Como criar e hospedar um webinar - Benefícios para Marketing e Atendimento ao Cliente

Se você não introduziu webinars em seus esforços de marketing, atendimento ao cliente ou treinamento de funcionários - esteja você administrando uma empresa da Fortune 500 ou uma operação de uma pessoa - pode estar perdendo uma oportunidade significativa.

Noções básicas sobre webinars

Simplificando, um seminário on-line é um seminário interativo de áudio e vídeo multicast na web que oferece a oportunidade de fornecer, receber e discutir informações. De acordo com uma pesquisa da ON24, o webinar médio em 2013 atraiu 433 inscritos. Quase metade dos patrocinadores participantes (49%) de uma pesquisa de 2013 da MarketingSherpa classificou os webinars e webcasts como a ferramenta de marketing mais eficaz que eles usavam, bem acima dos aplicativos móveis (35%), blogs (27%), comunicados de imprensa (21% ) e marketing de mídia social (18%).

Os seminários on-line apareceram pela primeira vez por volta de 1994 e se tornaram cada vez mais populares à medida que os custos de produção caíam e a tecnologia para comunicação com amplos públicos melhorava. Mais de 80% dos seminários on-line no estudo ON24 tiveram mais de 200 participantes, enquanto 15,2% tiveram mais de 1.000 participantes.

É importante entender a distinção entre webinars e outros fóruns baseados na Internet, como reuniões online e podcasts:

Reuniões on-line. Também chamado de reuniões na Web, videoconferência, teleconferência e conferência virtual. Nas reuniões on-line, um intervalo de 2 a 30 participantes está envolvido simultaneamente na discussão, que pode ser uma reunião do conselho corporativo ou discussão da equipe do projeto. As empresas normalmente usam reuniões on-line para brainstorming, onde os participantes familiarizados com um assunto podem fornecer sugestões e discussões sobre o tópico em questão..
Podcasts. Às vezes chamados de webcasts, geralmente são transmitidos sem interatividade. A palavra "podcast" é uma combinação de "broadcast" e o então revolucionário "iPod" da Apple, que pode reproduzir arquivos de áudio e vídeo digitais. A disponibilidade de câmeras de baixo custo e alta qualidade, bem como software de gravação de vídeo e áudio, permite que empresas de todos os tamanhos anunciam seus produtos e serviços de maneira econômica através desta plataforma.

Benefícios de um webinar para patrocinadores e participantes

Os seminários on-line permitem que os patrocinadores comuniquem uma mensagem a centenas de participantes em tempo real. Como conseqüência, eles são igualmente populares entre educadores e estudantes, profissionais de marketing e clientes em potencial e treinadores e funcionários de negócios. Eles são especialmente populares entre - e eficazes para - usuários de pequenas empresas, de acordo com esta postagem da Outgrow.

Suas vantagens incluem o seguinte:

