Como se tornar um notário público - responsabilidades e requisitos

Um notário público, também conhecido como notário público, é um servidor público licenciado pelo estado que executa uma variedade de tarefas envolvendo documentos oficiais ou legais. Os notários podem administrar juramentos, servir como testemunhas de documentos assinados, prestar depoimentos juramentados (depoimentos) e verificar ou certificar documentos oficiais ou cópias de documentos oficiais.

Os notários são funcionários públicos do estado e, como tal, devem ser reconhecidos e licenciados pelo órgão estadual apropriado, geralmente o Secretário de Estado, antes que possam desempenhar suas funções. Todo estado possui requisitos específicos para notários públicos e, embora essas leis diferam entre os estados, eles impõem requisitos semelhantes. Aqui estão as informações essenciais que você precisa saber sobre cartórios e suas responsabilidades profissionais, requisitos e custos.

Responsabilidades de um notário público

Os notários públicos cumprem uma variedade de papéis relacionados ao processo legal. Embora todos os notários devam ser licenciados pelo estado em que vivem ou trabalham, os notários não são oficiais nem funcionários do estado. Em vez disso, eles servem como servidores públicos que fornecem uma variedade de serviços que estão autorizados a executar de acordo com a lei estadual..

Os notários cumprem as mesmas responsabilidades gerais, independentemente de onde você esteja, embora as leis específicas do estado definam os deveres que os notários devem cumprir. A Secretaria de Estado do seu estado, a secretaria do condado local ou uma agência governamental semelhante poderá fornecer informações sobre o que os notários podem e não podem fazer e no seu estado.

1. Testemunho e Agradecimentos

Muito do que um notário faz envolve verificar se uma pessoa que assina um documento legal é quem ela afirma ser. Esse processo é conhecido como reconhecimento ou testemunha, e há três etapas básicas para reconhecimento de firma nesses casos.

Aparência. Na maioria das situações, qualquer pessoa que deseje assinar um documento deve comparecer pessoalmente ao notário. No entanto, em algumas situações, o assinante pode assinar o documento fora da presença do notário, levar o documento ao notário e afirmar ou reconhecer que a assinatura é deles. Se um notário precisa estar fisicamente presente para a assinatura depende do tipo de documento que está sendo assinado. Por exemplo, a lei estadual pode exigir que um documento específico, como uma declaração juramentada, seja assinado e juramentado ou afirmado na presença do notário. Com outros documentos, como uma última vontade e testamento, afirmar na presença do notário que você assinou o documento e o fez por vontade própria pode ser suficiente.
Identificação. O notário público não pode reconhecer um documento sem que cada signatário prove sua identidade. As leis estaduais diferem nos tipos de identificação que os notários podem usar para verificar essas informações, mas os formulários comuns incluem carteiras de motorista, carteiras de identidade emitidas pelo estado, passaportes dos EUA, carteiras de identidade estrangeiras residentes (green cards) e cartões ou documentos similares emitidos por um governo agência que inclua o nome, a fotografia e outras informações de identificação do assinante, como endereço. As formas de identificação que não são emitidas pelo governo ou que não têm uma fotografia (como cartões de crédito ou cartões da previdência social) geralmente não são suficientes.
Assinatura voluntária. Depois de comparecer perante o notário e provar sua identidade, cada signatário deve assinar o documento e afirmar que o faz voluntariamente.

2. Verificações

Uma verificação, às vezes chamada de senador ou verificação mediante juramento ou afirmação, é semelhante a um reconhecimento. As verificações também exigem que você prove sua identidade ao notário antes de assinar, mas inclua o requisito de assinar o documento somente depois de prestar juramento ou afirmação de que o conteúdo, as representações ou as declarações feitas no documento são verdadeiras.

Quando você assina o documento, o notário pede que você levante a mão e jure ou afirme que o conteúdo do documento é verdadeiro. Jurar a veracidade de um documento envolve prometer perante um poder superior que suas declarações são verdadeiras, enquanto afirmar envolve prometer a veracidade de suas declarações sem nenhuma referência a um poder espiritual ou religioso. Os assinantes podem escolher se desejam jurar ou afirmar com base na preferência pessoal.

3. Administração de Juramentos e Afirmações

Algumas situações, como testemunhar em um depoimento, exigem que você faça um juramento ou afirmação verbal sem assinar nenhum documento na presença do notário. Os notários podem administrar juramentos e afirmações nessas situações, e o processo é idêntico ao usado em uma verificação, exceto sem a assinatura.

