Sistemas telefônicos comerciais baseados em nuvem (PBX) - Prós e Contras, Por que mudar
Muita coisa mudou desde que Ernestine encantou o público. O monopólio "Ma Bell" que ela representava foi dividido em empresas regionais menores. A automação melhorou dramaticamente a eficiência da troca de linha e basicamente eliminou os operadores humanos. A revolução celular corroeu o domínio dos provedores de linhas fixas herdadas e estimulou a tão necessária competição. E o advento do Voice over Internet Protocol (VoIP) melhorou substancialmente o desempenho e a usabilidade de sistemas complexos de telefonia comercial.
Como todo o resto nos dias de hoje, a comunicação comercial continua a mudar rapidamente. Durante a última década, os sistemas telefônicos baseados na nuvem, cada vez mais sofisticados e confiáveis, aproveitaram o VoIP e os melhores atributos dos sistemas telefônicos comerciais herdados para criar uma solução ágil e econômica para empresas dinâmicas e seus funcionários sempre em movimento. Se você ainda executa suas comunicações internas e externas em um sistema antigo, deve isso aos seus resultados financeiros para dar uma olhada mais atenta nos sistemas baseados em nuvem - e considere seriamente fazer a troca.
O que são sistemas telefônicos baseados em nuvem?
Aproveitando os sistemas telefônicos comerciais da “velha escola”
Os sistemas telefônicos baseados em nuvem melhoram seus predecessores mais recentes - e ainda amplamente utilizados -, conhecidos como PBX (PBF). Os PBXs locais são sistemas de comutação ou troca privados que fornecem conexões internas entre usuários do sistema (por exemplo, funcionários no mesmo escritório), bem como conexões à rede telefônica pública (para se comunicar com pessoas fora do escritório).
Toda estação de PBX, seja um telefone de mesa, modem ou aparelho de fax, possui um número de ramal que o identifica internamente. Os números de ramal podem se alinhar ao sistema de numeração público - por exemplo, um telefone cujo número público é (555) 555-4321 pode ser conhecido internamente como "ramal 4321" - ou ter seus próprios sistemas de numeração. Os sistemas PBX mais recentes são bastante sofisticados, com recursos úteis, como encaminhamento de chamadas e discagem externa automática.
Quando eles entraram em cena, os PBXs marcaram uma grande melhoria em relação aos sistemas de troca manual controlados por operadores humanos - os sistemas espetados pelo Ernestine de Tomlin. Ainda hoje, os PBXs não são tão ruins. Eles são parcialmente automatizados e apresentam interconexões robustas que evitam a necessidade de comutação manual de linha e reduzem as cargas nos equipamentos de troca central. Por chamada, são muito mais baratos que os sistemas que substituíram. E a maioria dos sistemas modernos de PBX usa redes VoIP localizadas, construídas com base no hardware local, que aprimoram seus recursos para usuários com experiência digital.
No entanto, PBXs no local - até mesmo sistemas habilitados para VoIP - simplesmente não são flexíveis o suficiente para lidar com as demandas de uma economia globalizada e interconectada, que depende cada vez mais da rápida entrega de grandes fluxos de dados de e para qualquer lugar do planeta. Conseqüentemente, os PBXs locais estão sendo substituídos constantemente por sistemas VoIP flexíveis, compatíveis com dispositivos móveis e baseados em nuvem, que se baseiam no modelo básico de PBX - sem hardware caro no local, às vezes desajeitado.
Esses novos sistemas são alternadamente conhecidos como PBXs virtuais, PBXs na nuvem ou PBXs hospedados. Eles seguem o modelo de software como serviço (SaaS), fornecendo a maioria ou todas as funcionalidades dos sistemas locais por meio de um sistema disperso baseado na nuvem, pelo qual os usuários pagam taxas de assinatura contínuas. A maior diferença entre PBXs virtuais e sistemas modernos no local é a quantidade de hardware - e a experiência técnica associada - necessária para estar fisicamente presente no espaço do escritório do cliente. Como eles não exigem muito hardware ou gerenciamento técnico no local, o custo inicial dos PBXs virtuais é quase sempre menor do que os sistemas locais.
Aqui está uma análise mais detalhada das vantagens e desvantagens dos sistemas de telefonia baseados em nuvem.