Fungibilidade. Muitos hosts fornecem seminários on-line gratuitamente aos participantes nos esforços para criar listas de clientes em potencial ou como um complemento ao atendimento ao cliente. No entanto, alguns cobram uma taxa pela participação. Os seminários on-line baseados em taxas geralmente variam de US $ 20 a US $ 150, com duração entre 60 e 90 minutos. O fator crucial na decisão de pagar é o valor percebido do webinar aos olhos do comprador. Segundo o blog InstantPresenter, a decisão de comprar um seminário depende da reputação do palestrante, do assunto e se as informações apresentadas podem ajudar o espectador a ganhar mais dinheiro.
Acesso geográfico. Patrocinadores e participantes podem ser localizados em qualquer lugar em que a Internet esteja disponível - casa, trabalho, locais domésticos e internacionais - a qualquer hora do dia e da noite. Nenhuma viagem é necessária, tornando os custos de transporte, instalações, refeições e entretenimento para as partes participantes um problema não obrigatório.
Flexibilidade. Os seminários on-line são usados para apresentações, palestras e workshops. Vários formatos e recursos estão disponíveis - como perguntas e respostas, entrevistas, painéis e webinars no estilo de apresentação - de uma ampla variedade de provedores de serviços on-line, garantindo que a mensagem do patrocinador seja entregue de maneira eficaz e eficiente.
Segurança. Os membros do público registrado podem ligar para o computador host através de um link personalizado. Os membros da audiência podem precisar digitar um ID da reunião ou senha pré-aprovada.
Escalabilidade. Os seminários on-line são adequados para pequenos e grandes públicos.
Tecnologia comprovada. Vários fornecedores fornecem os meios para hospedar seminários on-line on-line sem downloads volumosos. Os programas são fáceis de usar - geralmente intuitivos - para que os patrocinadores possam se concentrar na mensagem, e não no meio.
Longevidade. Os patrocinadores costumam gravar seus seminários on-line e disponibilizá-los para download futuro. Uma pesquisa recente do YouTube retornou mais de 350.000 links para seminários on-line, com assuntos que variam de "Como fazer troca de opções de dinheiro" a "Recomendações de exercícios para cuidados de longo prazo (prevenção de quedas)". Erin Kell, da Trew Marketing, diz que “a melhor coisa dos seminários on-line é que eles não são um esforço de marketing único. Seu webinar gravado pode ser visualizado sob demanda nos próximos meses ou anos e pode continuar gerando leads. ”

Recursos técnicos de um webinar

Num artigo do About.com, Shelby Britton, que executa programas de webinar para a Adobe Systems, é citado como tendo dito: “As ferramentas de webinar oferecem uma funcionalidade poderosa para interatividade. Se você não conta com interação ou algum tipo de troca colaborativa, também pode produzir um vídeo para divulgar o conteúdo. ”

A maioria dos provedores de serviços de webinar (como WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect e AnyMeeting) fornece recursos para:

Apresentações de slides. Você pode exibir uma apresentação de slides usando o MS PowerPoint ou o Keynote da Apple, como faria em uma sala de aula, sala de reunião ou sala de aula comum.
Stream de vídeo. Mostrar vídeos únicos ou múltiplos, armazenados no seu computador ou em outro local - YouTube, por exemplo.
Fale com seu público. Os seminários on-line usam o VoIP para possibilitar a comunicação de áudio em tempo real. Alguns provedores de serviços oferecem um recurso de chamada, incluindo uma opção de ligação gratuita. Um serviço de tradução para inglês, alemão, espanhol, francês, italiano e chinês pode ser oferecido por uma taxa adicional.
Gravar tudo. Os seminários on-line geralmente oferecem uma opção para os hosts gravarem toda a apresentação - incluindo todos os recursos visuais e de áudio, o que é muito importante para uso futuro.
Editar conteúdo em tempo real. Os hosts geralmente podem usar o mouse do computador para criar anotações, destacar itens ou fazer marcações na tela.
Bate-papo. O host pode abrir uma caixa de bate-papo para conversar por texto com o público, o que é especialmente útil para os membros do público que desejam fazer perguntas. Muitos provedores de serviços oferecem a capacidade de alternar entre bate-papos públicos e privados (permitindo a remoção de bate-papos ofensivos). Antes de usar um recurso de bate-papo, no entanto, certifique-se de entender as práticas recomendadas. Por exemplo, os especialistas sugerem que os participantes digitem seus primeiros nomes ao usar o recurso de perguntas e respostas, para que os apresentadores possam personalizar as respostas.
Realizar pesquisas e pesquisas. Alguns provedores de webinar oferecem a capacidade de criar pesquisas, questionários e pesquisas para membros do público.
Cobrar taxas. Se você pretende cobrar pela visualização de seus seminários on-line, um sistema de pagamento integrado é essencial. Muitos patrocinadores de seminários on-line usam um serviço como o PayPal para facilitar os pagamentos. Esse recurso é especialmente importante se você planeja produzir uma série de seminários on-line mediante taxas.

