14 dicas para aumentar a produtividade e evitar distrações ao trabalhar em casa
Trabalho em casa há oito anos. E, embora agora eu esteja confortável em fazê-lo, houve muitas dores de crescimento desde o início. Uma vez eu me tranquei no banheiro para ter uma conferência telefônica ininterrupta com um cliente - não exatamente o epítome do profissionalismo. No entanto, se você dedicar um tempo para se preparar para trabalhar em casa e criar uma atmosfera propícia ao profissionalismo e à produtividade, é mais do que possível construir uma carreira próspera.
Dicas de produtividade para trabalhar em casa
Permanecer na tarefa em um espaço de trabalho que inclui crianças, acesso instantâneo às redes sociais e um número infinito de distrações pode ser difícil. Aqui estão algumas dicas e truques que eu aprendi após quase uma década trabalhando em casa.
1. Crie um espaço de escritório dedicado
Em uma casa ocupada, pode ser muito fácil deixar as crianças empilharem a lição de casa na mesa ou brincarem no computador, mas dificilmente cria uma atmosfera profissional. Se sua casa é grande o suficiente para acomodar uma sala inteira dedicada exclusivamente ao trabalho, você é um dos sortudos. Caso contrário, basta estabelecer uma área em que você possa usar o computador, falar ao telefone e manter documentos importantes armazenados.
Mas mesmo se você estiver sozinho em casa, ter um espaço de escritório dedicado faz sentido - não apenas para ajudá-lo a manter o foco, mas para economizar dinheiro com impostos. Para reivindicar a dedução fiscal do escritório em casa, meça o espaço dedicado ao escritório e calcule a porcentagem de sua casa que representa (um escritório de 200 pés quadrados em uma casa de 2.000 pés quadrados seria 10%). Você pode deduzir a porcentagem de custos associados à sua casa, como utilitários e melhorias na casa..
Para se qualificar para a dedução do escritório em casa, você deve usar seu escritório exclusiva e regularmente para os negócios. Se você o usa apenas casualmente ou o compartilha com toda a família, ele não se qualifica mais. Se você tiver outras dúvidas, consulte um profissional tributário especializado em impostos para pequenas empresas.
2. Invista no seu escritório
É importante que o seu espaço de trabalho em casa tenha todos os acessórios que você esperaria em um escritório profissional. Obviamente, o que cada pessoa considera necessário varia de acordo com o gosto e a profissão. Alguns itens que você pode considerar incluem:
- Um computador dedicado e confiável
- Uma conexão de Internet de qualidade
- Um telefone comercial fixo ou um celular exclusivo para negócios
- Um sistema de arquivamento
- Material de escritório geral (compre-o nas vendas de volta às aulas para obter as melhores ofertas)
- Uma boa impressora
- Mobiliário de escritório doméstico confortável, incluindo uma cadeira de escritório
Brincar com um computador desatualizado ou correr para a loja de impressão pode custar tempo e produtividade. E se você trabalha por conta própria, pode deduzir todos os itens que comprar para o escritório em casa nos impostos desse ano. Apenas certifique-se de manter seus recibos.
3. Crie uma lista de tarefas diárias
Definir prioridades é importante no escritório e infinitamente mais quando se trabalha em casa. Sem um chefe olhando por cima do ombro ou colegas para trocar idéias, cabe a você colocar sua lista de tarefas em ordem. Pode ajudá-lo a permanecer na pista e evitar se sentir sobrecarregado.
Anote rapidamente o que precisa ser feito durante um dia de trabalho específico e, em seguida, numere cada item em ordem de prioridade. Quando o dia terminar, transfira imediatamente tudo o que você não realizou para a lista do dia seguinte para garantir que nada escorregue pelas rachaduras.