Vantagens
1. Requisitos limitados de hardware
Os sistemas telefônicos baseados em nuvem requerem pouco ou nenhum hardware especial. Eles são normalmente compatíveis com dispositivos fixos e celulares, incluindo telefones de mesa de escritório, aparelhos de fax e smartphones, incluindo smartphones "traga seu próprio dispositivo" (BYOD) (dispositivos de propriedade de funcionários usados para atividades pessoais e profissionais).
Naturalmente, sem requisitos de hardware dispendiosos, os sistemas telefônicos baseados na nuvem são relativamente baratos de implantar. Os clientes simplesmente pagam taxas de assinatura contínuas e quaisquer custos associados a minutos de chamadas, números de telefone gratuitos, números personalizados e outros serviços complementares. A falta de hardware personalizado dos sistemas baseados na nuvem também aumenta a velocidade de ativação - novos clientes não precisam esperar que o hardware chegue após o pedido, nem que a equipe interna de TI ou os funcionários do fabricante do PABX instalem e configurem o sistema. Os PBXs virtuais são mais ou menos plug-and-play - embora exista, é claro, uma breve curva de aprendizado, como é o caso de qualquer novo sistema de software, independentemente de sua facilidade de uso.
2. Modelo de Assinatura
A maioria dos PBXs baseados em nuvem segue um modelo de assinatura. Os clientes geralmente pagam uma taxa fixa mensal por usuário, que varia de acordo com o pacote e o provedor (US $ 25 a US $ 45 por mês, por usuário, é típico para sistemas de serviço completo). A taxa de assinatura inclui vários recursos úteis, incluindo filas de chamadas e estacionamento, linhas compartilhadas, recursos de intercomunicação, encaminhamento de chamadas, recursos de colaboração e reunião on-line, fax na Internet e muito mais. Também inclui suporte técnico, manutenção do sistema e outro trabalho relacionado à infraestrutura que os usuários locais de PBX normalmente precisam adquirir e pagar por si mesmos.
O resultado: uma fatura simples e fácil de entender, sem cobranças ocultas.
3. Compatibilidade total com dispositivos móveis
Em um ambiente de negócios on-the-go em que muitos (se não a maioria) funcionários usam dispositivos pessoais para conduzir os negócios da empresa, um dos maiores pontos de venda dos sistemas virtuais de PBX é a compatibilidade com dispositivos móveis. Os melhores sistemas de PBX virtual integram perfeitamente os dispositivos móveis dos funcionários sem exigir que eles alterem seus números ou renunciem ao uso pessoal. Muitos têm aplicativos móveis que permitem o acesso à maioria ou a todos os recursos do PABX em qualquer lugar. Alguns possuem recursos especiais de mensagens de texto internas (SMS de negócios) e paginação também.
4. Alojamento e sistemas remotos e redundantes
A segurança física é uma grande preocupação para qualquer sistema de hardware comercial. Embora seja tranquilizadoramente próximo das pessoas que os usam, os sistemas de PBX no local são na verdade bastante vulneráveis fisicamente. Uma falha de energia localizada, desastre natural, incêndio ou roubo pode tirar todo um PABX local da comissão de uma só vez. Mesmo quando tais incidentes não causam danos duradouros, eles prejudicam as operações comerciais e semeiam o caos.
Os PBXs virtuais têm várias camadas de segurança física, desde sistemas de energia à prova de fogo e redundantes, até controle de acesso biométrico e monitoramento visual 24/7. Os provedores de PBX maiores baseados em nuvem geralmente têm vários data centers que se apoiam - no improvável evento de um deles ficar sem comissão, o serviço continua sem interrupção.
5. Segurança de dados de nível corporativo
A segurança dos dados é outro grande risco comercial. Nesta medida, os sistemas telefônicos baseados na nuvem são claramente superiores. Os sistemas prontos para uso no local são tão bons quanto as equipes de TI que os apóiam. As empresas que usam sistemas locais tinham melhores profissionais de TI talentosos, capazes de criar e manter uma defesa adequada de segurança cibernética. Os provedores baseados na nuvem lidam com a segurança dos dados, usando criptografia de última geração para manter os dados e comunicações confidenciais da empresa fora das mãos de hackers e bisbilhoteiros.
