jurisdições exigem retorno zero, mas as que realmente levam a sério a cobrança de multas e multas por atraso nas empresas que não cumprem.

Após o processamento de seus registros iniciais, a maioria das jurisdições aconselha os comerciantes sobre a frequência e datas de vencimento exigidas. Os pedidos podem ser solicitados mensalmente, trimestralmente ou anualmente, dependendo da política da jurisdição e da sua responsabilidade tributária mensal média. Um maior passivo fiscal geralmente significa arquivamentos mais frequentes.

Nos regimes com base no destino, você não precisará registrar devoluções separadas em todas as cidades ou municípios em que vende; sua devolução do estado deve contabilizar impostos distritais locais e especiais, se aplicável. No entanto, alguns estados baseados no destino exigem que você liste todas as jurisdições fiscais locais e especiais nas quais você fez uma venda. O Estado de Washington é notório por isso devido ao seu número incomumente alto de regimes fiscais locais e aos exigentes requisitos de relatórios. Consulte os departamentos de receita estaduais e locais para confirmar suas obrigações nessa frente..

Na maioria das jurisdições, você pode registrar impostos sobre vendas online. O registro manual de impostos estaduais sobre vendas mensalmente, trimestralmente ou até mesmo anualmente pode exigir muito recurso, por isso os comerciantes maiores podem achar que os pacotes de automação fiscal são econômicos. Por exemplo, o Avalara TrustFile fornece aos usuários relatórios automatizados, cobrança e um número ilimitado de declarações mensais de impostos estaduais por US $ 3.000 por ano. O Taxify oferece preços anuais comparáveis ​​para um plano praticamente ilimitado.

Remoção de impostos estaduais sobre vendas

Se você possui uma obrigação estadual ou local de imposto sobre vendas em um determinado período de depósito, é necessário remeter o valor apropriado do imposto até o prazo de pagamento, que geralmente coincide com o prazo de depósito. Muitos estados permitem que você pague por transferência eletrônica de fundos (EFT) ou transferência eletrônica.

Preste muita atenção a quaisquer multas ou cobranças de juros por pagamentos em atraso, pois elas podem ser íngremes e muitas vezes acumulam sem período de carência. Além disso, lembre-se de observar qualquer desconto no pagamento antecipado. Mais de 20 estados permitem que os comerciantes mantenham uma pequena parte de suas obrigações totais de imposto sobre vendas - geralmente menos de 2% - quando pagam antes do prazo mensal, trimestral ou anual.

Palavra final

O abolicionista Theodore Parker disse uma vez: “Não pretendo entender o universo moral; o arco é longo ... E pelo que vejo, tenho certeza de que ele se inclina para a justiça. ”

Mesmo depois que o Supremo Tribunal dos EUA determinou acomodações públicas separadas inconstitucionais no seminal Brown v. Conselho de Educação Na decisão de 1954, foram necessárias mais duas décadas - e inúmeras intervenções das autoridades estaduais e federais - para apagar os últimos vestígios legais de Jim Crow. Embora a questão em questão Dakota do Sul v. Wayfair, Inc. carece da urgência moral de Jim Crow, seu arco histórico tem sido tão. Wayfair levou cinco décadas para derrubar o precedente estabelecido em 1967 em National Bellas Hess Inc. v. Departamento de Receita de Illinois e confirmado em 1992 em Quill Corp. v. Dakota do Norte.

A vantagem do ritmo glacial da Suprema Corte é que o precedente estabelecido pelo Wayfair provavelmente durará anos, se não décadas. Qualquer que seja o equilíbrio alcançado nos próximos anos, a incerteza é algo que os consumidores e comerciantes não devem ter que se preocupar.

Você vende bens ou serviços online? Você acha que compreende sua responsabilidade de cobrar impostos estaduais sobre vendas?