20 maneiras de gerenciar e aumentar o fluxo de caixa das pequenas empresas

Acelerar o fluxo - converter vendas em dinheiro o mais rápido possível - e aumentar o spread entre entradas e saídas para criar uma almofada de caixa são essenciais para o crescimento sustentado a longo prazo de todas as empresas, grandes ou pequenas.

Estratégias para adicionar saldos de caixa e acelerar entradas de caixa

Use essas estratégias para aumentar seus saldos de caixa e aumentar a taxa de entrada de caixa. Acompanhe seu progresso com uma planilha de fluxo de caixa, como este modelo útil da Bench.

1. Saldos em dinheiro de depósito em contas remuneradas
Hoje, as contas correntes com juros estão disponíveis na maioria dos bancos, embora com um requisito de saldo mínimo. Como as taxas de juros nessas contas geralmente ficam abaixo das taxas das contas de poupança, certificados de depósito (CD) ou contas do mercado monetário, mantenha a maior parte de seus fundos nessas contas de maior pagamento. Em seguida, transfira os fundos necessários de contas com maior pagamento para atender ao requisito de saldo mínimo em uma conta corrente com juros mais o total dos pagamentos que se espera que venham a ocorrer naquela semana ou mês.

Obviamente, é importante manter o caixa líquido, para evitar CDs de longo prazo, investir em CDs sem penalidade ou investir apenas uma parte dos fundos aos quais você não precisará acessar até o CD amadurecer. Além disso, peça a seus clientes que efetuem pagamentos diretos à conta de maior ganho para contas a receber, para que os juros comecem imediatamente.

2. Vender ou retirar equipamentos ou estoque em excesso e obsoletos
Equipamentos ociosos, obsoletos e não funcionais ocupam espaço e amarram capital que pode ser usado de maneira mais produtiva. Os equipamentos pertencentes a um período mais longo geralmente terão um valor contábil igual ao seu valor residual ou menor, portanto, uma venda pode resultar em um ganho tributável. Esse ganho deve ser relatado nos seus registros fiscais. Se você tiver que vender abaixo do valor contábil, no entanto, ocorrerá um prejuízo fiscal, que pode ser usado para compensar outros lucros da empresa..

O excesso de inventário pode rapidamente se tornar obsoleto e sem valor à medida que os requisitos do cliente mudam e novos materiais são introduzidos. Considere vender qualquer inventário que dificilmente será usado nos próximos 12 meses, a menos que os custos para retê-lo sejam mínimos e o resultado de uma venda seja insignificante.

3. Exigir depósitos em pedidos grandes ou personalizados
Ao trabalhar com um pedido exclusivo ou personalizado, exija um depósito de segurança igual a um mínimo de 50% do preço total. Os produtos únicos têm um valor limitado de vendas, geralmente apenas para a pessoa ou empresa que faz o pedido. Sem um depósito, você está sujeito ao risco de ter que receber um pagamento reduzido no prazo de entrega.

Ter um depósito reduz a probabilidade de uma perda financeira nas piores circunstâncias. Certifique-se de que os clientes entendam sua política e inclua-a no idioma do contrato para evitar dificuldades futuras.

Por outro lado, evite a necessidade de pagar depósitos a seus fornecedores por pedidos. Peça que eles considerem seu histórico de crédito e o bom relacionamento entre as duas empresas, em vez de exigir seu dinheiro, o que poderia ser melhor utilizado em outros lugares.

4. Encenar pagamentos em contratos longos para seu benefício
Alguns clientes, devido ao seu tamanho ou políticas, recusam-se a celebrar contratos que exijam depósitos iniciais. Em vez de perder os negócios, negocie condições de pagamento e valores de referência que excedam ou paralelamente seus custos.

Por exemplo, um contrato de construção típico pode permitir um pagamento de 15% quando a engenharia é concluída, outros 25% quando o material é entregue no local e 50% do valor do contrato em parâmetros de desempenho específicos. Os 10% restantes do preço do contrato geralmente são mantidos pelo comprador até a inspeção e aceitação finais.

5. Reconheça o "escopo crescente" e use requisições de mudança quando aplicável
Se o seu produto for vendido com qualquer condição anexada ou o serviço que você fornecer for definido em um contrato entre você e o comprador, você deverá estar ciente dos requisitos exatos esperados de você como resultado. Qualquer alteração nesses requisitos pode permitir que você busque um pagamento extra pelo trabalho auxiliar realizado. A falta de uma compensação adequada prejudica sua empresa de duas maneiras: você não recebe os rendimentos adicionais e seus custos aumentam.