6. Administração Fácil e Não Técnica
Sem hardware esotérico no local e software de suporte complicado, os sistemas de telefonia baseados em nuvem são muito mais fáceis de administrar do que seus colegas no local. Solução de problemas, patches e atualizações são todos remotamente tratados pela equipe virtual do provedor de PBX. De fato, a maioria dos principais sistemas baseados na nuvem se gabam de classificar e arquivar funcionários de TI sem conhecimento especializado em sistemas - ou mesmo funcionários não técnicos, como gerentes de escritório - podem gerenciar e manter habilmente seus PBXs virtuais.
Para empresas menores, com suporte interno limitado de TI, essa facilidade de administração elimina a necessidade de contratar especialistas dispendiosos ou realizar trabalhos a empreiteiros de qualidade e custo desconhecidos. E, para empresas de qualquer tamanho, os PBXs virtuais amigáveis ao administrador liberam recursos valiosos de TI que podem ser melhor utilizados em outros lugares.
7. Alcance mundial instantâneo
Como eles se integram perfeitamente às redes móveis, os sistemas telefônicos baseados na nuvem oferecem acesso instantâneo a funcionários remotos e contratados independentes, estejam eles localizados no próximo município ou na metade do mundo. Esse é um grande benefício para empresas menores, com força de trabalho dispersa, pois transmite para pessoas de fora a impressão de uma força de trabalho interna grande e coesa - contabilizando as vendas no final do corredor. Clientes, possíveis clientes e fornecedores que ligam para as linhas de escritórios principais dessas empresas nunca precisam saber que estão sendo transferidos para alguém a centenas ou milhares de quilômetros de distância.
8. Fácil de mudar de local de escritório
Sua empresa está expandindo, diminuindo o tamanho ou simplesmente mudando para novas escavações? Sem nenhum hardware específico do sistema para instalar, os sistemas telefônicos baseados na nuvem são altamente portáteis. E, como são totalmente compatíveis com dispositivos móveis, a troca é contínua - não há interrupção no serviço ou acessibilidade quando eles são exibidos em novos locais, pois os usuários podem continuar a se comunicar em seus dispositivos móveis.
Por outro lado, as trocas de PBX no local inevitavelmente causam algum tempo de inatividade. Dependendo de quando esse tempo de inatividade ocorre, ele pode ter impactos adversos nos negócios.
Desvantagens
1. Potencial para custos contínuos mais altos após a ativação inicial
Um dos argumentos mais fortes a favor dos sistemas de PBX no local é o seu potencial para reduzir os custos contínuos de comunicações. Dependendo do tamanho, uso, equipamento e outros fatores, as organizações pode pagam menos para instalar e manter seus próprios sistemas de PBX a longo prazo, em relação aos custos contínuos de assinatura de PBX virtual.
No entanto, é provável que isso seja o caso de organizações que não esperam mudar de escritório tão cedo, pois os custos associados à instalação de sistemas de PBX fixos em novos escritórios podem ser significativos. As empresas que esperam que suas comunicações mudem significativamente ao longo do tempo também devem pensar duas vezes antes de investir em sistemas de PBX no local, pois os custos (mão-de-obra e equipamentos) associados à adição de hardware de expansão podem aumentar rapidamente.
2. Pode depender da força do sinal da Internet
Alguns sistemas baseados na nuvem dependem apenas de conexões locais (de linha) e sem fio à Internet. A qualidade da chamada depende, portanto, da qualidade da conexão.
Quando a conexão é ruim ou irregular, pode ser difícil ou impossível manter uma conversa por voz, sem falar em realizar uma reunião em vídeo ou transferir grandes quantidades de dados via fax da Internet (envio sem papel). E, se a conexão acabar completamente, as estações telefônicas não conectadas às redes celulares (por exemplo, linhas fixas de desktop) serão temporariamente inoperantes. Isso é menos preocupante para as empresas que realizam a maior parte de suas comunicações em dispositivos móveis, mas, no entanto, vale lembrar..
3. Taxas de uso podem surpreender
Embora alguns sistemas baseados na nuvem ofereçam planos de chamadas ilimitados, outros cobram uma taxa fixa por um número definido de minutos (digamos, 1.000 minutos por usuário, por mês) e cobram o restante a taxas fixas ou variáveis por minuto. Os planos de chamadas limitadas são mais comuns a preços mais baixos; portanto, as empresas que optam por planos aparentemente econômicos são as que têm maior probabilidade de sofrer um choque de etiqueta após receberem suas primeiras faturas..