4. Cópias de certificação

O notário público pode certificar que as fotocópias de certos documentos são cópias verdadeiras e idênticas dos originais. Essas cópias autenticadas podem ser usadas no lugar do original para qualquer finalidade necessária. Por exemplo, se você é um residente legal permanente que está se candidatando a um emprego e o trabalho exige uma cópia autenticada do seu green card, você pode levar seu green card antes de um notário e solicitar que o notário faça uma cópia e o ateste.

Embora os notários possam certificar uma ampla variedade de cópias de documentos, documentos gravados publicamente - como documentos corporativos arquivados em um Secretário de Estado ou transcrições de processos judiciais - só podem ser feitos pelo órgão governamental que detém os originais.

Tabeliões, Advogados e Assessoria Jurídica

É importante observar que um notário público não é um funcionário judicial, advogado ou alguém que possa dar aconselhamento ou orientação jurídica profissional. Embora os advogados licenciados possam se tornar notários públicos, tornar-se um notário público licenciado não lhe dá o direito de fornecer aconselhamento ou orientação jurídica, preparar documentos legais ou representar pessoas perante um tribunal ou processo judicial. O notário público pode fornecer apenas serviços limitados e específicos. Fornecer aconselhamento ou representação legal profissional sem ser um advogado licenciado é crime.

Por exemplo, se você quiser escrever um último testamento e testamento, deverá ter seu testamento assinado por duas testemunhas adultas competentes. Se as testemunhas assinarem na presença de um notário que verifica suas identidades, você cria o que chamamos de vontade auto-comprovada. As vontades de comprovação são importantes porque, quando um tribunal é solicitado a determinar se sua vontade atende aos requisitos legais de seu estado, o tribunal pode aceitar as declarações autenticadas das testemunhas em vez de exigir que essas testemunhas testemunhem que viram você fazer ou assinar o documento.

No entanto, mesmo que você tenha sua vontade assinada e testemunhada na presença de um notário, esse ato não significa necessariamente que sua vontade é legalmente válida. Para ser considerado válido, o testamento deve atender a requisitos legais específicos, e o reconhecimento de firma não é um deles. O notário não pode aconselhá-lo sobre se o seu documento é uma última vontade e um testamento legais, nem o reconhecimento de firma do documento garante que um tribunal o aceitará como legalmente válido. Para ter certeza de que sua vontade ou qualquer outro documento é legal, não é suficiente notarizar; você deve verificar se o documento atende a quaisquer requisitos legais relevantes. Para garantir que seus documentos sejam legalmente válidos, entre em contato com um advogado para obter aconselhamento jurídico.

Requisitos para se tornar um notário público

Se você deseja se tornar um notário, precisará atender aos requisitos específicos estabelecidos pelo seu estado. Esses requisitos diferem entre os estados, mas geralmente são semelhantes. Você pode esperar que o processo de se tornar um notário leve pelo menos quatro semanas, mas possivelmente até 10 ou mais.

1. Elegibilidade

Para ser elegível para se tornar um notário público em qualquer estado, você deve atender a algumas qualificações básicas.

Era. Você deve ter pelo menos 18 anos.
Cidadania. Você deve ser um cidadão americano ou um residente estrangeiro legal.
Alfabetização. Você deve ser capaz de ler e escrever em inglês.
Historia criminal. Em alguns estados, você não pode se tornar um notário se tiver sido condenado por algum crime, enquanto em outros não deve ter sido condenado por um crime. Em outros estados, você não deve ter sido condenado por nenhum crime ou crime que envolva desonestidade, fraude ou engano. Por exemplo, o crime de agravamento da bateria envolve intencionalmente causar sérios danos corporais a alguém, enquanto o crime de se passar por um policial envolve se entregar intencionalmente a outros como policial. Ser condenado por se passar por um policial (se o crime foi um crime e não uma contravenção) desqualifica você de se tornar um notário, enquanto ser condenado por uma bateria agravada pode não, pois não envolve reivindicações falsas ou desonestas.
Registro de Eleitor. Alguns estados exigem que você seja um eleitor registrado no município ou estado em que deseja obter sua licença de notário.
Residência. Alguns estados exigem que você viva no estado em que deseja se tornar um notário licenciado, enquanto outros permitem que você também seja um residente de um estado fronteiriço. Outros exigem apenas que você trabalhe no estado.
Não há revogações anteriores. Você não pode ser um notário público se você já era um notário e teve sua licença revogada.

