Por quanto tempo manter documentos importantes (e o que você pode destruir)

Algum dia, isso pode acontecer. Mas hoje não é esse dia.

A maioria de nós ainda vê documentos em papel entrando em nossas casas todos os dias, se não todos os dias: recibos, lixo eletrônico, contas, extratos bancários, documentos fiscais, recibos de pagamento. É tentador simplesmente colocar tudo na lixeira, mas nos perguntamos: vamos precisar desses documentos novamente? Nesse caso, quanto tempo devemos mantê-los e como devemos armazená-los para que possamos encontrá-los facilmente quando precisarmos deles?

A resposta para essas perguntas depende do tipo específico de documento. Aqui está o resumo sobre quais desses documentos irritantes você precisa manter, quanto tempo você precisa mantê-los e a melhor maneira de mantê-los seguros e organizados.

Por quanto tempo manter registros importantes

Se você tivesse que guardar todos os pedaços de papel para sempre, desde um recibo de supermercado até uma multa de estacionamento, em breve ocuparia tanto espaço em sua casa que você e todos os seus pertences seriam espremidos na rua. Felizmente, isso não é necessário. Existem alguns documentos que você deve reter indefinidamente, mas há outros que você pode descartar com segurança em menos de um mês. Aqui está um guia para tempos de armazenamento para diferentes tipos de documentos.

Documentos fiscais

Quando você termina de registrar sua declaração de imposto, não pode simplesmente despejar todos os documentos que usou para preenchê-la. O Internal Revenue Service (IRS) pode auditar sua declaração de imposto de renda por até três anos após a apresentação - ou até seis anos se houver suspeita de erro significativo - e, se houver, você precisará desses documentos. O IRS recomenda manter a declaração de impostos e todo o material relacionado a ela "até que o período de limitações para essa declaração de imposto acabe" e fornece uma lista detalhada de situações nas quais esse período pode durar entre três anos e para sempre.

No entanto, de acordo com Greg McBride, analista financeiro chefe do Bankrate, não há necessidade de se preocupar com todos esses detalhes. Em vez disso, McBride diz ao Consumer Reports que você deve manter todos os registros relacionados a impostos por pelo menos sete anos. Isso inclui sua própria declaração de imposto, formulários de suporte como o W-2 e 1099 e quaisquer documentos relacionados aos itens que você reivindicou como deduções, como:

Contribuições para instituições de caridade
Propinas e taxas da faculdade
Despesas com assistência médica
Juros de hipoteca
Contribuições para o plano de aposentadoria
Pagamentos de pensão alimentícia

Guarde todos os registros bancários, recibos e cheques cancelados que mostram que você possui essas despesas para que possa provar isso em caso de auditoria.

Alguns especialistas argumentam que vale a pena manter suas declarações de imposto para sempre. O profissional tributário Michael Tonkovic, falando com o CreditCards.com, ressalta que o IRS pode auditar um empregador ou contador suspeito de fraude, mesmo após o fechamento da janela de sete anos, e pode solicitar seu retorno como parte dessa investigação. Você também pode usar seus retornos antigos e os formulários W-2 para comprovar sua renda por um determinado ano, se houver um erro na sua declaração de ganhos do Seguro Social.

Registros de cartão de crédito

Ao fazer compras com cartão de crédito, não jogue apenas os recibos no lixo quando chegar em casa. Guarde-os até receber a fatura do cartão de crédito desse mês e verifique-os com relação ao extrato para garantir que inclui tudo o que você comprou - e nada o que não comprou. Dessa forma, você poderá contestar quaisquer cobranças que não sejam legítimas ou solicitar um estorno por itens que você pediu e que nunca recebeu..

Depois de verificar seu extrato mensal, você pode descartar os recibos na maioria dos casos. No entanto, se forem para itens que você planeja reivindicar sobre seus impostos, arquive-os na pasta de informações fiscais.