As cobranças de uso também são problemáticas para empresas globais que têm muitos clientes ou membros de equipes no exterior - por exemplo, empresas que associam equipes de contas, vendas e executivas baseadas nos EUA com equipes de desenvolvimento ou fabricação de back-end baseadas em mercados de trabalho mais baratos. No mínimo, os tomadores de decisão precisam analisar cuidadosamente seus orçamentos de comunicação e taxas de uso esperadas para determinar se um plano de PBX virtual ilimitado faz sentido e escolher seu provedor de acordo..
4. Potencial para período de dependência do fornecedor
Alguns fornecedores de sistemas de telefonia baseados na nuvem exigem períodos de espera para novos clientes, semelhante aos contratos de telefonia celular. Outros simplesmente oferecem descontos para pagamentos em massa a longo prazo - por exemplo, um corte de 20% no preço das assinaturas pagas com um ano de antecedência. Nos dois casos, há uma obrigação ou incentivo explícito para permanecer fiel. Isso aumenta o risco de os clientes ficarem paralisados com o serviço sub-par no caminho.
Dito isso, é muito mais fácil alterar os provedores de sistemas de telefonia baseados na nuvem após o término de um período de assinatura bloqueada ou paga antecipadamente do que trocar de fornecedor no local, o que exige a dedução de milhares de dólares em equipamentos, aguardando a chegada de novo hardware. e treinar a equipe em torno de uma nova arquitetura de comunicações.
Como mudar para um sistema telefônico baseado em nuvem
Mudar para um sistema telefônico baseado na nuvem não é uma proposta difícil. Se você já instalou (ou se envolveu com a instalação de) um PBX no local, ficará surpreso com a facilidade com que um PBX virtual bem lubrificado aparece.
Dito isto, existem muitos PBXs virtuais concorrentes por aí. Como sua empresa não pode prosperar sem um sistema de comunicações robusto e flexível, é crucial avaliar os méritos relativos de tantas opções quanto possível e determinar qual fornecedor melhor atende às suas necessidades.
Filtre suas escolhas através destas perguntas e considerações, juntamente com outras que se apliquem mais estreitamente à sua situação comercial específica:
- Contagem de Usuários. Quantos funcionários ou usuários você espera ter no seu sistema? Você antecipa o crescimento de usuários a curto prazo? As empresas que planejam o crescimento devem procurar provedores em nuvem que descontam as taxas por usuário de clientes maiores.
- Chamadas gratuitas. Sua empresa possui um número gratuito, nos EUA ou internacionalmente? Você precisa de mais de um? Quão fortemente é usado? As empresas que precisam de números de discagem gratuita devem procurar prestadores com amplas permissões de chamadas gratuitas e tarifas baixas por minuto por tempo de chamada acima dos limites do plano.
- Complexidade de gerenciamento de chamadas. Qual é a complexidade do seu gerenciamento de chamadas? Por exemplo, você tem vários grupos de chamadas, divididos por departamento ou algum outro esquema de classificação? Você precisa estacionar ou exibir chamadas? Você precisa de acesso fácil aos registros de chamadas? Você precisa de linhas compartilhadas, paginação ou recursos de intercomunicação? Verifique cuidadosamente os recursos de gerenciamento de chamadas de cada fornecedor candidato e verifique se eles estão disponíveis com o plano escolhido.
- Necessidades de conferência, reunião e colaboração. A colaboração remota é um fato da vida comercial do século XXI. Procure provedores virtuais de PBX que ofereçam suítes colaborativas completas, de preferência em pacotes generosos ou ilimitados: SMS corporativo, fax na Internet, videoconferência para dispositivos móveis e para desktop, compartilhamento de tela para dispositivos móveis e desktop para apresentações e similares.
- Requisitos de hardware. Suas necessidades de hardware de desktop foram corrigidas? As empresas com necessidades flexíveis ou variáveis de telefone de mesa devem procurar acordos de aluguel de telefone oferecidos por alguns fornecedores virtuais de PBX. Normalmente, há um custo adicional (não incluído nas taxas de assinatura) associado a este serviço, mas pode ser mais fácil - e, por curtos períodos, muito mais barato - do que comprar telefones reais.