Você também pode experimentar alguns aplicativos e ferramentas para se manter no caminho certo. Gosto do Teuxdeux por criar e priorizar listas, além de fazer anotações online. Se você prefere gerenciar sua lista de tarefas com seu smartphone, o Remember the Milk funciona com a Siri, permitindo que você crie listas por voz em vez de digitá-las. Ou tente fazê-lo amanhã, disponível para iOS e Android. Ajuda a agendar sua lista de tarefas com um dia de antecedência, para que nada seja desfeito - mesmo que você não possa acessá-la hoje.
4. Envolva sua família
Se você tem filhos em casa, precisa da cooperação de todos quando se trata de sua carreira. Convoque uma reunião de família e explique aos seus filhos que você precisa se concentrar durante o horário de trabalho - e peça ao seu cônjuge que mantenha as crianças entretidas e ocupadas. Trabalhar em casa se torna um esforço de equipe quando você pede a todos que façam sua parte para ajudá-lo a permanecer produtivo.
Uma família que conheço usa o "sistema de semáforo". O pai que trabalha em casa coloca um círculo vermelho, amarelo ou verde na porta do escritório, com base no que está acontecendo naquele dia: verde significa entrar, amarelo significa perguntar primeiro e vermelho significa não incomodar. Torna a produtividade um tipo de jogo para crianças de uma maneira muito visual e fácil de entender.
Mas mesmo que você não tenha filhos, talvez seja necessário comunicar a sua necessidade de um ambiente de trabalho silencioso ao seu parceiro. Se seu cônjuge ou parceiro trabalha em um ambiente mais tradicional, a idéia de um escritório em casa pode parecer casual, resultando em ruídos e interrupções quando você está tentando se concentrar. Defina regras básicas para o seu espaço de trabalho, como bater antes de entrar no escritório ou respeitar o tempo silencioso entre determinadas horas.
5. Permaneça na tarefa
A verificação do seu e-mail é uma necessidade quando você está trabalhando, especialmente se for o método de comunicação favorito de seus colegas. No entanto, clicar constantemente nessa guia de email pode impedir seus próprios projetos e interromper o fluxo de trabalho.
Em vez disso, feche seu email, desative todas as notificações por telefone e verifique suas mensagens e redes sociais apenas em horários designados ao longo do dia. Mesmo se você verificasse a cada 30 minutos, ainda conseguiria um tempo de trabalho sólido e ininterrupto. Outra opção para manter uma caixa de entrada limpa e deixar de ser desviado por mensagens pessoais é estabelecer um endereço de email separado apenas para o trabalho e fazer um esforço para ler, classificar e responder à correspondência de acordo..
Se você está propenso a verificar seus sites favoritos quando deveria trabalhar, tente usar o LeechBlock, uma extensão que permite "banir" sites que sugam tempo entre determinadas horas - você pode até definir horários de check-in "permitidos", como como cinco minutos de Facebook após 45 minutos de trabalho. Atualmente, o LeechBlock funciona apenas para o Firefox, mas outros navegadores têm extensões semelhantes - WasteNoTime for Safari e StayFocusd for Chrome.
6. Use um navegador dedicado
Eu tenho dois navegadores diferentes no meu computador: um para o trabalho e outro para a navegação casual. O navegador de navegação casual está repleto de distrações, de abas abertas a favoritos, notificações por email e mensagens. Quando tenho tempo livre, uso meu navegador de navegação para verificar rapidamente meus sites favoritos e me conectar com outras pessoas.
Por outro lado, meu navegador de trabalho está quase completamente vazio. Eu mantenho apenas indicadores relacionados ao trabalho e o uso de aplicativos e extensões que me ajudam a permanecer produtivo. O resultado é uma capacidade de acessar a Internet sem se distrair com vídeos engraçados ou feeds de redes sociais.
7. Organize-se
Quando você trabalha em casa, seu trabalho pode se tornar mais estressante. De repente, você está lutando entre a vida doméstica e profissional e um cronograma restrito pode atrapalhar o seu fluxo de trabalho. Isso significa que você deve fazer tudo o que puder para otimizar e organizar seu escritório em casa.