Também vale a pena manter os recibos de grandes compras, como móveis, eletrodomésticos, eletrônicos ou melhorias domésticas. Você pode usá-los como prova de compra se precisar registrar uma reclamação de garantia ou para provar o custo de um item se precisar registrar uma reclamação por perda ou dano no seu seguro residencial. Se você planeja manter um recibo por um desses motivos, faça uma cópia em papel comum e arquivo que, como os recibos de papel térmico tendem a desaparecer com o tempo.

Quanto ao extrato do cartão de crédito, você provavelmente poderá lançá-lo após o pagamento. Se você precisar de uma cópia mais tarde, por exemplo, para verificar uma compra, poderá obter uma da empresa do cartão de crédito. No entanto, se o extrato incluir compras que você deduzirá em seus impostos, mantenha-o arquivado com seus documentos fiscais.

Outras contas

Depois de pagar as contas de serviços públicos, a cabo e de celular do mês, segure-as até que você possa verificar se o pagamento foi efetuado. Isso pode significar aguardar até que você receba o extrato do próximo mês ou apenas verificar sua conta on-line após alguns dias.

Depois que seu pagamento for verificado, você poderá descartar as contas na maioria dos casos. No entanto, se você trabalha por conta própria, mantenha essas contas até registrar os impostos do próximo ano. Você pode deduzir todo ou parte do custo como uma despesa comercial.

Pay Stubs

Se o seu local de trabalho não depositar seu salário diretamente em sua conta bancária, cada cheque será fornecido com um esboço de salário que lista informações como salário bruto, impostos e outras deduções antes dos impostos. Os especialistas dizem que você deve manter esses formulários até a hora de registrar os impostos do próximo ano, para que possa compará-los com o formulário W-2 anual que você recebe do seu empregador. Se os valores no W-2 e nos seus recibos de pagamento não aumentarem, você poderá solicitar um formulário de imposto alterado, usando os recibos como evidência.

Você também pode usar seus recibos de pagamento para garantir que a receita listada no seu registro de ganhos da Seguridade social do ano seja precisa. A Social Security Administration (SSA) não envia mais esses extratos por e-mail; portanto, você precisa se registrar em uma conta com eles para visualizar seu extrato.

É uma boa ideia verificar sua declaração todos os anos em busca de erros. Se o SSA subestimar sua renda por um ou mais anos, isso afetará o número de benefícios aos quais você tem direito ao se aposentar. Se você encontrar um erro, entre em contato com o SSA para corrigi-lo o mais rápido possível.

Registros de Seguros

Se você é como a maioria dos americanos, tem pelo menos algumas apólices de seguro diferentes. Por exemplo, você pode ter seguro de saúde, carro, vida e imóveis ou locatários. Cada uma dessas apólices diferentes vem com a documentação da seguradora, mostrando o que a apólice cobre e quais são as franquias..

Contanto que você tenha a política, deve manter a papelada atual. Isso permitirá que você verifique sua cobertura antes de registrar uma reclamação ou provar que possui cobertura em caso de disputa com a companhia de seguros. Ao renovar ou alterar sua política, você receberá um novo conjunto de documentos, no momento em que poderá descartar os anteriores.

Registros bancários

Cada vez que você usa um caixa eletrônico ou faz um depósito ou retirada em uma caixa do banco, você recebe um recibo. Guarde-os até obter seu extrato mensal do banco para garantir que todas as suas transações foram registradas corretamente. Depois disso, você pode jogá-los.

Se você deposita on-line, não é necessário reter seus extratos bancários mensais após a verificação. Você sempre pode acessar o site ou aplicativo do banco para acessar uma cópia do seu extrato em um determinado mês. Se você não tiver um banco on-line, convém manter seus extratos mensais por um ano - ou até sete anos, se você precisar deles para fins fiscais. Se você receber um extrato anual que contenha informações fiscais, poderá mantê-lo e descartar os extratos mensais.

