11 Custos de contratação de um novo funcionário para sua empresa

Se você não acompanha o mercado de trabalho há alguns anos, pode se surpreender com a concorrência existente para contratar os melhores profissionais. De acordo com o relatório de empregos de outubro de 2018 do Bureau of Labor Statistics, o desemprego permanece em uma baixa de várias décadas de 3,7%. Além disso, o salário médio por hora de todos os funcionários aumentou 3,1% no ano passado, o que significa que os empregadores precisam pagar salários mais altos para atrair os melhores candidatos.

Nesse ambiente, apenas encontrar a pessoa certa pode custar caro. O Relatório de Benchmarking de Aquisição de Talentos da Sociedade de Gerenciamento de Recursos Humanos (SHRM) de 2017 descobriu que o custo médio para recrutar um novo funcionário é de US $ 4.425. Isso inclui taxas de agências de terceiros, verificações de antecedentes e custos de publicidade.

Obviamente, seus custos reais podem ser maiores ou menores, dependendo de você preencher a vaga ou contratar um recrutador. Você pode reduzir custos anunciando em painéis de empregos gratuitos, analisando aplicativos, pré-selecionando candidatos e verificando currículos por conta própria. Mas esse trabalho ocupa um tempo valioso que pode ser melhor gasto em outros lugares da sua empresa.

2. Triagem Pré-Emprego

A triagem de funcionários em potencial é uma parte crucial de sua decisão final de contratação. Uma verificação completa dos antecedentes ajuda a identificar talentos de qualidade e, ao mesmo tempo, sinalizar problemas que podem custar dinheiro à sua empresa ou sua reputação.

Obviamente, a triagem pré-contratação não é gratuita. O SHRM o incluiu na quantia de US $ 4.425, mas se você mesmo administra o recrutamento em vez de contratar uma agência, precisa saber como esses custos se acumulam por conta própria..

A empresa de triagem de emprego Trusted Employees fornece as seguintes faixas de preço para verificações de antecedentes solicitadas com frequência:

• Verificação de antecedentes criminais: $ 5 - $ 20
• Verificação de registro de veículo a motor: $ 3 - $ 10
• Verificação da educação: $ 7 - $ 15
• Verificação de emprego: $ 7 - $ 15
• Verificações de licença profissional: $ 7 - $ 15
• Relatório de crédito: $ 5 - $ 12

3. Integração e treinamento

Quando você contrata alguém novo, eles raramente são totalmente produtivos no primeiro dia de trabalho. Pode levar algum tempo para um novo funcionário se sentir confortável em sua função e obter produtividade total.

Um estudo da Mellon Financial Corp. descobriu que leva em média de 8 a 20 semanas para que as novas contratações atinjam a produtividade total. E enquanto você trabalha na integração e treinamento de um novo funcionário, sua produtividade também sofre. O mesmo estudo estimou que a perda de produtividade custa entre 1% e 2,5% da receita total.

De acordo com o Relatório da Indústria de Treinamento de 2017 da revista Training, em média, as empresas gastam US $ 1.075 e 47,6 horas por aluno, por ano em treinamento de funcionários.

4. Despesas de viagem e realocação

O que acontece quando você não consegue encontrar a pessoa que precisa contratar na sua localização geográfica? Você pode desempenhar a função com um trabalhador remoto, mas quando a presença física é essencial, é necessário expandir sua pesquisa para incluir talentos que atualmente moram e trabalham em outros lugares - e isso é caro.

A realocação de um funcionário pode incluir custos como:

• Despesas de viagem para entrevistas pessoais e viagens de busca domiciliar
• Assistência para vender uma casa e encontrar uma nova
• Movimentação e transporte de utensílios domésticos
• Habitação temporária
• Assistência ao emprego de um cônjuge acompanhante

A especialista em RH Liz Ryan escreve em sua coluna da Forbes que o pacote mínimo de realocação aceitável para os recém-formados é um bônus único de US $ 2.500. Ao preencher uma função no nível de gerente sênior, os custos podem subir muito mais.

5. Impostos sobre a folha de pagamento

Após o salário, um dos custos mais significativos da contratação de um novo funcionário é o imposto sobre os salários..

