10 maneiras simples de melhorar suas habilidades de escrita comercial

Agora pense em quanto tempo você perdeu tentando decifrar um email ou relatório mal escrito. Não é apenas frustrante e chato ler, mas escrever incorretamente também pode levar a graves falhas de comunicação, perda de oportunidades ou até acidentes no local de trabalho.

O ponto aqui é que boas habilidades de escrita são valiosas de várias maneiras. Além disso, reservar um tempo para melhorar o seu pode gerar dividendos significativos ao longo de sua carreira. Vejamos várias técnicas que você pode usar para melhorar suas habilidades de escrita comercial.

O valor das habilidades de escrita sólida

Uma boa redação é essencial na força de trabalho por várias razões.

Primeiro, ser um bom escritor ajuda você a se destacar da multidão e aumenta suas chances de promoção ou aumento. Isso pode ajudar a convencer seu chefe a agir em projetos e idéias pelas quais você é apaixonado. Uma boa escrita faz você parecer mais inteligente, credível e profissional. Ajuda a evitar confusão e má interpretação, constrói confiança e relacionamento com colegas e conquista clientes.

Uma boa redação é especialmente importante por causa do aumento do uso das mídias sociais. Todos nós vimos profissionais no Twitter, LinkedIn ou Facebook com erros de ortografia ou usam uma palavra incorretamente. Isso não é apenas embaraçoso quando isso acontece com você, mas também pode afetar sua reputação e credibilidade no futuro..

Sua escrita é um dos principais meios em que você será julgado ao longo de sua vida. Os e-mails, textos e relatórios que você envia diariamente são uma representação física e um registro de você. Com o tempo, essas representações constroem sua reputação e afetam os relacionamentos que você precisa para prosperar em sua carreira..

Sua escrita comunica seus pensamentos, e é importante que esses pensamentos sejam transmitidos da maneira mais clara e eloqüente possível.

Kurt Vonnegut disse: “Por que você deveria examinar seu estilo de escrita com a idéia de melhorá-lo? Faça isso como uma marca de respeito por seus leitores, independentemente do que você esteja escrevendo. ”

Se você é um empreendedor que precisa escrever um ótimo press release, um gerente que escreve e-mails diariamente para uma equipe ocupada ou alguém que procura um novo emprego que precisa escrever uma carta de apresentação vencedora, é necessário ter boas habilidades de comunicação. As palavras são importantes na vida e você se beneficiará muito de saber usá-las de maneira eficaz.

Como melhorar suas habilidades de escrita

Uma boa escrita leva tempo e prática. Como disse o empresário icônico David Ogilvy, “boa escrita não é um presente natural. Você tem que aprender a escrever bem.

Existem várias maneiras pelas quais você pode melhorar rapidamente sua própria redação.

1. Pense antes de começar a escrever

Antes de começar a escrever qualquer coisa, pare e pense no que deseja e precisa dizer. Pergunte a si mesmo: "O que essa pessoa precisa saber ou entender depois de ler este email?"

Você também pode usar os “5 Ws + H” que todos os jornalistas usam ao elaborar seu trabalho:

• Quem: Quem é meu público?
• o que: O que eles precisam saber?
• Quando: Quando isso se aplica, quando isso acontece ou quando eles precisam conhecê-lo?
• Onde: Onde isso está acontecendo?
• Por quê: Por que eles precisam dessas informações?
• Quão: Como eles devem usar essas informações?

Você também precisa se perguntar: "Eu realmente preciso enviar este e-mail?"

Profissionais de todos os setores são inundados com e-mails todos os dias, muitos dos quais são desnecessários. Economize tempo de você e do leitor, certificando-se de que cada e-mail enviado seja realmente necessário e relevante.

2. Mantenha-o curto

Depois de identificar o que você precisa dizer, vá direto ao ponto. As pessoas estão sempre pressionadas pelo tempo e apreciarão sua brevidade.

Precisa de mais convincente? Pare e pense em como você se sente frustrado depois de ler um e-mail três vezes mais do que precisa, com os principais pontos ocultos na parte inferior. É um desperdício de tempo e energia, certo?

Não faça seu público passar por isso - seja breve.

Pode ajudar a pensar em como as pessoas leem. O romancista Elmore Leonard oferece alguns conselhos sucintos, mas ótimos, quando diz: "Tente deixar de fora a parte que os leitores tendem a pular". Geralmente, isso significa parágrafos longos que têm mais a ver com o que você quero dizer do que o que o leitor precisa ouvir. Sempre mantenha seu leitor em mente.

Se você achar que não pode escrever um email com menos de meia página, o email não é a melhor maneira de comunicar essas informações. Em vez disso, ligue para a pessoa e fale diretamente com ela.

3. Evite palavras pretensiosas

Por escrito, seu objetivo é ser claro e direto. Se o seu leitor precisar usar o Google para decifrar o que você está tentando dizer, ele se sentirá alienado e irritado.