Se você ainda usa cheques em papel, segure os cheques cancelados - ou as reproduções deles que acompanham o seu extrato - por um ano. Dessa forma, você pode emitir um cheque quando necessário como comprovante de pagamento. Todo mês, verifique todos os seus cheques que ultrapassaram o limite de um ano e arquive os que estão relacionados a seus impostos, despesas comerciais, melhorias domésticas ou pagamentos de hipotecas. Todos os outros podem ser triturados.

Registros de investimento

Se você investir em ações, títulos ou fundos mútuos por meio de uma corretora, ele enviará um extrato trimestral a cada três meses para mostrar como estão seus investimentos. Guarde essas declarações até o final do ano em que a empresa enviar sua declaração anual. Verifique as declarações trimestrais para garantir que correspondam ao resumo anual e depois as descarte. Mantenha os resumos anuais enquanto possuir os títulos, além de outros sete anos, caso precise deles para fins fiscais.

Se você comprar e vender ações, títulos ou fundos individuais online, receberá uma confirmação de compra. Guarde essa confirmação até vender o título, para poder consultá-lo quando relatar os ganhos de capital da venda sobre seus impostos. Depois disso, você provavelmente deve mantê-lo registrado em seus outros documentos fiscais, caso precise dele para uma auditoria.

Documentos de aposentadoria

Planos de aposentadoria, como os planos 401 (k) e 403 (b), também enviam extratos trimestrais. Os especialistas dizem que você deve tratá-las da mesma forma que as declarações trimestrais de outros investimentos: guarde-as para verificar sua declaração anual e depois as descarte.

Os especialistas concordam que você deve manter as declarações anuais pelo menos até se aposentar e alguns recomendam mantê-las enquanto continuar a sacar dinheiro do plano. Isso é especialmente importante para os planos Roth IRA e Roth 401 (k), para que você possa provar que já pagou impostos sobre suas contribuições. Se o seu local de trabalho for um dos poucos que ainda oferece um plano de pensão de benefício definido, os especialistas recomendam manter todos os documentos relacionados a esse plano permanentemente, mesmo depois de se aposentar.

Documentos de Empréstimo

Se você tiver dívidas como hipotecas, empréstimos para carros ou empréstimos para estudantes, mantenha toda a papelada relacionada a esses empréstimos até que sejam pagos. Isso inclui o contrato de empréstimo e os registros de todos os seus pagamentos. Manter esses registros permite provar exatamente o que você deve e quanto já pagou.

Depois que um empréstimo é pago, você deve obter outro documento mostrando que o empréstimo foi pago integralmente. Você deve manter este documento por pelo menos sete anos para seus registros fiscais. No entanto, se você tiver espaço, é uma boa ideia mantê-lo para sempre, para que você possa provar que o empréstimo foi pago. Para empréstimos hipotecários, você definitivamente deve manter esse registro para sempre.

Registros de Propriedade

Se você é proprietário de uma casa, precisa manter todos os registros relacionados à compra da sua casa e todas as principais melhorias que você fez. Isso inclui registros de quaisquer despesas relacionadas à compra da casa, como honorários legais e comissões imobiliárias. Você precisará desses documentos para estabelecer sua base de custo - ou seja, a quantidade total de dinheiro que você investiu em casa - ao vendê-lo. Essas informações afetarão o valor pago no imposto sobre ganhos de capital na venda.

Da mesma forma, se você possui uma casa de férias ou investe em propriedades para aluguel de imóveis, deve manter esses mesmos documentos para todas as propriedades que possui, além de sua casa principal. Para fins fiscais, mantenha esses documentos até sete anos após a venda da propriedade.

Outro documento útil a ser mantido é sua fatura trimestral de imposto predial. Guarde as contas, os recibos ou os cheques cancelados para comprovar que você efetuou os pagamentos, até registrar os impostos do ano seguinte. Se você estiver envolvido em alguma disputa sobre o pagamento do imposto sobre a propriedade, mantenha a conta até que a disputa seja resolvida.