- Integrações de software. Sua empresa confia em outros serviços de software baseados em nuvem, como Box, Dropbox, Salesforce.com ou Zendesk? Procure sistemas de telefone baseados na nuvem que se integram a esses produtos para aprimorar recursos específicos de PBX na nuvem, como fax da Internet e ferramentas colaborativas.
Como observado, há muitos provedores virtuais de PBX à sua escolha. Nem todos são criados iguais.
RingCentral, hoje, um dos operadores baseados em nuvem mais importantes e conceituados dos EUA, aborda essas considerações e algumas outras. Como outros sistemas baseados na nuvem, o RingCentral é uma solução pronta para uso que não requer hardware pesado ou conhecimento técnico local. É fácil de implementar e gerenciar, e oferece uma série de benefícios que muitos de seus concorrentes não conseguem igualar.
Os procedimentos e benefícios descritos abaixo são específicos para o RingCentral, mas também aproximadamente comparáveis a outros provedores de PBX virtual de última geração. Se você decidir que outra opção é melhor para as necessidades da sua empresa, ainda poderá usar o seguinte como um guia geral.
Implementação
Para começar a usar o RingCentral, basta instalar o aplicativo móvel em todos os smartphones que planeja transferir para o sistema. Em seguida, conecte seus telefones de mesa e computadores de mesa habilitados para IP à conexão à Internet do escritório.
Durante todo o processo, você é associado a um especialista em implementação do RingCentral, que o orienta nas contagens esperadas de usuários, requisitos de hardware, requisitos de linha (local, gratuito, vaidade), transferência de número existente e outras considerações importantes. Seu especialista pode ajudá-lo com o básico do sistema ou você pode usar um assistente on-line fácil de aprender para aprender as regras, incluindo como adicionar novos usuários, telefones e grupos de telefones (departamentos).
Gestão
Seu administrador - você, um funcionário de TI ou qualquer outra pessoa em quem você confie para supervisionar o sistema - pode gerenciar todo o sistema, em todos os dispositivos e locais de escritório, diretamente de um aplicativo RingCentral para desktop ou dispositivo móvel. A maioria das atividades de gerenciamento (se não todas) é objetiva o suficiente para ser gerenciada fora da estrutura de emissão de bilhetes de TI da sua empresa, para que os negócios diários da administração dos telefones da empresa não interfiram - ou mesmo se cruzem, na maioria dos casos - com as operações de TI. Além disso, muitas alterações e tarefas de gerenciamento específicas do dispositivo e do usuário podem ser tratadas no nível do usuário, com ou sem o conhecimento ou permissão do administrador.
Benefícios notáveis do RingCentral
1. Chamadas domésticas ilimitadas com todos os planos
Todos os planos do RingCentral são fornecidos com chamadas domésticas ilimitadas (EUA e Canadá), para que você não precise se preocupar em acumular contas indecorosas em chamadas comerciais domésticas regulares. As tarifas por minuto para chamadas internacionais variam de acordo com o país, tipo de chamada (telefone fixo ou móvel) e código de área ou cidade local, mas começam com menos de US $ 0,04.
2. Opção de Aluguel por Telefone
O RingCentral tem uma opção de aluguel de telefone para empresas com necessidades variáveis de telefone fixo. Esse é um bom benefício para empresas sazonais que contratam novas vendas ou associados de contato com o cliente por algumas semanas ou meses ao ano - e uma boa alternativa para pagar centenas ou milhares de dólares adiantados por dezenas de telefones, apenas para guardá-los no armazenamento por meses a fio.
3. Gerenciamento de chamadas padronizado e integrado e administração do sistema telefônico em todos os dispositivos
Os recursos de gerenciamento de chamadas do RingCentral incluem regras de atendimento personalizáveis, encaminhamento de chamadas, triagem de chamadas, registros de chamadas gravados, presença, interfone e paginação, conferência e muito mais. Além disso, eles estão incluídos em todos os planos, sem nenhum custo, o que significa que pequenas empresas que operam com um orçamento apertado obtêm os mesmos recursos de gerenciamento de chamadas que os grandes.