Alguns provedores de serviços de webinar também oferecem os seguintes benefícios:

Identidade visual personalizada. Use seu próprio logotipo e esquema de cores para convite especial e materiais de registro.
E-mails de acompanhamento após o evento. O contato com os participantes de forma rápida e regular após o seminário on-line reforça sua mensagem e cria afinidade com sua marca. No entanto, certifique-se de fornecer algo de valor, como informações adicionais ou convites para outros webinars, com cada contato.
Integração com mídias sociais. A capacidade de publicar em sites de mídia social como Facebook, Twitter ou LinkedIn através do software do provedor de serviços torna a manutenção de registros mais fácil e mais eficiente.
Aplicativos compatíveis com dispositivos móveis. Permitir que os espectadores participem por telefone, tablet ou computador é fundamental no ambiente atual. Não use um provedor de serviços que não possua esse recurso.

Embora o sucesso do seu webinar dependa diretamente do assunto e do apresentador, saber como e quando usar as várias ferramentas de conferência também é fundamental. Depois de decidir avançar com um seminário on-line, peça assistência ao seu provedor de serviços preferido. Muitos ficam felizes em fornecer ajuda gratuita, sabendo que é provável que um webinar bem-sucedido gere negócios futuros para eles - não tenha medo de solicitar uma avaliação gratuita do seu primeiro webinar.

Organizando e hospedando um webinar

Nem todo tópico é adequado para um webinar. Muitos são melhor apresentados através de vídeos ou artigos em que a interatividade não é essencial, enquanto outros são muito longos ou complexos para cobrir em uma a duas horas.

Se você determinar que seu assunto é adequado para um webinar, siga as etapas a seguir para criar um bem-sucedido.

1. Estabeleça seu orçamento

Seu orçamento deve ser baseado nos resultados pretendidos. Ken Molay, consultor de webinar, sugere que qualquer pessoa possa obter um software de conferência na web relativamente barato e capaz, aprender a usá-lo, gerenciar tudo internamente e convidar pessoas que já estão em uma lista de possíveis clientes por US $ 500.

Para aumentar o valor da produção e promover o webinar, Molay sugere que "um bom orçamento intermediário esteja entre US $ 4.000 e US $ 6.000". Mas um pequeno empresário ou empresário pode promover, produzir e hospedar seminários on-line com um orçamento muito menor, especialmente quando os participantes não exigem promoções extravagantes e caras ou apresentações exóticas.

Por exemplo, um provedor de serviços de webinar, como o GoToMeeting ou WebEx, oferece aos proprietários de pequenas empresas e empreendedores recursos de webinar por taxas anuais entre US $ 600 e US $ 850, pagas em incrementos mensais. A cobrança inclui um número ilimitado de webinars, cada um com até 100 participantes. Os recursos técnicos incluem conferência presencial, compartilhamento de tela e gravação de webinar.

2. Conheça seu público

Quem são seus alvos? Clientes, prospects ou ambos existentes? Que problemas eles estão enfrentando? Quais benefícios você pretende oferecer e por que eles investem seu tempo e dinheiro para ouvir o que você tem a dizer?

Sua mensagem deve ser direcionada aos desejos, necessidades, preocupações e medos de um grupo específico, para que tenha um impacto significativo. Crie uma imagem composta do membro médio da audiência em sua mente - idade, sexo, educação, renda, ocupação - e avalie os prováveis objetivos e preocupações do composto à medida que se relacionam com o assunto e a experiência.