Outro documento que você precisa manter - e certifique-se de mantê-lo em um local seguro - é o título da sua casa. Este documento é sua prova legal de que você é o proprietário da propriedade. Mantenha o título em sua casa até vendê-lo. Faça o mesmo com o título do seu carro, se você tiver um.

Se você é locatário, não precisa se preocupar com nenhum registro de compra, mas provavelmente possui um contrato de aluguel que assinou ao se mudar. Guarde este documento enquanto mora na casa para poder consulte-o se tiver alguma disputa com o seu senhorio. Depois de sair, mantenha o contrato de aluguel até que o proprietário devolva seu depósito de segurança. Depois disso, você pode rasgá-lo.

Registros pessoais

Alguns dos documentos mais importantes que você possui são os que documentam os eventos importantes em sua vida. Dependendo do andamento da sua história de vida, elas podem incluir qualquer um dos seguintes:

Certidões de nascimento (suas e dos seus filhos)
Documentos de adoção
Cartão da Segurança Social
Licença de casamento
Sentença de divórcio
Certificado de naturalização
Documentos de descarga militar
Testamentos, relações de confiança, procurações e outros documentos de planejamento patrimonial
Certificados de óbito (para cônjuge e outros parentes próximos)

Você precisará usar esses documentos em vários momentos da sua vida. Por exemplo, você pode usar uma certidão de nascimento ou cartão do Seguro Social como identificação ao solicitar uma carteira de motorista ou passaporte; você precisará produzir seu decreto de divórcio se quiser se casar novamente, e seus herdeiros precisarão de acesso à sua vontade após a sua morte. Mantenha esses documentos para sempre e mantenha-os em um local seguro, como um cofre.

Por falar em cofres, a Consumer Reports diz que, se você tiver um, é uma boa ideia manter uma lista de seu conteúdo. Você pode consultá-lo se suspeitar que algo está faltando. Mantenha essa lista enquanto tiver a caixa.

Como armazenar seus registros

Depois de classificar todos os seus registros e descobrir o que manter, você precisa decidir onde mantê-los. Existem duas maneiras principais de armazenar seus documentos: em papel ou em formato digital. Qualquer que seja a maneira que você escolher, você precisará de um sistema para manter seus registros organizados, para que você possa encontrá-los facilmente quando precisar. E enquanto você trabalha para organizar seus arquivos, você pode tomar algumas precauções para proteger seus documentos sensíveis contra danos e roubo.

Armazenamento de documentos em papel

Os documentos em papel se enquadram em várias categorias diferentes. Todos os recibos de cartão de crédito, caixas eletrônicos e comprovantes de depósitos bancários precisam ser armazenados por menos de um mês. Você pode guardá-las em um envelope ou prendê-las em um estande de recibos. No final do mês, você pode verificar todos eles no cartão de crédito ou no extrato bancário e depois descartá-los.

Em seguida, alguns documentos - como relatórios trimestrais de investimento e formulários de seguro - precisam ser mantidos por um ano ou menos. Uma maneira prática de armazená-las é em um arquivo ou em uma caixa de arquivo suspensa com uma pasta separada para cada categoria: residencial, automóvel, financeira e assim por diante. Se você estiver com pouco espaço e tiver apenas alguns documentos para armazenar, um organizador de arquivos sanfonados com vários bolsos embutidos oferece uma alternativa compacta.

Finalmente, existem documentos que você precisa armazenar a longo prazo, como declarações fiscais e registros de propriedades. Com isso, você precisa decidir o que é mais importante para você: proteger seus arquivos ou mantê-los acessíveis.

Armazenar seus documentos de longo prazo em um arquivo, juntamente com os de curto prazo, facilitará a localização deles quando você precisar. E se você escolher um arquivo com uma trava, ela manterá suas informações pessoais sensíveis longe de olhares indiscretos. No entanto, não protegerá esses documentos de serem danificados em caso de incêndio ou inundação. Por outro lado, armazenar seus documentos em um cofre à prova de fogo os protegerá contra danos e roubo, mas dificultará o acesso.