4. Recursos robustos de colaboração e conferência
Além dos recursos de colaboração da velha escola, como chamadas em conferência, o RingCentral possui ferramentas de colaboração impressionantes: Glip, uma ferramenta de produtividade com recursos de bate-papo em tempo real; conferência multiponto e desktop; e ferramentas para reuniões móveis, incluindo compartilhamento de tela e outros recursos úteis. De fato, o RingCentral argumenta plausivelmente que suas ferramentas de conferência e colaboração, além de integrações robustas com software de armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos, eliminam a necessidade de telepresença autônoma ou sistemas de reunião virtual.
Para empresas sem dinheiro que preferem pagar pelo menor número possível de serviços em nuvem, esse é um grande valor agregado. Muitos outros provedores de PBX virtual não oferecem o mesmo nível de serviço colaborativo.
5. Implementação e Suporte nos EUA
A equipe de suporte da RingCentral é sediada nos EUA, o que significa que entende como os negócios são realizados nos Estados Unidos, responde às suas necessidades e tem as melhores pessoas no trabalho quando você estiver.
6. Integrações poderosas
O RingCentral se integra a quase uma dúzia de plataformas SaaS, desde conjuntos de armazenamento de arquivos seguros até plataformas de gerenciamento de processos de negócios:
- Caixa
- Dropbox
- Escrivaninha
- Office 365, Outlook e Skype for Business
- Oráculo
- Zendesk
- Salesforce.com
- Serviço agora
Com essas integrações, o RingCentral é mais do que um sistema de tratamento de chamadas - é um valioso mecanismo de produtividade comercial.
7. Planos ricos em recursos a custo competitivo
O RingCentral não é o sistema telefônico baseado em nuvem mais barato do mercado. Alguns de seus concorrentes menos capazes podem cobrar menos porque oferecem menos: menos integrações, menos tempo de chamadas generoso e suporte limitado.
Mas, dadas as suas impressionantes capacidades, o RingCentral é definitivamente competitivo em termos de custo. O Plano Padrão de linha de base começa em US $ 24,99 por mês, por usuário, após um teste gratuito de 30 dias. O Plano Premium, que oferece mais minutos de chamadas gratuitas e descontos em colaboração, além de vários recursos (incluindo certas integrações) não disponíveis no Standard, custa US $ 34,99 por mês, por usuário. E o generoso plano empresarial, feito para empresas maiores, custa US $ 44,99 por mês, por usuário.
Esses preços estão alinhados com, ou até mais baixos do que outros fornecedores de PBX virtual de serviço completo. Mas, novamente, todos os negócios são diferentes. Antes de embarcar no RingCentral ou em qualquer outro sistema telefônico baseado em nuvem, verifique se as ofertas e preços estão de acordo com as suas necessidades.
Palavra final
Um amigo que trabalha em TI recentemente comentou comigo que, em um futuro não muito distante, olharemos para trás e perguntaremos: "Como as pessoas se saíram sem os smartphones conectados ao corpo?" Estou parafraseando, mas o ponto ficou claro: a tecnologia das comunicações está mudando rapidamente, e de maneiras às vezes imprevisíveis. Por quê Faz precisamos tirar nossos telefones dos bolsos e desbloquear as telas para fazer chamadas ou conectar-se à Internet, quando seria muito mais fácil simplesmente apertar nossos pulsos, girar nossos dedos ou arregalar os olhos? Eventualmente, todos nós poderíamos estar andando com dispositivos de comunicação bio-seguros embutidos em nossas cabeças ou membros - porque porque não?
No curto prazo, uma dinâmica semelhante (ainda que menos dramática) está ocorrendo nas comunicações comerciais. Os sistemas de telefonia baseados em nuvem ainda não são muito importantes para empresas de pequeno, médio e grande porte. Mas, à medida que o tempo passa e as soluções de telecomunicações comerciais ágeis se tornam ainda mais fortes, as empresas que continuam a se apegar a sistemas legados serão cada vez mais vistas como curiosidades.
Conclusão: a menos que você tenha os recursos e a disciplina pessoal para viver realmente fora da rede, é difícil resistir (ou até argumentar contra) a tecnologia superior que aprimora a eficiência e a produtividade. Certamente não quando você tem a responsabilidade de fazer o certo por seus funcionários, clientes e acionistas.
Você usa um sistema telefônico baseado em nuvem para o seu negócio? Caso contrário, você está pensando em mudar em breve?