5 deduções fiscais para freelancers independentes e proprietários de pequenas empresas

As despesas dedutíveis são definidas na Publicação 535 da Receita Federal, Despesas Comerciais, como aquelas que são “ordinárias e necessárias”. Nesse contexto, "comum" significa uma despesa comum e aceita pelo seu setor. Por exemplo, uma pessoa que conserta computadores móveis pode legitimamente comprar um osciloscópio, mas um contador normalmente não o faria. "Necessário", por outro lado, significa que a despesa é para algo útil e apropriado para os negócios. Isso não significa que é indispensável.

Muitas despesas - como material de escritório, contabilidade, folha de pagamento, papel e toner para impressoras, despesas com correspondência, publicidade, seguro e quilometragem - são comuns à maioria das empresas. Embora o rastreamento dessas despesas possa parecer tedioso ou complicado, isso fará com que você diminua sua redução de impostos.

Aqui estão cinco deduções que podem beneficiar aqueles que possuem pequenas empresas ou trabalham por conta própria.

Deduções fiscais para freelancers e empresários

1. Publicidade

A maioria das formas de despesas com publicidade é dedutível, incluindo folhetos, malas diretas, anúncios impressos e cartões de visita. Além disso, as taxas de mesa ou outras despesas de pequenas empresas incorridas para a promoção de seus negócios também podem ser deduzidas como despesas de publicidade. As taxas que você paga ao Yelp ou ao Google, por exemplo, pela publicidade associada à sua presença on-line também são dedutíveis.

2. Despesas do site

Se você possui um site comercial, os custos associados à sua criação e manutenção também são despesas dedutíveis. Tais custos podem incluir taxas de hospedagem, nome de domínio, design de site, software ou taxas de licenciamento das imagens usadas. Desde que sejam para uso exclusivo do negócio, são totalmente dedutíveis.

Embora frequentemente listadas em “Outras despesas”, a parte de uso comercial das taxas de acesso à Internet e o aluguel de roteadores também sejam dedutíveis (consulte a Tabela C, linha 27a e Parte V na página 2).

3. Despesas de escritório em casa

Se você usar parte de sua casa ou propriedade para uso comercial e usá-lo exclusiva e regularmente para negócios, poderá deduzir as despesas relacionadas ao seu escritório em casa. Os dois requisitos são os seguintes:

• É o seu principal local de negócios
• Você o usa regularmente e exclusivamente para negócios

Existem dois métodos para calcular a dedução: o método simplificado e o método regular.

Método simplificado

Com o Método simplificado, especificado no Procedimento de receita 2013-13, você multiplica a metragem quadrada da área de escritório ou de negócios (não mais que 300 pés quadrados) por US $ 5 por pé quadrado para determinar o valor da dedução. A dedução é o menor do lucro líquido do negócio e a dedução calculada do escritório.

Por exemplo, se sua área de escritório for de 200 pés quadrados, a dedução potencial é de 200 x $ 5 = $ 1.000. No entanto, se seu lucro líquido for de US $ 800, a dedução será limitada a US $ 800. Os US $ 200 não utilizados não podem ser transportados para o próximo ano fiscal. Consulte Opção simplificada para dedução de escritório em casa para obter mais detalhes.

Os benefícios do método simplificado são:

• Manutenção mínima de registros, apenas a metragem quadrada da área de uso comercial
• Outras despesas domésticas, como juros de hipotecas e impostos sobre a propriedade, são dedutíveis na íntegra na Tabela A (Deduções detalhadas)
• A depreciação não é permitida, portanto, não precisa ser recapturada quando o imóvel é vendido

Método regular

O método regular é mais complicado de calcular, mas pode resultar em uma dedução maior. Existem várias etapas para calcular a dedução de escritório em casa:

1. Primeiro, meça a área de uso comercial e divida-a pela metragem quadrada total da casa. Multiplicar o decimal resultante por 100 fornece a porcentagem de uso comercial. Por exemplo, se o escritório tem 200 pés quadrados e a casa tem 1.600 pés quadrados, a porcentagem é de 200 / 1.600 x 100 = 12,5%.
2. Em seguida, determine quaisquer despesas diretas. São despesas que se aplicam apenas ao escritório, como o custo de pintar o escritório. Pode não haver despesas diretas.
3. Terceiro, determine as despesas anuais da casa. Se você possui sua casa, isso pode incluir juros de hipotecas, impostos sobre a propriedade, serviços públicos, seguros, reparos e manutenção e depreciação. Se você alugar, pode ser aluguel, serviços públicos e seguros, por exemplo. Despesas não relacionadas, como cuidar do gramado ou pintar uma sala que não é o escritório, não são despesas indiretas e não são dedutíveis.
4. Combine os custos diretos e indiretos para o ano.
5. Divida os custos totais pela metragem quadrada total e multiplique pela metragem quadrada do escritório. Digamos que os custos totais foram de US $ 16.000. Em seguida, a dedução é de US $ 16.000 / 1.600 pés quadrados x 200 pés quadrados = US $ 2.000.

