14 perguntas a serem feitas ao escolher um fornecedor de folha de pagamento para sua empresa
Se sua empresa paga funcionários ou prestadores de serviços - mesmo que seja uma empresa proprietária ou uma microempresa sem funcionários tradicionais além de você - é hora de procurar um fornecedor de folha de pagamento para pequenas empresas. Você precisa de um parceiro profissional de folha de pagamento se:
- Optar por tributar sua LLC de passagem como uma corporação - isso é conhecido como eleição S-corp, uma estrutura comercial legal comum que pode oferecer benefícios fiscais para solopreneurs e proprietários de pequenas empresas; ou
- Terceirize tarefas, projetos ou serviços comerciais regulares a contratados independentes, a quem você paga diretamente; e
- Não deseja gerenciar o processo demorado e detalhado de calcular as despesas da folha de pagamento, executar execuções da folha de pagamento e manter a conformidade com os requisitos estaduais e federais de impostos e relatórios.
Com dezenas de fornecedores de folha de pagamento respeitáveis abertos para negócios, a escolha de um não é uma tarefa fácil. E como essa é uma decisão que você deseja tomar apenas uma vez, as apostas não são triviais. Escolha sabiamente, ou você estará de volta ao mercado de fornecedores de folha de pagamento prematuramente.
Considerações importantes para a escolha de um provedor de folha de pagamento para pequenas empresas
Ao avaliar as muitas opções de processamento de folha de pagamento para pequenas empresas, observe os seguintes fatores importantes para garantir que você faça a melhor escolha para sua empresa e seus funcionários.
1. Possui uma boa reputação?
Fornecedores de folha de pagamento com boa reputação tendem a cumprir suas promessas. Apesar de sua aparente simplicidade, a execução da folha de pagamento é um empreendimento complexo, com muitas partes móveis nos bastidores. A falha de setembro de 2019 do MyPayrollHR, um processador baseado em nuvem que foi fechado abruptamente após uma rodada final de retirada de empregadores, é um conto de advertência para empregadores convencidos de que os fornecedores de folha de pagamento são intercambiáveis.
Titulares como Folha de pagamento do QuickBooks adicionaram e refinaram recursos de folha de pagamento e RH por muitos anos e cultivaram seguidores ferozmente leais no processo. Se você não se sente à vontade para confiar o que é indiscutivelmente a função comercial não essencial mais importante da sua empresa a um iniciante que pode ou não cumprir suas reivindicações, procure um ator estabelecido.
2. Ele lida com cálculo e pagamento de impostos sobre folha de pagamento?
O gerenciamento de impostos sobre as folhas de pagamento é uma perspectiva demorada e orientada a detalhes que leva incontáveis proprietários de empresas que de outra forma executariam sua própria folha de pagamento nos braços de fornecedores de folha de pagamento. Por que pagar pelo processamento da folha de pagamento que não inclui cálculo, arquivamento e pagamento automatizados de impostos?
Se o seu provedor de folha de pagamento preferido não oferecer gerenciamento abrangente de impostos a todos os preços, pense cuidadosamente antes de prosseguir. No mínimo, primavera para um plano que inclua gerenciamento tributário.
3. É compatível com dispositivos móveis e funcional com dispositivos móveis?
Raro é o aplicativo na nuvem que não mostra sua "compatibilidade com dispositivos móveis". Os aplicativos compatíveis com dispositivos móveis possuem texto frontal limpo e maior e ícones nítidos que parecem legíveis e distintos em dispositivos de tela pequena, como smartphones. É uma consideração essencial para qualquer proprietário de empresa ou lead de folha de pagamento que deseja flexibilidade para gerenciar e executar a folha de pagamento em movimento.
Mas a compatibilidade com dispositivos móveis não é a única consideração para usuários móveis frequentes. Se você espera fazer um trabalho significativo da folha de pagamento em seu smartphone ou tablet ou planeja contratar um profissional de recursos humanos para fazer o mesmo, escolha um provedor de folha de pagamento com excelente funcionalidade móvel também - não aquele cujo aplicativo ou site móvel seja uma imitação pálida de seu produto de desktop com todos os recursos.
4. Ganha notas altas dos usuários?
Nem todos os fornecedores de folha de pagamento desfrutam do luxo da incumbência ou dos benefícios do status de nome familiar. A maioria não. Ao considerar apenas os processadores com muitos anos de resultados consistentes, você pode perder novos recursos de qualidade que fazem as coisas de maneira diferente e melhor do que os titulares complacentes.