3. Escolha um tópico e um título que excitem seu público

Escolha um título para o seu tópico que possa atrair e envolver potenciais participantes. Por exemplo, se você está promovendo um novo plano de dieta, seu público-alvo pode estar acima do peso ou ter tentado fazer dieta no passado. No entanto, seu título não pode ser apenas uma descrição do seu tópico - ele deve oferecer uma recompensa para os participantes do seu webinar. "Por que as dietas falham: o segredo para a perda constante de peso" tem mais probabilidade de gerar interesse do que "Um novo plano garantido de perda de peso". Lembre-se de que um título é destaque em seus materiais promocionais. Portanto, tente criar um pouco de emoção nas mentes de seu público potencial.

Tópicos amplos podem ser muito difíceis de abordar completamente no tempo limitado de um único webinar. Nesses casos, divida sua mensagem em seções que podem funcionar de forma independente ou como parte de uma série. Os segmentos curtos também podem ser usados em programas de promoção de leads, avisos por email e trailers de outros conteúdos. Alguns especialistas em seminários on-line sugerem que o primeiro seminário on-line de uma série seja um "teaser" como incentivo para visualizar segmentos futuros.

4. Use um Headliner credível para um alto-falante

A menos que você seja um especialista reconhecido em seu campo, considere contar com a ajuda de terceiros para transmitir sua mensagem - e lembre-se de que "nomes" atraem o público. Um webinar pode ser apresentado em vários formatos diferentes, incluindo apresentadores únicos, um moderador com vários palestrantes, entrevistadores e especialistas no assunto e painéis de discussão. Escolha um formato que permita que você entregue sua mensagem adequadamente com o máximo de "poder estelar" que o seu orçamento permitir.

5. Agende uma data de apresentação com antecedência

Construir e testar sua apresentação leva tempo, assim como o desenvolvimento e a entrega de materiais promocionais para os membros em potencial do público. Para estar seguro, programe seu primeiro webinar com pelo menos dois meses de antecedência. Certifique-se de considerar como diferentes fusos horários podem afetar o atendimento. De acordo com a Pesquisa da ON24, os melhores dias e horários para sediar um webinar são terças e quartas às 10h e 11h, horário padrão central, se você espera ter uma audiência nas duas costas.

6. Escolha o formato e os recursos do provedor de webinars

Embora um certo orador possa ter maior probabilidade de ser reconhecido como uma autoridade em um assunto, a interatividade pode ser limitada se os participantes forem intimidados e relutantes em fazer e responder perguntas. Vários palestrantes são mais atraentes, mas podem aumentar a complexidade de lidar com a participação do público.

É importante selecionar um formato de webinar e os recursos que você planeja usar para minimizar a confusão e garantir uma entrega tranquila. Certifique-se de “marcar” seu webinar com sua empresa ou logotipo pessoal e postar qualquer material promocional em seu próprio site. Evite exigir que seus participantes baixem plug-ins para visualizar o webinar e facilite o processo para eles. Sempre verifique se seus seminários on-line estão disponíveis para visualização em dispositivos móveis.

Muitos patrocinadores de webinar experientes utilizam um "lobby" com recursos interativos. Os participantes que chegarem cedo podem ouvir música, assistir a slides rotativos com informações sobre o evento ou anúncios e participar de um bate-papo aberto com os patrocinadores e outros participantes. Incentive o envolvimento dos participantes fazendo perguntas simples e genéricas, como "Como está o tempo onde você está?" ou "De onde você está se juntando a nós?" quando os participantes fazem check-in.

7. Planeje sua apresentação para o máximo envolvimento dos participantes

Desenvolva uma agenda para a sua apresentação que inclua prazos para palestrantes e assuntos com demonstrações e perguntas e respostas. Inclua essa agenda em seus materiais de marketing para que os participantes em potencial possam determinar facilmente se o conteúdo é relevante para eles.

Quando vários apresentadores forem usados, verifique se eles estão em conformidade com o formato para recursos visuais e peça que entreguem todos os materiais que planejam usar pelo menos um mês antes do seminário on-line. Reforce os limites de tempo para a seção de cada palestrante e realize um ensaio completo uma semana antes da apresentação para confirmar que cada apresentador esteja familiarizado com as ferramentas de webinar que estão usando para apresentar.