A especialista em pequenas empresas Barbara Weltman, falando com a Consumer Reports, recomenda a escolha de um cofre à prova de fogo para documentos especialmente sensíveis: extratos bancários e de investimentos, documentos fiscais, documentos de planejamento patrimonial e informações sobre pensões. Como esses documentos contêm informações pessoais, como seu número do Seguro Social, deixá-los onde outras pessoas os podem encontrar coloca em risco o roubo de identidade.

Também é uma boa idéia manter os documentos do seguro em seu cofre, para que você possa recuperá-los após um incêndio, inundação ou roubo. Isso inclui suas apólices de seguro e uma cópia do seu inventário doméstico, que você precisará fazer uma reivindicação. Os especialistas também sugerem fazer uma lista de todas as suas contas mais importantes e guardá-la no seu cofre para referência.

Armazenamento de documentos eletrônicos

Manter seus documentos financeiros em formato digital pode ser mais fácil do que armazenar documentos físicos. Os arquivos eletrônicos ocupam menos espaço em sua casa do que os arquivos cheios de papel e não podem ser destruídos por incêndios ou inundações. Se você já recebe a maioria de suas contas e extratos em formato digital, é fácil arquivá-los no disco rígido e, se você possui documentos em papel, pode convertê-los em formato eletrônico digitalizando-os.

No entanto, os arquivos eletrônicos são vulneráveis a outras ameaças, como vírus e hackers. Veja como proteger seus registros digitais contra esses perigos:

Usar proteção por senha. Primeiro, verifique se você usa senhas fortes para todas as suas contas financeiras online. Altere suas senhas com frequência e evite usar a mesma senha para vários sites. Se você armazenar cópias de registros financeiros no disco rígido, poderá proteger com senha os arquivos individuais ou as pastas em que os mantém. O Digital Trends explica como fazer isso nos computadores Windows e Macintosh.
Instale o software antivírus. Vírus de computador e outros tipos de malware podem danificar seus arquivos ou interromper seu acesso a eles. Para evitar esses problemas, instale um bom programa antivírus no seu computador e mantenha-o atualizado. Consulte publicações técnicas, como a PC Magazine e CNET, para encontrar o melhor software antivírus para máquinas Windows e Macs.
Use um protetor contra sobretensão. Outra ameaça ao seu computador são picos de energia que podem fritar seus delicados componentes internos. A melhor maneira de reduzir essa ameaça é manter o computador conectado a um filtro de linha. As réguas de energia com proteção contra sobretensão podem proteger até uma dúzia de dispositivos eletrônicos ao mesmo tempo.
Manter cópias de segurança. Não importa com que cuidado proteja seu computador, você não pode eliminar completamente o risco de danificá-lo ou roubá-lo. No entanto, se você mantiver cópias de backup dos seus arquivos na nuvem, não perderá o acesso a eles, mesmo que perca o computador. Verifique se o seu provedor de armazenamento em nuvem usa a tecnologia de criptografia para que os hackers não possam acessar seus arquivos com facilidade. Como alternativa, você pode fazer backup de seus arquivos em um disco rígido externo protegido por senha.

Armazenamento de registros pessoais

Os especialistas discordam sobre onde você deve manter registros pessoais vitais, como certidões de nascimento, passaportes, testamentos e títulos em sua casa e carro. Weltman recomenda colocar esses documentos em um cofre em um banco, mas outros especialistas apontam que isso permitirá que você acesse os documentos apenas durante o horário bancário. Além disso, se você morrer, seu cofre poderá ser lacrado, dificultando a recuperação de seus herdeiros. Esses especialistas dizem que um cofre à prova de fogo é o melhor local para esses documentos vitais.

Talvez a opção mais segura de todas seja fazer cópias de segurança dos seus documentos mais importantes, como certidões de nascimento e casamento. Isso permitirá que você mantenha um em um cofre e outro em seu cofre à prova de fogo em casa.