6. Ofereça descontos para pagamento rápido
Desenvolva um programa de descontos para incentivar pagamentos rápidos, coletando o dinheiro devido o mais rápido possível. As condições normais de pagamento permitem um período de remessa de 30 dias após o recebimento de uma fatura, com um desconto de 2% se pago nos primeiros 10 dias. Você pode oferecer mais, menos ou nenhum desconto para pagamento, dependendo de suas necessidades e dos hábitos de pagamento anteriores de seus clientes.

Lembre-se, no entanto, de que sua capacidade de instituir uma política de cobrança dependerá da sua força relativa em relação à do seu cliente. Uma conta principal pode receber um desconto oferecido e ainda pagar com atraso.

5. Penalizar pagadores atrasados ​​com multas de juros
Uma penalidade para quem paga em atraso é o “pau” na abordagem “cenoura e pau” nas cobranças, sendo o “cenoura” o desconto pelo pagamento antecipado. Embora a cobrança de juros possa não ser possível em todos os casos, a presença da política enfatizará a importância dos pagamentos pontuais para seus clientes.

6. Contrato com uma agência de cobrança de contas a receber antigas
A busca de contas a receber antigas exige dedicação e tempo e pode chegar rapidamente ao ponto de diminuir os retornos para sua equipe. Poucas empresas de pequeno porte têm recursos, treinamento ou experiência para buscar efetivamente contas em atraso. Além disso, os clientes que excedem 60 dias para o pagamento sem um motivo justificável raramente garantem um relacionamento contínuo e geralmente exigem medidas firmes para extrair o pagamento..

Agências de cobrança de terceiros são hábeis em trabalhar com essas contas e geralmente estão dispostas a buscar a cobrança às suas próprias custas, em troca de uma porcentagem definida dos rendimentos arrecadados. Em alguns casos, as agências simplesmente compram a dívida inadimplente da empresa com desconto e assumem todos os riscos subseqüentes de cobrança. Embora os custos de cobrança de terceiros, quando comparados ao saldo original da conta, sejam exorbitantes, sua alternativa pode não ser pagamento algum.

7. Utilize Vendas de Assinaturas
Se o seu produto for consumido e recomprado regularmente várias vezes por ano, institua um programa de assinatura no qual os clientes pagam antecipadamente pelo produto e pela entrega. Jornais, revistas, televisão a cabo, paisagismo e manutenção de piscinas são exemplos de produtos e serviços que se prestam a um modelo de assinatura. Além de receber dinheiro adiantado para cobrir custos futuros, você tem as vantagens de garantir vendas futuras e agendamento mais fácil de recursos.

8. Instituir um programa de vendas em depósito
Os programas de lay-out eram muito populares antes do uso generalizado de cartões de crédito pessoais no final da década de 1950. Um programa de lay-out permite que os clientes selecionem um produto específico, que é reservado para uma futura compra e entrega quando o pagamento for concluído. O vendedor tem o uso do dinheiro antes de incorrer no custo do produto. É necessário um tratamento contábil especial do dinheiro recebido. Verifique se o seu contador está ciente do programa.

9. Iniciar uma linha de crédito de contas a receber
Apesar de seus esforços, mesmo as empresas mais bem gerenciadas sofrem um atraso entre as despesas de produção de um produto - uma saída de caixa - e o recebimento do pagamento após a venda - a entrada de caixa. Esse atraso é representado pelo saldo de contas a receber como ativo circulante nos livros contábeis da empresa..

A maioria dos bancos está disposta a emprestar até 80% do saldo de contas a receber, fornecendo dinheiro ao mutuário no momento do empréstimo, em vez de esperar até que a conta seja coletada. O montante do empréstimo varia para cima e para baixo à medida que as contas antigas são coletadas e novas contas são adicionadas ao empréstimo. Enquanto o empréstimo é garantido com as contas a receber, a empresa - e possivelmente os proprietários da empresa - permanecem como garantidores da dívida.

10. Estabelecer uma linha de crédito de estoque
Os estoques de matérias-primas, produtos em processo de fabricação e produtos acabados que aguardam a venda são considerados ativos circulantes e requerem despesas de caixa significativas para aquisição e manutenção. Os credores, reconhecendo o valor e a probabilidade de os materiais inventariados serem convertidos em vendas no futuro próximo e intermediário, aceitarão o estoque como garantia e porcentagens variáveis ​​de empréstimo do saldo do estoque com base em sua composição - na maioria dos casos, até 50% do seu valor.