Organizar-se antes de se sentar à sua mesa pode torná-lo menos estressado e mais produtivo durante todo o dia. Um dos meus aplicativos favoritos para se manter organizado é o Evernote, um aplicativo para iOS, Android e Windows. Ele permite que você mantenha idéias, anotações, fotos e lembretes em um único local, o que o torna perfeito para aquele momento “eureka” quando você estiver longe da sua mesa.
Manter um escritório limpo também é muito propício para ficar por dentro das coisas. Ao organizar e arquivar papéis soltos, você passará menos tempo procurando por eles quando chegar a hora de precisar deles. Um arquivo custa cerca de US $ 50 e mais do que você paga em tempo economizado e aumento de produtividade. Também torna seu ambiente de trabalho muito mais agradável.
8. Criar horas definidas
Nem sempre é fácil demarcar claramente sua vida doméstica e profissional quando o computador está a poucos metros de distância. A melhor maneira de lidar com o esgotamento do trabalho é criar um cronograma. Embora possa ser impossível ignorar completamente o seu trabalho após o expediente - especialmente se você trabalha como freelancer e tem prazos rígidos -, você sempre pode priorizar. Defina uma regra de que o horário de trabalho é das 9h às 17h e você só responde a e-mails urgentes depois.
Se seu trabalho exigir que você acompanhe seu horário, um aplicativo como o Toggl pode ser uma grande ajuda. Ele anota o tempo em que você trabalhou e permite enviar atualizações e folhas de ponto aos seus supervisores. Mas, mesmo que você não precise entregar seu horário, isso pode aumentar sua produtividade, informando quanto tempo você gastou em um projeto e quanto tempo gastou navegando na Web.
Lembre-se de que, ao planejar seu horário de trabalho, você também deve planejar intervalos e refeições. Eles são parte integrante da preservação de sua sanidade. Um intervalo da manhã, refeição do meio-dia e intervalo da tarde - mesmo que seja apenas para relaxar e visitar seus sites favoritos - podem ajudar você a manter o foco e evitar ser desviado quando deveria estar trabalhando.
9. Coma na cozinha
Comer em sua mesa pode parecer um acéfalo quando você trabalha em casa, mas acho que se eu mantiver um lanche no meu computador, logo fico distraído com o ato de comer. Como é quase impossível para mim trabalhar enquanto uma mão leva comida à boca, geralmente acabo usando-a como desculpa para parar de trabalhar e navegar ao redor..
Sua melhor aposta é tornar seu escritório em casa uma zona sem comida. Mantenha uma garrafa de água ou uma xícara de café à mão para tomar um gole rápido, mas deixe as refeições principais na cozinha ou na sala de jantar. Dessa forma, você recebe uma merecida pausa, mas quando está de volta à sua mesa, está pronto para começar a trabalhar.
10. Invista em fones de ouvido
Há alguns anos, meu marido me deu um par de fones de ouvido com cancelamento de ruído no Natal. Eu não percebi até começar a usá-los para o trabalho, que presente valioso e atencioso eles eram.
Pense em todos os ruídos domésticos que podem atrapalhar sua concentração. Um telefone tocando, uma TV alta, crianças brincando, a campainha e até conversas regulares podem fazer com que você perca sua linha de raciocínio ou fique frustrado. E, como não é viável (nem justo) esperar que todo o ruído pare quando você estiver trabalhando, fones de ouvido com cancelamento de ruído são a próxima melhor coisa.
Eles emitem uma frequência que ajuda a abafar ruídos domésticos comuns e é especialmente eficaz quando combinados com música. Da mesma forma, o White Noise Lite também pode ser um salva-vidas. Basta aumentar os sons do oceano para se concentrar melhor no trabalho quando você estiver na "zona". Os fones de ouvido também funcionam como um ótimo indicador para minha família - se estiverem ligados, significa que a mãe está trabalhando e não deve se incomodar.