O imposto federal sobre os salários dos EUA, também conhecido como FICA, inclui os impostos de Seguridade Social e Medicare pagos pelos empregadores. Atualmente, a alíquota do FICA para os empregadores é de 6,2% dos salários da Previdência Social e de 1,45% para o Medicare.

A parcela da Previdência Social do FICA está limitada a US $ 132.900 em salários para 2019 - acima dos US $ 128.400 em 2018. Essa é a base salarial da Previdência Social e é ajustada anualmente pela inflação. Não há limite para os salários sujeitos à parte do Medicare do FICA.

Além do FICA, os empregadores são responsáveis ​​pelo pagamento de impostos federais e estaduais sobre o desemprego. A taxa atual do imposto federal de desemprego (FUTA) é de 6% dos primeiros US $ 7.000 de salários pagos a um empregado. No entanto, os empregadores recebem um crédito máximo de 5,4% quando registram sua declaração de imposto de desemprego federal no Formulário 940. Com um crédito máximo, a taxa de imposto da FUTA é de apenas 0,6%, ou US $ 42 por funcionário, por ano.

As taxas do imposto estadual de desemprego (SUTA) variam de acordo com o estado; O ADP mantém um banco de dados de taxas de folha de pagamento por estado, onde você pode encontrar taxas detalhadas e outras informações para sua área.

6. Benefícios

Você oferece benefícios ao seu novo funcionário? Algumas pequenas empresas não podem oferecer benefícios, mas se não o fizer, poderá estar perdendo os melhores talentos. De acordo com a Glassdoor, quase 57% dos candidatos a empregos nos EUA relatam benefícios e vantagens estão entre as principais considerações ao aceitar uma oferta de emprego. Entre os 54 benefícios listados na pesquisa da Glassdoor, os três funcionários mais valorizam são seguros de saúde, férias ou folga remunerada e opções de planejamento de aposentadoria, como aposentadorias e pensões..

O custo de oferecer benefícios aos funcionários varia muito, dependendo dos tipos de benefícios oferecidos e do nível de contribuição do empregador em itens como prêmios de seguro de saúde e contas de aposentadoria. A empresa de recursos humanos e serviços de folha de pagamento Paycor estima que o custo dos benefícios dos funcionários corra até 30% dos custos gerais de mão-de-obra.

7. Remuneração dos Trabalhadores

A compensação dos trabalhadores é um sistema de seguro regulado pelo estado que paga contas médicas e salários perdidos a funcionários que se machucam no trabalho ou desenvolvem doenças e enfermidades relacionadas ao trabalho. Quase todos os estados da América exigem que os empregadores com um ou mais funcionários tenham um seguro de compensação dos trabalhadores. Se você pular esta cobertura e um funcionário ficar doente ou se machucar no trabalho, poderá enfrentar acusações criminais e até prisão.

As tarifas variam de acordo com o setor e o local. De acordo com a agência de seguros online Insureon, as médias dos custos de remuneração dos trabalhadores variam de US $ 0,75 no Texas a US $ 2,74 no Alasca por US $ 100 no salário dos funcionários. Mas esses números incluem todos os tipos de papéis. Os trabalhos que colocam os funcionários em maior risco de ferimentos ou doenças, como construção ou mineração, recebem taxas mais altas do que as profissões de risco relativamente baixo, como trabalho de escritório.

8. Processamento da folha de pagamento

Quando você contrata seu primeiro funcionário, precisa começar a calcular, reter e remeter impostos sobre a folha de pagamento e emitir contracheques. É um processo complicado e demorado, e é por isso que muitos proprietários de pequenas empresas optam por terceirizar esse trabalho para um serviço de folha de pagamento.

De acordo com a empresa de folha de pagamento online SurePayroll, o custo real da terceirização da folha de pagamento depende de vários fatores, incluindo:

• Com que frequência os funcionários são pagos
• O número total de funcionários
• Se o empregador exige ou não depósito direto
• Quantos funcionários residem em mais de um estado
• A necessidade de serviços adicionais de declaração fiscal

Eles estimam o custo da terceirização dos serviços de folha de pagamento entre US $ 20 e US $ 100 por mês, mais um adicional de US $ 1,50 a US $ 5 por folha de pagamento para cada funcionário.