Mark Twain disse uma vez: "Não use uma palavra de cinco dólares quando uma palavra de cinquenta centavos for suficiente". Evite a tentação de usar palavras pretensiosas e floridas para parecer mais inteligente. Fique com as palavras de cinquenta centavos.

Na mesma linha, evite o jargão sempre que possível. O jargão costuma fazer você parecer pretensioso, e pode alienar ainda mais o seu leitor. Em vez disso, escreva da maneira que você fala. Mantenha-o natural e direto.

4. Use a voz ativa

As frases ativas são diretas, em negrito e mais interessantes que as frases passivas. As frases passivas são fracas e prolixo; eles são como um aperto de mão mole. Sua escrita melhorará drasticamente se você se esforçar para usar frases ativas sempre que possível.

Por exemplo, observe as duas frases abaixo:

1. O gato arranhou a mulher.
2. A mulher foi arranhada pelo gato.

A primeira frase está escrita na voz ativa. É claro e direto. A segunda frase é passiva.

Em uma frase ativa, o sujeito executa a ação do verbo. Em uma sentença passiva, o sujeito está deixando a ação acontecer para eles. Aqui está outro exemplo simples:

1. O jogador bateu a bola.
2. A bola foi atingida pelo jogador de golfe.

Na primeira frase, o sujeito (o jogador de golfe) executa a ação (bate na bola). Na segunda frase, o sujeito (o jogador de golfe) vem após o verbo; está recebendo a ação.

Para identificar a voz passiva, procure formas do verbo "ser", como "vontade" ou "era", na frente de um verbo. Por exemplo, "A reunião será realizada às 20h", é passiva. Em vez disso, diga: "A reunião é às 20h".

5. Seja sempre profissional

Às vezes, é tentador contar uma piada ou incluir algumas fofocas do escritório em um email. No entanto, esses suplementos não contribuem para sua mensagem e podem afetar negativamente sua reputação. Eles também são facilmente mal compreendidos.

Sim, você precisa ser autêntico e deixar sua voz brilhar na sua escrita. Mas você também precisa permanecer profissional; é um ato de equilíbrio. Uma boa maneira de verificar a adequação do seu conteúdo é perguntar: "Eu ficaria confortável com isso se estivesse na primeira página do jornal amanhã de manhã?" Se isso faz você se encolher, faça algumas edições.

6. Esclareça sua chamada à ação

Suas comunicações comerciais são enviadas com uma finalidade; é raro você escrever um email puramente informativo. Provavelmente, você precisa que seu leitor faça algo: ligue de volta, forneça mais informações, confirme a presença deles em uma reunião e assim por diante.

Não deixe que o leitor decida o que você quer que ele faça com essas informações. Soletre-o e seja específico. Por exemplo:

• Envie todas as edições até as 17h de terça-feira.
• Ligue para este cliente até sexta-feira para resolver o problema.

Seja claro sobre o que deseja e provavelmente descobrirá que obtém melhores resultados de seus leitores.

Dica profissional: Lembre-se de que se você precisar de uma ação imediata sobre algo, converse pessoalmente com o destinatário. Levante-se da sua mesa e vá para o escritório ou ligue para o telefone. A escrita é um meio importante, mas nada supera uma conversa pessoal quando você precisa fazer algo.

7. Use a linha de assunto do seu email adequadamente

A linha de assunto do seu email é uma ferramenta poderosa; pense nisso como o título do seu email. O trabalho de uma manchete é garantir que o corpo seja lido. Para fazer isso, as manchetes precisam ser curtas, diretas, poderosas e específicas.

Por exemplo, observe as duas linhas de assunto do email abaixo:

1. Reunião de segunda-feira
2. Participando na segunda-feira, 14 de outubro, às 14h, relatórios trimestrais

A primeira linha de assunto é vaga e deixa muitas perguntas sem resposta. Que reunião de segunda-feira? Sobre o que é a reunião? Eu ainda preciso saber sobre esta reunião?

A segunda linha de assunto é muito mais específica e, portanto, é mais provável que seja aberta e lida rapidamente. Ele comunica sobre qual reunião o autor está falando, quando é e o que você pode precisar ao participar dessa reunião específica.

Nunca deixe a linha de assunto do seu email em branco. Os filtros de e-mail costumam categorizar as linhas de assunto em branco como spam, então preencha-o para evitar que seu e-mail seja perdido.

Dica profissional: Se você precisar fazer apenas uma pergunta simples, use a técnica Fim da mensagem (EOM). Basta escrever sua pergunta na linha de assunto do e-mail e adicionar "EOM" no final. Isso economiza o tempo do leitor, pois ele pode responder rapidamente sem precisar ler mais texto supérfluo.

Por exemplo, sua linha de assunto pode dizer: “Você comparecerá à reunião das 14h desta segunda-feira? EOM.