As desvantagens do método regular são:

• O cálculo é mais complicado e requer o preenchimento de um formulário adicional, formulário 8829.
• A retenção de registros precisa ser detalhada e completa, incluindo o rastreamento da depreciação.
• Você deve recuperar a depreciação ao vender a casa, mesmo que não tenha incluído a depreciação no cálculo da dedução - o requisito é recuperar a depreciação “permitida ou permitida”. Consulte a Publicação 587, Uso comercial da sua casa, sob o título “Depreciação”.

É mais difícil calcular e documentar o Método Regular, mas, como você pode ver no exemplo, resultou em uma dedução maior que o Método Simplificado. O Método Regular requer o preenchimento do Formulário 8829 com o seu retorno. As instruções para o formulário 8829 têm mais detalhes que podem ser úteis.

Uma limitação semelhante à dedução do Office-in-Home aplica-se ao método regular e ao método simplificado. Ou seja, seu lucro líquido deve ser maior ou igual à dedução calculada para o Office-in-Home. No entanto, com o Método Regular, existe um princípio de pedido que determina como as deduções de negócios são aplicadas. Essa ordem está descrita na Publicação 587, Uso comercial da sua casa, mas observe que a depreciação é aplicada pela última vez.

Uma última coisa: se você especificar as deduções, os custos dedutíveis, como juros de hipotecas e impostos sobre a propriedade, que não são alocados à porcentagem de uso comercial, são dedutíveis na Tabela A como deduções detalhadas. Em nosso exemplo, onde a porcentagem de uso comercial era de 12,5%, os outros 87,5% dos juros de hipotecas e impostos sobre a propriedade, por exemplo, seriam dedutíveis na Tabela A. Consulte também Dedução fiscal de IRS - regras e calculadora.

4. Viagem de Negócios

Se você viajar para fora da cidade para fins comerciais, alguns ou todos os custos poderão ser dedutíveis como despesa comercial. O custo do aluguel de avião, trem, ônibus ou carro para a viagem é dedutível. O alojamento também é dedutível. As refeições para empresas são dedutíveis em 50%.

Outras despesas com taxas de bagagem, tarifas de táxi, lavagem a seco e lavanderia, ligações comerciais, taxas de estenógrafo público e aluguel de computadores ou taxas de acesso à Internet também são dedutíveis. O mesmo vale para as gorjetas pagas em conjunto com qualquer um dos itens mencionados. Se você dirige seu próprio carro, em vez de usar o transporte público, pode deduzir a milhagem comercial associada em US $ 0,58 por milha para 2019. Você também pode deduzir taxas e pedágios de estacionamento. Mais informações podem ser encontradas no tópico fiscal 511 - Despesas de viagens de negócios.

Se você usar seu veículo para fins comerciais, poderá deduzir as despesas reais ou a taxa de milhagem padrão para suas milhas comerciais. Incluídos nas despesas reais estão os custos de gás, petróleo, reparos, pneus, seguros, taxas de registro, licenças e depreciação (ou pagamentos de aluguel). O total dessas despesas para o ano é dividido de acordo com o uso comercial.

Por exemplo, das 20.000 milhas que você dirige em um ano, se 4.000 milhas são para negócios, o uso comercial é de 4.000 / 20.000 x 100 = 20%. Portanto, se seus custos reais forem de US $ 6.000, a dedução será de US $ 6.000 x 0,20 = US $ 1.200. A taxa de milhagem padrão para essas 4.000 milhas de negócios seria 4.000 x 0,58 = $ 2.320. Portanto, a taxa de milhagem padrão gera uma dedução bastante generosa. Mesmo se você usar a taxa de milhagem padrão, ainda poderá deduzir pedágios e taxas de estacionamento relacionados.

Você precisa manter um registro por escrito de sua milhagem para o IRS para permitir sua dedução de milhagem. Embora isso possa parecer entediante, existem muitos aplicativos disponíveis para o seu smartphone que podem ajudar a otimizar essa função. Lembre-se de que você deve manter os recibos e um registro de milhagem para deduzir as despesas reais também.

Esteja ciente de que você não pode deduzir milhas pendulares como milhas comerciais. Se você tem um emprego regular e uma empresa paralela, as milhas que você dirige de e para seu local de trabalho regular são milhas pendulares e não são dedutíveis.

5. Dedução por conta própria de seguro de saúde (SEHI)

Os trabalhadores independentes frequentemente precisam adquirir seu próprio seguro de saúde. Além dos benefícios de saúde, você também pode se qualificar para uma dedução em sua declaração de imposto pessoal.