Destruindo documentos antigos

Para se proteger contra roubo de identidade, você precisa armazenar mais do que com segurança os documentos que está mantendo. Você também precisa descartar com segurança os que está jogando fora. Se você simplesmente jogar documentos com informações pessoais confidenciais na lixeira ou na lixeira, os ladrões poderão retirá-los da lixeira no meio-fio e usá-los para invadir suas contas.

Para evitar esse problema, invista em uma pequena trituradora para o seu escritório em casa. Um triturador de corte transversal é o melhor, pois tritura os documentos em pedaços pequenos, em vez de tiras longas que podem ser remontadas. Não é necessário rasgar cada pedaço de papel com o seu nome, mas os especialistas dizem que é sábio rasgar qualquer coisa que contenha mais informações pessoais sobre você do que você pode encontrar na lista telefônica.

De acordo com o Recycle Coach, a maioria das cidades permite que você descarte seus documentos financeiros fragmentados em sua lixeira, no entanto, provavelmente será necessário contê-los em um saco plástico, saco de papel ou caixa de papelão para impedir que os pequenos pedaços sejam soprados longe. Consulte a agência de reciclagem local para descobrir quais são as regras. Você também pode transformar os pedaços de papel em composto ou reutilizá-los como material de cobertura ou embalagem.

Um tipo de registro financeiro que você não deve reciclar é a loja e os recibos impressos em papel térmico. Como o Recycle Coach explica, esse tipo de papel contém uma fina camada de plástico BPA tóxico, que pode contaminar todo um lote de papel reciclado. Se sua cidade não possui um programa especial de devolução de recibos, basta jogá-los no lixo. Felizmente, os recibos não têm muitas informações pessoais, então não há necessidade de rasgá-los primeiro.

Também é importante tomar precauções ao eliminar arquivos eletrônicos antigos que contêm dados confidenciais. Se você simplesmente mover esses arquivos para a lixeira - mesmo se você esvaziar a lixeira imediatamente - o arquivo não será apagado permanentemente. Em vez disso, de acordo com a Electronic Frontier Foundation (EFF), o computador torna o arquivo invisível e disponibiliza o espaço ocupado para substituição. Até que isso aconteça - o que pode levar semanas, meses ou anos no futuro - o arquivo ainda está em seu disco, onde um hacker qualificado pode recuperá-lo.

Para descartar seus arquivos com segurança, você precisa instruir seu computador para substituí-los imediatamente após a lixeira. O EFF explica como fazer isso em computadores Macintosh e Windows.

Palavra final

A configuração de um sistema de armazenamento para todos os seus documentos financeiros exige um pouco de trabalho antecipado, mas pode economizar tempo a longo prazo. Depois de saber exatamente quais documentos você precisa manter e por quanto tempo, torna-se rotineiro colocar recibos em um envelope, declarações trimestrais em uma pasta e declarações fiscais no seu cofre à prova de fogo. Quando você souber lidar com cada documento imediatamente, não terá papéis empilhados em todas as superfícies da sua casa e não correrá o risco de perder registros importantes, porque eles estão enterrados em uma pilha em algum lugar.

Manter seus documentos organizados também tem outras vantagens. Se sua casa for danificada por um desastre natural, sua carteira ou bolsa for roubada ou o IRS decidir fazer uma auditoria, você poderá pôr as mãos em todos os documentos necessários para lidar com o problema a qualquer momento. A organização de seus registros financeiros pode até ajudá-lo a entender sua situação financeira, para que você tenha uma noção melhor do que pode e não pode pagar.

Às vezes, classificar seus registros financeiros pode até descobrir dinheiro faltando. Por exemplo, você pode descobrir um cheque que nunca depositou, uma conta médica que pode enviar para reembolso ou até mesmo uma conta bancária antiga que esqueceu que tinha. Se esse não é um bom incentivo para organizar sua vida financeira, não sei o que é.

Qual sistema você usa para organizar seus registros financeiros em casa?