13 maneiras de reduzir custos administrativos ouvidos em seus negócios
Descobrir como reduzir ou eliminar custos administrativos específicos é essencial para a lucratividade e o sucesso a longo prazo da sua empresa. Cortar essas despesas diminuirá as receitas necessárias para atingir o ponto de equilíbrio ou obter lucro, fornecer maior flexibilidade na estratégia de preços de longo prazo e melhorar o fluxo de caixa.
Como cortar despesas administrativas
1. Não compre - alugue
A decisão de possuir ou alugar um imóvel geralmente se baseia na sua escala de operações. A propriedade ou arrendamentos de longo prazo aumentam seus custos fixos e exposição financeira. Embora os contratos de aluguel mês a mês tendam a custar um pouco mais a curto prazo, a capacidade de encerrar o contrato e se mudar para um espaço mais adequado economiza dinheiro e responsabilidade a longo prazo. Em um mercado flutuante, uma decisão mais sensata pode ser limitar sua exposição financeira, economizando seu dinheiro para o momento em que você estiver mais confortável com as oportunidades de mercado e com um investimento que atenda aos seus critérios.
2. Limite de Despesas de Viagem e Entretenimento
O relacionamento com o cliente é sempre importante e nunca deve ser comprometido. No entanto, o valor das reuniões presenciais não é uma função de presentes luxuosos e jantares caros em restaurantes de luxo. Estabelecer uma política de entretenimento adequada à economia; seus clientes e possíveis clientes entenderão, pois a empresa provavelmente está implementando políticas semelhantes.
3. Telecommute
A tecnologia reduz efetivamente a distância, portanto, não há necessidade de exigir que pessoas ou especialistas administrativos estejam fisicamente localizados juntos. Os funcionários que trabalham em casa ou em instalações temporárias mensais reduzem ou eliminam o alto custo do espaço do escritório, bem como a demanda por serviços de suporte. Em muitos casos, os funcionários com a oportunidade de se comunicarem receberão menos salário devido à liberdade e à falta de custos de deslocamento..
4. Escritório de sublocação e quintal
Se você tiver excesso de espaço que não será usado por um ano ou mais, investigue a sublocação. Como proprietário, você continuará a controlar as instalações e as atividades realizadas no espaço e terá uma renda extra para compensar as despesas de suas próprias instalações.
Antes de concordar com um subarrendamento, você deve ter certeza de que o espaço não será necessário durante a vigência do contrato. Inclua o idioma no contrato para rescisão antecipada, se for necessário. Sua capacidade de reocupar o espaço oferece flexibilidade máxima e pode ser refletida no contrato reduzindo a renda do inquilino durante a vigência do contrato ou pagando uma multa se a rescisão se tornar necessária.
5. Refinanciar dívida
As taxas de juros são extraordinariamente baixas no momento. Se você possui uma dívida de longo prazo em equipamentos, máquinas ou imóveis, agora é a hora de refinanciar com o objetivo de reduzir os pagamentos o máximo possível no curto prazo. Em tempos difíceis, o dinheiro é o rei, então você quer manter o máximo possível à mão para emergências.
6. Eliminar assinaturas e associações
Com o tempo, muitas empresas adicionam assinaturas e associações devido ao seu setor e às pequenas despesas envolvidas em uma única afiliação. No entanto, essas despesas podem aumentar rapidamente e passar despercebidas, pois geralmente aparecem em diferentes cronogramas e relatórios de despesas..
Revise todas as suas afiliações sociais, fraternas e comerciais para garantir que sejam necessárias e contribua regularmente para a operação lucrativa da sua empresa. Elimine aqueles que não.
7. Reduza os custos de viagem
Sempre que possível, elimine as viagens, substituindo as viagens por telefonemas, e-mails e videoconferências. Se você precisar voar, planeje com antecedência para evitar os altos custos de uma viagem "repentina". Aumente o escrutínio de suas contas de despesas para enviar uma mensagem clara à sua equipe de que os custos são importantes.
Quando você viaja, fique em hotéis de negócios, em vez de hotéis de luxo, pois geralmente são metade do custo de uma instalação de quatro estrelas. E todo mundo que viaja deve ser membro do grupo de afinidade patrocinado pelo hotel para obter descontos e noites gratuitas.
