Como criar um sistema de arquivamento doméstico para manutenção de registros

Mas completar seus impostos anuais não é o único motivo para ter um bom sistema de arquivamento. É crucial reter recibos para mostrar quanto você pagou por propriedades e investimentos, além de provar quando as compras foram feitas. É quase impossível obter um empréstimo sem divulgar registros de sua renda e gastos.

Manter o controle da papelada é uma necessidade e pode causar problemas para aqueles que estão despreparados e desorganizados. No entanto, criar um sistema de arquivamento doméstico que faça sentido pode ser bastante simples.

Configurando um sistema de arquivamento

Se você ainda não se converteu em um sistema sem papel de armazenamento de documentos, ainda poderá gerenciar facilmente um sistema para acompanhar todos os seus registros.

1. Compra de suprimentos necessários

Visite sua loja de material de escritório favorita e faça as seguintes compras:

Um arquivo de bolso tamanho carta que se expande para três polegadas e meia (aproximadamente US $ 3)
Várias pastas de arquivos (menos de US $ 1 cada)
Etiquetas para suas pastas de arquivos (aproximadamente US $ 3 por um pacote de 250 etiquetas)

2. Crie etiquetas

Rotule a pasta de expansão para o ano. Em seguida, crie um rótulo para cada pasta de arquivo da seguinte maneira:

Despesas pessoais, como roupas, livros, compras e entretenimento
Médico / odontológico
Contas de serviços públicos
Grandes compras e melhorias residenciais
extratos bancários
Investimentos
Extratos e recibos de cartão de crédito
Recibos de pagamento
Registros de imposto

3. Organize seus documentos e arquivos

Depois de rotular suas pastas, comece a organizar seu sistema de arquivamento. À medida que o ano avança, você pode adicionar mais pastas para armazenar recibos de novas categorias que você precisa acompanhar, como despesas com educação, animais de estimação ou viagens.

Coloque suas pastas de arquivos dentro da pasta de expansão e mantenha seu sistema de arquivamento firmemente dobrado em uma gaveta ou armário de arquivamento. Sempre que você fizer uma compra ou pagar uma conta, crie o hábito de colocar imediatamente seu recibo na pasta apropriada.

Para ajudar a manter o controle de pagamentos de contas, crie uma pasta chamada "Contas a pagar". Mantenha esta pasta em um local altamente visível para que você seja lembrado de passar por ela regularmente para pagar suas contas pendentes. Depois de pagar cada fatura, coloque o registro na pasta apropriada em seu sistema de arquivamento.

Você também deve criar uma pasta chamada "Precisa de atenção". Por exemplo, se você precisar fazer uma pergunta sobre uma cobrança suspeita no cartão de crédito ou se precisar entrar em contato com um fornecedor que não lhe deu crédito por ter pago sua fatura mais recente, mantenha um registro ou lembrete em esta pasta.

Método diário de arquivamento

Ao implementar esse sistema, você pode reduzir o tempo gasto pesquisando em papéis espalhados, organizando seus arquivos em arquivos organizados e devidamente rotulados. Crie uma rotina diária para manter seus arquivos de maneira consistente e adequada:

Colete o correio e passe por ele em sua mesa ou mesa da cozinha.
Abra cada pedaço de correio e reserve correio não solicitado e envelopes para serem reciclados.
Coloque as faturas na pasta "Contas a pagar".
Coloque os recibos em sua pasta apropriada. Por exemplo, resumos de serviços médicos devem ser colocados na pasta "Medicina / Odontologia".
Qualquer coisa que precise de atenção imediata deve ir para a pasta "Precisa de atenção" para que você possa cuidar dela rapidamente.

O que manter e por quanto tempo

Na maioria dos casos, você deve manter registros por pelo menos três anos, pois o IRS normalmente pesquisa três anos no seu histórico durante uma auditoria fiscal. No entanto, o IRS pode optar por pesquisar mais três anos em seu histórico, por esse motivo, é recomendável salvar registros por seis anos.

Aqui estão alguns registros que você deve manter por seis anos:

Recibos de quaisquer deduções que você listou na sua declaração de imposto
Extratos de corretagem para transações relatadas em sua declaração de imposto
Registros relacionados à venda de uma casa ou outra propriedade informados em sua declaração de imposto
Registros de receitas e despesas relatados para sua pequena empresa em sua declaração de imposto

Todo pedaço de papel que suporta as informações relatadas na sua declaração de imposto de renda deve ser salvo pelos seis anos seguintes à data em que você registrou.

No entanto, existem alguns registros que você deseja manter para sempre:

Declarações fiscais
Contratos
Escrituras de propriedade e declarações finais
Registros de suas contribuições para seus planos de aposentadoria
Apólices de seguro de vida
Documentos de planejamento imobiliário, como uma procuração ou acordos de confiança

Papelada para descartar

Depois de concluir sua declaração de imposto de renda para o ano, há alguns documentos que podem ser descartados. A menos que esteja relacionado à sua declaração de imposto, você poderá se livrar dos seguintes itens:

Notas de depósito bancário e recibos de caixas eletrônicos
Esboços de salário
Recibos de contas de serviços públicos

Palavra final

Não há tempo como o presente para começar a organizar sua papelada. Quanto mais cedo você configurar um sistema de arquivamento organizado, mais cedo poderá colher os frutos de uma casa ou escritório desordenado. Você também pode achar muito mais fácil acessar qualquer documento ou gravar sempre que precisar.

Você usa um sistema de arquivamento doméstico? Quais estratégias funcionaram bem para você?

(crédito da foto: Bigstock)