11. Use o compartilhamento de arquivos baseado em nuvem
Teletrabalho pode significar o compartilhamento constante de arquivos entre a sua casa e os escritórios da sua empresa. Embora seja possível enviar e-mails de um lado para outro, os anexos podem se perder no shuffle, especialmente se você estiver atualizando regularmente cópias.
Uma excelente solução é um serviço de compartilhamento de arquivos baseado em nuvem, como Dropbox, Google Drive ou Trello. Com a capacidade de atualizar em tempo real, o compartilhamento de arquivos elimina quase completamente o problema de trabalhar com documentos desatualizados. Você pode até substituir arquivos anteriores para reduzir a confusão, permitindo que seus colegas, chefe ou clientes acessem. Também mantém sua caixa de entrada livre de arquivos enormes que ocupam espaço significativo.
12. Mantenha um calendário impecável
Estar presente o dia todo pode significar toneladas de multitarefa, como levar as crianças para compromissos ou passar a hora do almoço no telefone. Um calendário sólido ajuda a evitar o excesso de agendamento e a reserva dupla. Use o Microsoft Outlook, o Worktime para iOS ou o Meu Horário de Trabalho para Android - ou simplesmente o calendário no seu smartphone.
Além disso, tentar sincronizar com colegas e clientes pode ser uma dor quando você não está trabalhando juntos em um escritório físico. Organize reuniões com um calendário compartilhado do Google e você poderá fazer check-in e escolher um horário que funcione para todos. Você também pode enviar convites e confirmações.
13. Peça ajuda
Você não precisa fazer tudo sozinho. Contrate uma babá para seus filhos ou considere contratar um assistente ou governanta para ajudar a reduzir o escopo de suas responsabilidades e manter o foco. Eu sempre contratei ajudante de mãe por algumas horas todos os dias no verão, quando meus filhos estão de férias na escola. Tenho um tempo de trabalho ininterrupto e meus filhos recebem a atenção extra de que precisam.
Se você tem filhos ou está viajando sozinho, trabalhar em casa significa que você é constantemente lembrado de todas as tarefas que precisa fazer, adicionando uma camada de estresse ao trabalho de escritório tradicional. Se você sentir que está ficando para trás, peça ao seu parceiro que participe e assuma as responsabilidades que mais o distraem. Você pode ser mais produtivo se concentrar 100% no trabalho, e não nos pratos sujos da pia ou nas tarefas que precisa executar..
14. Saia e socialize
É muito fácil ficar praticamente colado à cadeira do escritório, especialmente quando está convenientemente localizado perto da cozinha e da cama - afinal, o que mais você precisa? No entanto, é importante que, se você trabalha em casa, faça um esforço para sair de casa e socializar regularmente.
Seja participando de um almoço de escritório, indo a uma feira de emprego ou a uma convenção do setor, ou mesmo se encontrando com um grupo de outros profissionais que trabalham em casa, você pode ser mais produtivo depois de passar algum tempo longe do trabalho. Além disso, você pode obter dicas e idéias de outros profissionais como você.
Se você sentir que está ocupado demais para sair de casa e se conectar com outras pessoas, considere isso parte do trabalho e lápis a tempo longe da sua mesa como um compromisso. Mesmo se for apenas meia hora para a academia, é provável que você se sinta muito mais humano quando puder fazer uma pausa, sair e conversar com as pessoas durante o dia..
Palavra final
Embora um trabalho em casa tenha muitas vantagens, certamente pode ser difícil se você não estiver preparado para seus desafios. Ao testar as águas e ver o que realmente ajuda a mantê-lo na pista e na tarefa, você pode transformar um show em casa em uma carreira viável - que ofereça o melhor do mundo profissional e pessoal.
Você trabalha de casa? Quais são as suas melhores dicas para produtividade?