Verifique se seus destinatários sabem o que significa EOM antes de usar esta técnica. Então, o ideal é que eles respondam na linha de assunto do e-mail de retorno, algo como: “Sim, eu estarei lá. EOM.

8. Atenha-se a um tópico em emails

Mantenha seus e-mails focados em um ponto ou ideia específica sempre que possível. Se você precisar abordar outro tópico, escreva um email separado. O foco em um tópico por e-mail dá ao seu leitor tempo para processar o que está dizendo e responder diretamente. Também os ajuda a organizar seus e-mails com mais eficiência e encontrar e-mails arquivados mais rapidamente.

Por exemplo, abaixo está um exemplo de um email que cobre muitos tópicos:

Linha de assunto do email: Reunião de segunda-feira 

Corpo: Olá Steve, 

Obrigado por todo o seu trabalho nos relatórios trimestrais da semana passada. Você fez um bom trabalho! Só acho que precisamos encurtar a introdução, mas fora isso é ótimo.

Eu estava escrevendo para ver se você compareceria à reunião desta segunda-feira. Em caso afirmativo, você poderia trazer uma cópia do rascunho inicial do relatório trimestral? Eu gostaria de mostrar a Susan.

Além disso, você já tocou com Al Thompson em Siracusa? Ele teve algumas reclamações sobre sua última remessa e precisamos garantir que elas sejam resolvidas. Deixe-me saber como isso acaba.

obrigado,

Jim

Pare e pense em quantas coisas Steve foi solicitado a resolver neste e-mail.

Primeiro, ele precisa descobrir se Jim deseja que ele edite a introdução, ou se Jim fará ele mesmo; não está claro. Ele então precisa confirmar que estará na reunião de segunda-feira e também lembre-se de trazer o rascunho do relatório. Por fim, ele tem que resolver as reclamações dos clientes e contar a Jim o que aconteceu.

O email tem alguns lembretes importantes e Steve pode querer salvá-lo. Mas a manchete diz simplesmente: "Reunião de segunda-feira". Se ele quiser salvá-lo como um lembrete para lidar com as reclamações dos clientes, o título não tem nada a ver com o assunto real. Ele precisará se lembrar de que o lembrete para resolver as reclamações dos clientes estava no e-mail intitulado "Reunião de segunda-feira".

Faça um favor aos seus leitores e torne as coisas o mais fácil possível para eles. Mantenha as coisas simples com um tópico por email.

9. Nunca use email para fornecer más notícias

Nunca use email para fornecer más notícias. Se você precisar demitir alguém da sua equipe ou fornecer um feedback que parecerá menos do que otimista, faça-o pessoalmente. É fácil que ocorram mal-entendidos por email, uma perspectiva ampliada quando você usa o email para fornecer más notícias. Pessoalmente, você pode se comunicar com compaixão e empatia, e pode usar sua linguagem corporal e tom vocal para transmitir ainda mais sua sinceridade e intenções. Isso é algo que você simplesmente não pode fazer por e-mail.

10. Revisão, Revisão, Revisão

Erros de gramática e ortografia são embaraçosos e prejudicam sua credibilidade. Claro, você pode confiar nas ferramentas de verificação ortográfica, mas elas não captam tudo, especialmente as palavras usadas fora do contexto.

Quando terminar de escrever, revise-o imediatamente. E, sempre que possível, guarde-o e leia-o novamente algumas horas (ou alguns dias) depois. Se afastar um pouco da escrita, ajudará a identificar os erros que você pode ter perdido na primeira leitura.

Dica profissional: Ao revisar, leia cada frase cuidadosamente. Siga o conselho de George Orwell, que afirma: “Um escritor escrupuloso, em cada frase que escreve, fará a si mesmo pelo menos quatro perguntas, assim: O que estou tentando dizer? Que palavras vão expressá-lo? Que imagem ou idioma o tornará mais claro? Essa imagem é nova o suficiente para ter um efeito? E ele provavelmente se perguntará mais dois: posso dizer mais em breve? Eu disse alguma coisa que é evitavelmente feia?

Se o email ou o relatório for particularmente importante, entregue a um amigo ou colega de confiança para ler antes de enviá-lo ao público-alvo. Um novo par de olhos pode detectar erros adicionais que você perdeu.

Dica profissional: Se você precisar de ajuda adicional com a redação de seus negócios, use um serviço como Grammarly, que digitaliza seu texto e identifica erros gramaticais simples e complexos (incluindo palavras escritas corretamente usadas no contexto errado). Você também obtém explicações para cada erro para melhorar sua redação no futuro.

Palavra final

Qualquer um pode aprender a ser um escritor melhor, e a melhor maneira de melhorar sua própria escrita é prática. Quanto mais você escreve, melhor fica. Você também pode fazer um curso on-line gratuito de redação de negócios através do Coursera. A turma foi criada pela Universidade do Colorado-Boulder e é gratuita se você auditar.

Que erros você costuma cometer na escrita de seus negócios? O que você acha que faz bem?