Como um empréstimo com contas a receber, o saldo varia para cima e para baixo conforme os níveis de estoque mudam e os tomadores de empréstimo permanecerão como garantidores. Os empréstimos de estoque são problemáticos para os mutuários, pois um estoque físico deve ser regularmente obtido e avaliado pelos preços atuais de mercado, geralmente mensalmente, e posteriormente reconciliados com o valor contábil da empresa e do banco..

11. Instituir um Acordo de Factoring
A fatoração envolve tipicamente uma empresa financeira não bancária de terceiros, ou "fator", que avança uma porcentagem negociada, de 75% a 80%, das contas individuais no saldo de contas a receber. Como as contas são coletadas pela empresa, o adiantamento é pago, mais uma taxa pelo fator. Em alguns casos, o fator pode comprar as contas com desconto e assumir a responsabilidade e os riscos da cobrança.

Se a empresa ou seus proprietários continuam garantidores das contas, é uma questão de negociação entre a empresa e o fator. Os acordos de fatoração são tipicamente mais caros (mas menos restritivos) do que os empréstimos a receber de contas em bancos regulamentados; portanto, um acordo deve ser realizado somente depois que um acordo de empréstimo a receber de contas padrão for rejeitado.

Estratégias para reduzir e atrasar as saídas de caixa

12. Coloque a folha de pagamento em um ciclo bimestral
Um programa de pagamento bimestral exige 24 ciclos de pagamento por ano, em oposição a 26 ciclos de pagamento para um programa de pagamento quinzenal, reduzindo assim o custo administrativo de coleta, verificação e tabulação de informações da folha de pagamento.

Economias de custo adicionais estão disponíveis utilizando depósito direto nas contas bancárias dos funcionários, em vez de escrever e entregar contracheques. Transferir fundos para a folha de pagamento imediatamente antes do período da folha de pagamento da conta corrente geradora de juros da empresa.

13. Reparar, em vez de substituir, equipamento de capital
Os veículos a motor, mantidos adequadamente, oferecem facilmente 100.000 milhas de uso ou mais. Máquinas modernas também são duráveis ​​e fornecem anos de serviços. Por exemplo, os tratores John Deere, as escavadeiras Caterpillar e os equipamentos rodoviários das décadas de 1950 e 1960 ainda estão em uso em todo o país. As máquinas de escritório geralmente se tornam obsoletas antes que se desgastem.

Para minimizar ou eliminar reparos e substituições dispendiosos:

• Estabelecer um programa de manutenção regular para equipamentos.
• Use peças recondicionadas e de reposição de fornecedores e fabricantes terceirizados quando necessário, em vez de peças fabricadas originais.
• Contrato com uma instalação de reparo local para lidar com reparos ou manutenção complicados além da capacidade interna. Exclusividade comercial por um preço com desconto.

14. Rejeitar o apelo da "nova" tecnologia
Novos produtos, especialmente aparelhos eletrônicos, são continuamente introduzidos com recursos de ponta. Mas antes de sucumbir à emoção da publicidade, confirme se os novos recursos fornecerão uma melhoria significativa no desempenho da maneira como você usa o produto em seus negócios. Na maioria dos casos, você descobrirá que os benefícios não valem o custo adicionado. Use o equipamento existente até que ele não possa ser reparado a um custo justificável ou até que os requisitos do trabalho mudem e exijam equipamentos atualizados.

15. Compre equipamentos usados, não novos
O equipamento usado em boas condições geralmente pode fazer o trabalho necessário, bem como uma nova peça de maquinaria. Se você precisar de equipamento, pesquise nos anúncios e leilões locais da sua região, procurando especificamente por empresas cujos ativos foram encerrados e estão sendo vendidos pelo credor. Você poderá comprar equipamentos usados ​​de qualidade, economizando até 80% do preço de novos equipamentos, sem uma degradação comparável da capacidade.

16. Renegociar dívidas fixas para reduzir pagamentos
Nos últimos anos, as taxas de juros caíram. E como resultado da recessão, o governo federal também iniciou uma série de programas para estimular empréstimos bancários a pequenas empresas, bem como garantias da Administração de Pequenas Empresas dos EUA para facilitar empréstimos.