Dica profissional: Muitas empresas de folha de pagamento incluem recursos que muitas empresas talvez não precisem. Folha de pagamento do Quickbooks possui três níveis de serviço diferentes, para que você pague apenas pelo que sua empresa precisa. Eles também oferecem 50% de desconto nos primeiros três meses. Inscreva-se na folha de pagamento do Quickbooks.

9. Espaço e equipamento de escritório

Onde seu novo funcionário trabalhará? Dependendo do tipo de trabalho que eles farão, talvez seja necessário fornecer espaço para o escritório.

Esses custos são difíceis de estimar, pois o custo do aluguel do escritório pode variar bastante, dependendo da localização, tamanho do escritório e comodidades. De acordo com um relatório de pesquisa de mercado do CBRE Group, Inc., em uma área de alto custo como São Francisco, o aluguel de um espaço de escritório custa, em média, US $ 73,39 por pé quadrado. Em uma cidade de baixo custo como Albuquerque, o espaço de escritórios é em média de US $ 15,59 por pé quadrado.

Você também precisa equipar o escritório com uma mesa, cadeira, computador, telefone e outros equipamentos e suprimentos. Novamente, o custo final depende do tamanho do espaço que você precisa preencher e da qualidade do mobiliário que você compra. O empresário David Cummings estima o custo de equipar um escritório em aproximadamente US $ 4.200 por pessoa para móveis de médio e alto padrão, incluindo um espaço de trabalho aberto, a cadeira Herman Miller e o MacBook Air. É claro que os proprietários de negócios com orçamento limitado provavelmente podem reduzir significativamente seus custos comprando móveis de escritório usados ​​e equipamentos reformados.

Mais uma coisa: não pense que você pode evitar esses custos inteiramente fazendo com que seu funcionário trabalhe em um escritório em casa. Embora você possa evitar custos indiretos, como aluguel de escritórios e serviços públicos, hoje mais empregadores estão reembolsando funcionários por algumas de suas despesas de escritório em casa. Em alguns estados, é obrigatório. Por exemplo, na Califórnia, os empregadores devem fornecer aos funcionários remotos as ferramentas necessárias para executar seu trabalho ou reembolsá-los por essas ferramentas.

10. Licenciamento de Software

Algum software usado em sua empresa possui uma licença de pagamento por usuário ou pagamento por dispositivo? Se seu novo funcionário precisar usar esse software, será necessário contabilizar o custo de adicionar um novo usuário ou dispositivo à sua licença.

Muitos empresários não consideram a conformidade do licenciamento de software até que seja tarde demais. Hoje, alguns fornecedores de software obtêm uma parcela substancial de suas receitas com multas e vendas resultantes de auditorias de conformidade de licenças. O custo da adição de uma nova licença varia de acordo com os programas que você usa e seu contrato de licenciamento. Por isso, revise seus contratos ou converse com seus fornecedores de soluções para obter uma estimativa de quanto isso custará a você..

11. Outras vantagens

O Google é famoso por fornecer vantagens excelentes para os funcionários, incluindo uma academia no local e aulas gratuitas de exercícios, massagens gratuitas e serviços de transporte para o trabalho todos os dias.

Seu orçamento para pequenas empresas pode não permitir que você goste de bônus pesados, almoços cobertos ou participações em academias, mas não negligencie as pequenas vantagens, como café e lanches gratuitos, eventos de formação de equipes ou um cartão de presente ocasional para agradecer a alguém por um trabalho bem feito. Esses benefícios podem não custar muito individualmente, mas podem aumentar com o tempo.

Palavra final

Como você pode ver, é difícil calcular o custo real da contratação de um funcionário. Orçar e negociar um salário é fácil; são os custos não salariais que geralmente são ilusórios.

Mas não deixe esses números dissuadi-lo de expandir sua equipe quando for a hora certa. Há apenas tantas horas no dia. Para expandir seus negócios, em algum momento, você precisa formar a equipe certa e começar a delegar tarefas.

O investimento na contratação de um novo funcionário é significativo, mas se você contratar alguém que se torne um membro valioso de sua equipe e ajude sua empresa a alcançar novos níveis de sucesso, o potencial retorno fará com que esse investimento valha a pena.

Você contratou um funcionário? Quais despesas com a expansão de sua equipe o pegaram desprevenido?