2. Educação e testes

Em um pequeno número de estados - Califórnia, Colorado, Delaware, Flórida, Missouri, Montana, Nevada, Carolina do Norte, Oregon e Pensilvânia - você deve concluir um curso de educação notarial fornecido por um educador aprovado pelo estado. Os requisitos de educação diferem, mas normalmente incluem três a seis horas de treinamento em sala de aula ou on-line. As taxas das aulas podem custar entre US $ 25 e US $ 100 ou mais.

Um número um pouco maior de estados - Califórnia, Colorado, Connecticut, Havaí, Louisiana, Maine, Montana, Nebraska, Nova York, Carolina do Norte e Utah - exige que você seja aprovado no exame de notário. Wyoming oferece um exame opcional, enquanto Ohio permite que juízes locais determinem se um exame é necessário.

3. Verificação de antecedentes

Alguns estados exigem que todos os notários se submetam a uma verificação de antecedentes criminais e impressões digitais, enquanto outros tornam opcional uma verificação de antecedentes ou não impõem uma.

4. Inscrição e Taxa

Você deve enviar uma solicitação à agência governamental estadual apropriada - geralmente a Secretaria de Estado - para obter sua licença de notário. Você também pode precisar incluir em seu aplicativo uma cópia de qualquer resultado de exame de licenciamento exigido, comprovante de residência, comprovante de cidadania ou status legal de residência permanente e uma assinatura com firma reconhecida. Geralmente, você também precisa pagar uma taxa de inscrição, que normalmente fica na faixa de US $ 25 a US $ 50. Se você trabalha para uma empresa como um escritório de advocacia, seu empregador pode estar disposto a cobrir essa taxa para você.

5. Comissão de Notariado

Depois de enviar sua inscrição, você receberá uma comissão da Secretaria de Estado do Estado ou do escritório apropriado que supervisiona os notários em seu estado. Esta comissão detalha a data em que sua carteira de notário se torna efetiva e quanto tempo dura seu mandato e pode conter outras informações, como um número de identificação de notário.

As comissões de notário são normalmente eficazes por um único mandato de quatro anos, mas podem durar até 10, dependendo do estado. No final desse período, você terá a opção de renovar sua comissão; se você não renovar a tempo e sua comissão expirar, precisará obter uma nova comissão se desejar permanecer notário.

6. Selos e Revistas

Além da sua comissão, você precisará de um ou possivelmente dois outros suprimentos básicos para realizar serviços de cartório. Primeiro, você normalmente precisará de um selo oficial, um selo que usará para marcar ou gravar em relevo os papéis que você notarizar. Os selos incluem várias informações, como seu nome, o estado em que você foi comissionado, seu número de identificação notarial e a data em que sua comissão expira. Dependendo do tipo de documento que você está com firma reconhecida e dos requisitos de seu estado, o seu selo também pode incluir detalhes como a data em que o documento foi firma reconhecida e que tipo de documento foi usado para provar a identidade do assinante ou assinantes.

Além de um selo, você também pode precisar e manter um diário ou caderno. Revistas de cartório são permitidas em todos os estados, mas somente necessárias em alguns. Este diário contém uma lista de todos os documentos que você registrou em cartório, a data e hora do reconhecimento de firma, a data do documento, o tipo de documento usado para verificar o assinante, o endereço do assinante e possivelmente detalhes adicionais.

7. Notário

Um título de notário é um tipo de caução ou seguro projetado para proteger os membros do público de erros que um notário público possa cometer. A maioria dos estados, mas não todos, exige que os notários tenham uma caução por um valor específico, como US $ 10.000.

Para obter um título, é necessário pagar uma pequena taxa à seguradora licenciada pelo estado, geralmente entre US $ 50 e US $ 100, embora possivelmente mais. Embora os fornecedores de títulos sejam diferentes por estado, você pode obtê-los junto ao seu agente de seguros, bancos ou empresas de títulos. O escritório do Secretário de Estado do seu estado também pode fornecer informações sobre onde encontrar provedores de títulos licenciados em sua área..

Uma vez vinculado, qualquer membro do público que perder dinheiro como resultado de seus erros ou negligência pode ser compensado pelo emissor do vínculo (a companhia de seguros ou de vínculo) por um valor até o valor do vínculo. Se isso acontecer, você terá que pagar de volta à empresa coligada pelo dinheiro que pagou.

8. Seguro de E&O

Ao contrário dos títulos de garantia, que protegem os membros do público de erros ou negligência de um notário, o seguro de erros e omissões (E&O) é um tipo de seguro de responsabilidade profissional que protege o notário de quaisquer erros que possam causar danos ou resultar em problemas financeiros aos membros de um notário. o público.