Revise suas linhas de crédito existentes para determinar se você pode ser elegível para uma taxa de juros mais baixa ou um prazo estendido. Se disponível, considere adicionar uma linha de crédito (LOC) que pode ser usada em caso de emergência. Certifique-se sempre de ler e entender as condições associadas a um LOC, incluindo seus custos, duração e quaisquer condições para poder usá-lo.

17. Atrasar as atualizações do produto
As atualizações tecnológicas - software e hardware - ocorrem várias vezes por ano. Freqüentemente, a alteração entre uma versão e a próxima é mínima ou adiciona recursos que você não usará. Seja prudente ao comprar ou atualizar computadores, telefones celulares, etc. Considere o software de código aberto, que geralmente é gratuito ou está disponível para uma pequena doação. Se o software fornecer segurança aumentada aos seus dados, impedindo hackers que destruiriam sua operação comercial por emoções, você deve pensar seriamente antes de decidir não atualizar. Segurança e proteção sempre em primeiro lugar.

18. Adiar pagamentos a fornecedores
Atraso no pagamento aos fornecedores até a última data possível, consistente com os termos da venda. Se não houver penalidade para pagamentos em atraso, defina um ciclo de pagamento de 45 a 60 dias a partir do recebimento da fatura. Embora seja importante retardar a saída de caixa, é igualmente importante manter uma boa classificação de crédito e relações cordiais com fornecedores críticos.

Esteja ciente de que o pagamento mais lento pode resultar em contato do fornecedor que foi afetado. Nesses casos, esteja atento para que todos os pagamentos futuros sejam os prometidos. Se você for forçado a atrasar os pagamentos, entre em contato com o fornecedor o mais rápido possível com uma explicação e um plano para se tornar atual da sua dívida..

19. Produtos de troca por bens e serviços
Aborde os fornecedores que também são clientes sobre uma “negociação” na qual cada empresa recebe todos ou uma parte de seus respectivos pagamentos na forma de produtos acabados. Como o valor de troca geralmente é definido pelo preço de varejo de cada empresa, um contrato de troca efetivamente oferece um “desconto” em um valor igual à margem de lucro líquido do seu produto e permite que você mantenha dinheiro que, de outra forma, seria usado.

Do ponto de vista do imposto de renda, os produtos que você recebe de seus fornecedores devem ser reportados como receita bruta no ano de recebimento, enquanto os bens ou serviços que você fornece são uma despesa de "custo dos bens".

20. Use dinheiro, e não crédito, para descontos maiores
Embora essa estratégia possa parecer contrária à necessidade de economizar dinheiro, ilustra a necessidade de permanecer flexível o tempo todo em todos os tipos de ambiente de mercado. Em tempos difíceis, os objetivos de seus fornecedores podem ser criar o máximo de reserva de caixa possível, priorizando caixa sobre lucros. Nesses casos, eles podem oferecer descontos muito profundos em seus preços em troca de dinheiro. Se o desconto maior justificar o uso de dinheiro, faça-o.

Da mesma forma, se você pagar em dinheiro por pequenas compras, negocie um desconto extra com os vendedores, pois estará economizando a taxa de processamento do cartão de crédito. Se eles não estiverem dispostos a dar um desconto, use cartões de crédito para pagamento, mas pague as cobranças à empresa do cartão de crédito antes que os juros sejam debitados na conta. Se você usar um dos melhores cartões de crédito para pequenas empresas, receberá recompensas extras - milhas ou pontos para companhias aéreas, hotéis e refeições - que economizarão dinheiro em outros lugares.

Palavra final

A origem da expressão "dinheiro é rei" é desconhecida, mas sua validade no mundo dos negócios nunca foi contestada. A Apple, empresa que criou produtos icônicos como o iPhone e o iPad, tem a reputação de ter US $ 100 bilhões em dinheiro disponível para aproveitar pechinchas inesperadas ou cobrir despesas quando as vendas são inferiores ao esperado.

A flexibilidade financeira é importante para todas as empresas, principalmente quando o futuro ambiente econômico não é claro. Empregar as estratégias de fluxo de caixa recomendadas acima pode aumentar seus saldos bancários, aumentar o número de opções estratégicas disponíveis para você como empresa e reduzir a probabilidade de ser forçado a tomar ações desagradáveis ​​ou desagradáveis.

Que outras dicas você pode sugerir para aumentar o fluxo de caixa dos negócios?