Comece sua pesquisa por informações confiáveis sobre os processadores de folha de pagamento mais recentes, pesquisando sobre tecnologia e publicações comerciais respeitáveis, incluindo Money Crashers, para obter análises imparciais. Complemente as análises de especialistas com comentários deixados por usuários reais em plataformas como o Capterra. E verifique se há padrões de queixas com procuradores gerais e árbitros particulares, como o Better Business Bureau.
5. Oferece rastreamento de tempo integrado?
O rastreamento de tempo integrado geralmente não é um rompimento de acordos para pequenas empresas com funcionários assalariados uniformemente isentos de pagamento de horas extras ou para aqueles que dependem exclusivamente de mão-de-obra contratada.
Mas é fundamental para os empregadores com funcionários horistas e duplamente quando esses funcionários trabalham horas diferentes a cada período de pagamento. Restaurantes e cafés, provedores de manutenção de propriedades e empresas sazonais de todos os tipos têm extensas necessidades de pontualidade que exigem uma estreita integração da folha de pagamento.
6. Depois de configurado, ele executa a folha de pagamento automaticamente?
A folha de pagamento manual é uma perda significativa de tempo para empresas com vários funcionários e contratados. Em vez de se resignar a passar horas certificando-se de que está pronto para executar a folha de pagamento, escolha um provedor de folha de pagamento que automatize o processo após a configuração inicial. Por exemplo, todos Folha de pagamento do QuickBooks os pontos de preço oferecem folha de pagamento automática para funcionários assalariados em depósito direto, sempre com a opção de pré-visualizar a corrida e a capacidade de adicionar remuneração especial, como bônus e comissões, conforme necessário.
7. Permite depósito direto no mesmo dia?
Tudo o resto se move mais rapidamente nos dias de hoje. Por que não o processamento de depósito direto do seu provedor de folha de pagamento?
O padrão de depósito direto de dois dias é quase tão antiquado quanto o cheque em papel. Com o desemprego próximo de mínimos históricos, trabalhadores talentosos procuram qualquer desculpa para seguir em frente. Para os funcionários já descontentes, o processamento lento da folha de pagamento é frequentemente a palha proverbial que quebra as costas do camelo. Não há razão para tentar o destino.
Dependendo do plano, as principais plataformas de processamento de folha de pagamento, como a QuickBooks Payroll, oferecem depósito direto no dia seguinte e no mesmo dia, reduzindo ou eliminando a lacuna entre retirada e depósito da folha de pagamento. É um recurso que permite vender pagamentos rápidos como um dos muitos benefícios amigáveis para os funcionários que você oferece a novas contratações.
8. É fácil para os não profissionais usarem?
Mesmo se você tiver os recursos para contratar um contador em período parcial ou integral, uma plataforma de folha de pagamento projetada para pessoas que não são contadoras de contas o ajudará melhor. A folha de pagamento é fácil de complicar demais. Mas não é ciência do foguete, portanto não há razão para confiar em um fornecedor subordinado ou externo para navegar na interface do seu conjunto de folhas de pagamento ou interpretar seus relatórios.
Antes de comprar um plano de folha de pagamento, dedique algum tempo a analisar o conteúdo de ajuda do provedor. Procure arquivos extensos, vídeos tutoriais, artigos escritos por especialistas em inglês simples e conteúdo gerado pelo usuário. Assista e leia este conteúdo para ter uma idéia da interface e dos recursos da plataforma, e pergunte a si mesmo: Posso usar este software para executar a folha de pagamento sem cometer um erro de cálculo caro e demorado??
9. É fixado o preço adequadamente?
A folha de pagamento é uma área em que pagar mais por um produto de alta qualidade geralmente compensa. Em outras palavras, você obtém o que paga aqui.
Mas não pague por recursos e capacidades que você não precisa nem pague mais do que valem pelos que você faz. Encontre um provedor de folha de pagamento que ofereça várias opções de plano, abrangendo uma faixa de preço, melhor para escalar à medida que você adiciona funcionários e recebe desafios de RH mais complexos.
Ao avaliar possíveis fornecedores de folha de pagamento, preste muita atenção à quantidade e qualidade dos recursos dos planos correspondentes. Ao comparar os planos de nível básico oferecidos por dois provedores, procure por omissões flagrantes ou inclusões bem-vindas. Em seguida, compare seus preços para determinar qual é um valor melhor.