Por exemplo, se você cometer um erro quando notarizar um contrato que resulte na perda do contrato por outra pessoa, você poderá ser responsabilizado (ou seja, processado) pelo dinheiro que o assinante perdeu. O seguro de E&O foi projetado para protegê-lo de tais perdas. Sem ele, seus bens pessoais podem estar em risco se você cometer um erro, for processado e perder. O seguro de E&O não é um requisito para se tornar um notário público, mas geralmente é considerado uma escolha sábia para quem realiza serviços de notário.

Muitas companhias de seguros - como Geico, Nationwide e Progressive - oferecem uma variedade de planos de seguro de E&O e fornecem cotações gratuitas. Você pode procurar esses planos on-line ou ligar para os agentes de seguros da sua região..

Encontrando um notário

Se você nunca usou um notário antes, talvez não saiba por onde começar a procurar quando precisar. Felizmente, os notários públicos são bastante comuns, e encontrar um é simplesmente uma questão de saber para onde procurar.

Dependendo da localização desses notários e do seu relacionamento com eles, você poderá usar os serviços gratuitamente ou a um custo reduzido.

Seu empregador. Empresas de todos os tamanhos têm uma necessidade regular de serviços de notário, e não é incomum que mesmo uma pequena empresa tenha pelo menos um funcionário que seja notário público. Pergunte ao seu empregador se sua empresa tem notários disponíveis ou oferece serviços de notário aos funcionários.
Escolas. Às vezes, os estudantes universitários têm acesso a serviços notariais. Departamentos acadêmicos, escritórios de registradores e escritórios de assistência jurídica geralmente têm serviços de cartório disponíveis para estudantes ou funcionários.
Bancos. A maioria dos bancos e cooperativas de crédito provavelmente tem pelo menos um, e geralmente vários, notários disponíveis. Alguns oferecem serviços notariais para titulares de contas gratuitamente, enquanto outros cobram uma pequena taxa.
Tribunais. Muitos funcionários de tribunais estaduais, municipais e municipais são notários públicos. Da mesma forma, os bibliotecários das bibliotecas jurídicas do tribunal do condado também podem fornecer serviços de cartório.
Escritórios governamentais. Alguns escritórios estaduais, municipais e municipais oferecem serviços notariais aos residentes.
Escritórios Profissionais. Se você tem um advogado, o escritório de advocacia quase certamente tem um notário presente ou sabe como encontrá-lo rapidamente. Da mesma forma, agentes imobiliários, planejadores financeiros e agentes de seguros geralmente possuem uma carteira de notário ou funcionários que.
Fornecedores de Serviços de Varejo. Alguns pontos de venda, como a UPS Store, farmácias e supermercados, disponibilizam serviços de cartório para os clientes.
Tabeliões Independentes. Muitos notários oferecem serviços móveis e podem viajar até você para facilitar o reconhecimento de firma. Você pode encontrar notários móveis com uma pesquisa na Internet por notários em sua área.

Custos do notário

Os notários podem cobrar taxas por seus serviços, embora os preços possam variar significativamente e geralmente sejam limitados ou predefinidos pelas leis estaduais. As taxas predefinidas de reconhecimento de firmas do estado podem variar de US $ 1 a US $ 15 por assinatura. Portanto, se você tiver um único documento que exija quatro pessoas para assiná-lo e que tenham suas assinaturas autenticadas em cartório, e o notário cobrar US $ 5 por assinatura, terá que pagar US $ 20. Em estados onde não há taxas limitadas ou predefinidas, os notários podem definir suas próprias taxas.

Os notários móveis, ou notários que viajam para o seu local, também podem cobrar uma taxa adicional pela viagem. Alguns estados têm taxas de viagem predefinidas, como US $ 0,30 por milha, enquanto outros não. Em estados sem taxas de viagem pré-definidas, os notários podem definir suas próprias taxas.

Palavra final

Se você ainda não o fez, provavelmente precisará usar os serviços de um notário em algum momento de sua vida. Saber o que isso envolve, quais são suas responsabilidades e o que um notário pode ou não fazer fará com que as coisas corram o mais suavemente possível.

Se você está pensando em se tornar um notário, o processo é relativamente fácil e algo que a maioria das pessoas é capaz de fazer, e ser um notário pode até se tornar uma fonte de renda extra ou uma base para o seu próprio negócio.

Você já usou os serviços de um notário público antes? Você é um notário?