Se você registrar uma Agenda C como proprietário único, contratado independente, freelancer ou LLC de membro único, sua empresa terá lucro e você não possui outro seguro de saúde, poderá deduzir os prêmios de seguro de saúde e odontológico para si mesmo, seu cônjuge e seus dependentes com menos de 27 anos no final do ano fiscal. Você também pode deduzir prêmios de seguro de assistência a longo prazo.

A dedução SEHI não é obtida no Anexo C. É no Anexo 1 anexado ao seu Formulário 1040, na linha 16.

O valor da dedução é o menor dos prêmios de seguro e o lucro líquido da empresa. Observe que os prêmios do Medicare podem ser usados ​​para esta dedução de seguro. O seguro pode estar em seu nome ou no nome da empresa. Se o lucro da sua empresa limitar o valor da dedução da SEHI, você poderá deduzir o saldo como uma dedução médica na Tabela A (Deduções detalhadas).

Para resumir: Você pode fazer a dedução SEHI se as seguintes condições forem atendidas:

1. Sua empresa mostra um lucro líquido
2. Você não tem outro seguro de saúde
3. Você paga pelo seguro de saúde adquirido em seu nome ou no nome da empresa
4. Sua dedução é o menor dos prêmios pagos e o lucro líquido da sua empresa

Os prêmios do seguro de assistência de longo prazo qualificado podem ser incluídos no cálculo da dedução, mas são limitados para 2019 de acordo com a idade da pessoa segurada, como segue:

• Idade 40 ou mais jovem: $ 420
• Idade 41 a 50: $ 790
• Idade 51 a 60: $ 1.580
• Idade 61 a 70: $ 4.220
• 71 anos ou mais: $ 5.270

Com esses prêmios de assistência de longo prazo permitidos, combinados com prêmios de seguro de saúde regulares, a dedução é menor do lucro líquido do negócio ou do total de prêmios de seguro.

Dicas fiscais para trabalhadores por conta própria

Como trabalhador autônomo, se você se considera um freelancer, um contratado independente ou um proprietário único, existem algumas práticas recomendadas que o manterão em boa posição no caso de uma auditoria do IRS.

1. Mantenha todos os seus registros

Se o seu retorno exibir uma bandeira vermelha e resultar em uma auditoria, você precisará verificar e justificar suas despesas comerciais. Se você estiver sendo auditado por anos anteriores, pode ser difícil lembrar de todos os detalhes de todas as suas transações. É importante que você mantenha bons registros e tenha uma maneira organizada de armazenar seus recibos.

Se não se lembrar de controlar suas despesas, tente usar Imposto do Depositário. Este serviço é vinculado à sua conta bancária e monitora suas compras para possíveis cancelamentos. Então, quando chegar a hora dos impostos, eles cuidarão da apresentação de seus impostos para você.

2. Configure contas separadas para negócios e uso pessoal

No mínimo, você deve manter suas transações pessoais e comerciais separadas. Ter uma conta bancária comercial e cartões de crédito é uma obrigação. Se você faz negócios on-line, também é importante ter uma conta comercial no PayPal. Sem contas separadas, pode não estar claro para o IRS que você, de fato, tem um negócio.

Para acompanhar o dinheiro que pertence a você em relação à empresa, escreva um cheque para obter fundos em sua conta pessoal (se a empresa tiver lucro).

3. Obtenha uma caixa postal para uso comercial

Você pode manter suas mensagens comerciais e pessoais separadas alugando uma caixa postal para a empresa. O USPS diz que aumenta a privacidade, segurança e acessibilidade. Uma pequena caixa postal provavelmente custará entre US $ 50 e US $ 60 por seis meses. A taxa é uma despesa comercial dedutível.

4. Não exagere nas deduções

Embora uma empresa possa legitimamente acabar com uma perda durante o ano, tome cuidado para que isso não ocorra com muita frequência. A Receita Federal considera que uma empresa se dedica a obter lucro se mostrar lucro em três dos últimos cinco anos. Se não se dedica ao lucro, isso seria considerado um hobby, e as despesas só podem ser deduzidas até a quantia de renda. Uma "perda" de hobby não pode compensar outros rendimentos. Mais informações podem ser encontradas na publicação 535 do IRS, Despesas comerciais.

Palavra final

Não há motivo convincente para pagar mais impostos do que o necessário, portanto deduza todas as suas despesas comerciais elegíveis. Mas certifique-se de manter registros completos e precisos dessas despesas. Você não deseja a falta de documentação adequada durante uma auditoria e acaba devendo não apenas impostos atrasados, mas também multas e juros.

Se você é freelancer e contratado independente, que outras deduções para pequenas empresas você usou?