10. Novos usuários obtêm preços especiais?
Muitos fornecedores de folha de pagamento oferecem preços especiais para novas contas. Períodos de teste gratuito, na maioria das vezes com duração de 30 dias - e às vezes mais - são bastante comuns. Assim são os descontos mais longos. Por exemplo, Folha de pagamento do QuickBooks oferece 50% de desconto por três meses, o equivalente a 45 dias grátis, a novos usuários que dispensam o período de avaliação gratuita de 30 dias.
11. Ajuda nos relatórios de novos contratados?
Os órgãos reguladores estaduais de trabalho exigem que as empresas relatem novas contratações logo após a ocorrência. Nenhum provedor de folha de pagamento arquiva novos relatórios de contratação em seu nome. Mas muitos fornecem os formulários necessários para fazê-lo com precisão e rapidez.
12. Garante resultados do imposto sobre os salários?
Folha de pagamento do QuickBooks não é o único provedor de folha de pagamento que calcula, arquiva e paga automaticamente os impostos sobre a folha de pagamento com o mínimo de entrada exigida dos usuários. Mas merece elogios por um recurso tributário amigável ao cliente. Sua Garantia sem penalidade fiscal promete reembolsar as taxas de penalidades do IRS e os juros de até US $ 25.000 por ano quando você encaminhar seu aviso de imposto de renda no prazo de 15 dias após o recebimento.
Não obstante as letras miúdas, a Garantia Gratuita de Penalidades Tributárias da Folha de Pagamento do QuickBooks oferece ampla tranqüilidade para os empresários preocupados com o descuido do processador da folha de pagamento voltando a mordê-los. É um gesto que poucos provedores de impostos sobre folha de pagamento replicam.
13. Acomoda uma variedade de estruturas salariais e classificações dos trabalhadores?
Seu provedor de folha de pagamento não deve ter problemas para acomodar as necessidades da folha de pagamento da sua empresa, não importa quão complexa ou mutável. Procure fornecedores que facilitem a alteração de taxas horárias dos funcionários, abono de horas extras, taxas especiais de pagamento, status de isenção e elegibilidade de bônus. Você precisa de um provedor de folha de pagamento que cresça com seus negócios à medida que adiciona e promove contratados e funcionários.
14. Ele se integra ou oferece acesso direto a outros produtos de RH?
O processamento da folha de pagamento não é o único que as empresas de serviços de recursos humanos precisam à medida que crescem. Fique um passo à frente de seus planos e evite incompatibilidades indesejadas entre as funções de RH presentes e futuras, escolhendo um conjunto de processamento de folha de pagamento que se integre perfeitamente a outros produtos essenciais de RH e de contabilidade, como administração de benefícios e gerenciamento de remuneração dos trabalhadores. Procure incentivos para comprar vários serviços simultaneamente. Folha de pagamento do QuickBooks os clientes recebem 50% de desconto por três meses quando se inscrevem no QuickBooks Accounting, por exemplo.
Palavra final
Sua seleção de provedor de folha de pagamento terá um efeito tangível em sua pequena empresa. O fornecedor ideal da folha de pagamento preenche a maioria dessas caixas, entre outras:
- Uma experiência totalmente compatível com dispositivos móveis e funcional para dispositivos móveis
- Facilidade de uso para não profissionais
- Excelente valor para uma variedade de casos de uso
- Funções de valor agregado, como controle de tempo e contabilidade integrados
- Tranquilidade total sobre o gerenciamento de impostos sobre as folhas de pagamento
- Flexibilidade e escalabilidade para empresas em crescimento, com uma mistura de contratados independentes e funcionários de meio período e período integral
- Operação manual, incluindo processamento automático da folha de pagamento
- Recursos amigáveis aos funcionários, como depósito direto no mesmo dia
Essas são demandas razoáveis para empresas que buscam um fornecedor de folha de pagamento de serviço completo que cumpra suas promessas.
Algumas empresas também têm outras não negociáveis para provedores de folha de pagamento em potencial. Não tenha medo de enviar seus contatos de vendas para explicar como eles podem acomodar suas necessidades. Se eles realmente querem o seu negócio, farão o possível para conseguir.
Você tem um provedor de folha de pagamento preferido para pequenas empresas? Qual é a sua coisa favorita sobre isso?