Além disso, concentre seu aluguel de carro em um único fornecedor com quem você negociou uma taxa de barganha - especifique modelos padrão, exceto em casos aprovados. Se ficar em uma cidade maior, considere o uso de táxis em vez de alugar um carro. Interrompa os serviços particulares de limusine, a menos que sejam comparáveis às tarifas de táxi.
8. Eliminar papel
O gerenciamento de papel é demorado e caro. Classificar, arquivar e localizar arquivos requer tempo e espaço de secretariado / escritório. Compre um scanner e digitalize todos os papéis importantes e mantenha-os em arquivos eletrônicos bem organizados para economizar espaço e custos administrativos. Os livros e registros da sua empresa são críticos para sua operação contínua, por isso é importante manter e proteger cópias dos arquivos eletrônicos dentro de suas instalações e em um local remoto.
Não é necessário dizer que é necessário fazer backup dos arquivos todos os dias, especialmente todos os arquivos relacionados à identificação, registros financeiros ou informações de contato de seus clientes..
9. Despesas de marketing de ações
Identifique produtos ou serviços que complementam seu produto. Em seguida, entre em contato com a empresa que fornece os produtos e negocie um acordo de marketing mútuo. Por exemplo, um empreiteiro de piscina pode concordar em fazer marketing conjunto com um fornecedor de móveis para o exterior, ou vários restaurantes étnicos podem promover uma "Experiência Internacional de Comida", caracterizando cada restaurante em uma noite diferente. Essa estratégia expande seu esforço de marketing sem incorrer na despesa que normalmente seria associada à adição de novos vendedores ou publicidade.
10. Manter o equipamento internamente
Se o reparo e a manutenção representam um custo significativo em suas operações, considere contratar um mecânico ou especialista e leve o reparo para a empresa. Você terá equipamentos melhores e com manutenção regular que podem evitar substituições caras até mais tarde.
11. Use milhas aéreas para viagens, hotéis e automóveis
Se você ou seus funcionários voam regularmente, segmente uma única companhia aérea com um bom programa de recompensas de viagem para uso da empresa. Inscreva-se também em um dos melhores cartões de crédito para pequenas empresas e, à medida que os pontos ou milhas se acumulam, use os prêmios para negócios da empresa.
12. Monitorar ferramentas e suprimentos
Consumíveis são um ativo invisível que geralmente é ignorado. Como nenhum item é caro por si só, os funcionários geralmente os substituem, os deixam ou os levam para casa para uso pessoal.
Iniciar uma política de consumíveis - mantenha o material de escritório em uma área segura, disponível apenas através de um funcionário designado. Se você possui uma planta onde ferramentas manuais ou outros consumíveis caros são usados, inicie uma política semelhante. Atribua ferramentas a indivíduos com o requisito de que eles sejam pessoalmente responsáveis pelo custo da ferramenta, se ela estiver perdida ou ausente.
13. Aproveite a Internet
Todos os envolvidos na compra de materiais ou suprimentos devem ter acesso à Internet e saber como pesquisar nos dados por itens específicos. Estabeleça um custo máximo por item com uma política que exija que qualquer pessoa que compre itens acima desse valor use a Internet para identificar fornecedores em potencial e o menor custo.
Palavra final
O corte administrativo de custos requer a cooperação e participação de seus funcionários. Incentive a participação e as idéias deles quando você iniciar o exercício e mantenha-os informados dos resultados.
Os consultores de negócios geralmente concordam que a maioria das empresas pode cortar despesas administrativas em até 10% sem afetar sua eficiência. Ao implementar as estratégias para reduzir custos de negócios, monitore seus efeitos para garantir que as relações com os clientes não sejam afetadas adversamente, nem que os custos aumentem em áreas não administrativas como resultado dos cortes. Quando as alterações nas operações administrativas forem concluídas, faça a transição da fase de "corte de custos" do exercício para uma fase de "controle de custos" para garantir que as melhorias sejam incorporadas no dia-a-dia da empresa..
Que outras maneiras você pode sugerir para cortar custos administrativos?