Ao trabalhar com slides, use texto mínimo com gráficos fortes - assistir a uma série de slides sem graça um após o outro é tão chato quanto ouvir um zumbido chato de alto-falante sem parar. Sempre mostre um slide introdutório no seu site antes que o webinar comece a lembrar seu público como fazer logon no áudio e a que horas o webinar é iniciado. Se você estiver empregando vários palestrantes, inclua um slide para cada um com nome, título e empregador, junto com uma foto. Evite exposições longas ao mesmo slide ou uma palestra prolongada com pouca ou nenhuma interatividade.

Em um artigo do About.com, a CEO da Netspeed Learning Solutions, Cindy Clay, recomenda que os apresentadores desviem a atenção do público a cada três minutos com uma mudança de layout e atividade - fazendo com que eles toquem nas telas ou cliquem em um mouse, por exemplo. "Isso tira você de uma apresentação falante." Clay também considera o bate-papo "a ferramenta mais rica para manter a atenção das pessoas".

8. Desenvolver um plano de convite e marketing

A menos que você seja um orador estabelecido e com seguidores prontos, é necessário divulgar fortemente seu webinar por vários canais - e-mails, blogs, anúncios em sites, mídias sociais - por pelo menos duas semanas antes do evento. As estatísticas da pesquisa ON24 indicam que cerca de um terço dos registros ocorre antes da semana do seminário on-line, um terço durante a semana do seminário on-line e o último terço no dia anterior e no dia do seminário on-line. Reconheça, no entanto, que apenas metade (42% a 60%) das pessoas que se inscrevem em um webinar realmente o assistem. Uma das vantagens dos seminários on-line pagos é que a maioria dos inscritos realmente assiste à apresentação, embora a participação total seja normalmente maior nos seminários on-line gratuitos. Porém, se você tem 10 ou 500 participantes, deve se comprometer a exceder as expectativas de qualquer participante..

9. Convide e mantenha sua audiência

O primeiro passo é criar um convite que se destaque na mente dos participantes, superando a confusão eletrônica que assola todos os usuários da Internet. Seu título ou cabeçalho deve chamar a atenção e incentivar a leitura da mensagem completa. De acordo com o Salesforce, um terço dos destinatários de e-mail abre seus e-mails com base apenas na linha de assunto - e a maioria dos visualizadores lê apenas a linha de assunto e as duas ou três primeiras linhas de texto, para oferecer seu benefício rapidamente e solicitar o registro antecipado.

De acordo com a Marketing Land, os especialistas recomendam uma pergunta que faça referência direta às necessidades do destinatário e, em outro artigo, sugira que não deva ter mais de 6 a 10 palavras. As estatísticas sugerem que dois terços dos e-mails são abertos em telefones celulares, em vez de em computadores, então projete sua mensagem para caber nesse canal.

Use as mídias sociais para cortejar agressivamente possíveis participantes, coletando endereços de email e acompanhando convites por email para o webinar. Desde o dia anterior e o dia do seminário são responsáveis por um terço dos participantes, envie todos os contatos por e-mail nesses dias com a última chance de se registrar. No entanto, não esqueça seus primeiros inscritos. Entre em contato com eles pelo menos uma vez por semana entre o registro e a apresentação do webinar para lembrá-los do próximo webinar e para reforçar os benefícios que eles recebem participando.

Dependendo do seu orçamento de marketing, considere a compra de anúncios em massa no mercado, como anúncios em banner e pesquisa, patrocínios a boletins informativos e comunicados de imprensa profissionais. Alguns patrocinadores de seminários on-line alugam listas para anúncios por e-mail, uma proposta cara que raramente é apropriada para um patrocinador de webinar pela primeira vez. Assim como a experiência certamente melhora a qualidade de seus seminários on-line, também pode ajudá-lo a determinar os locais mais eficazes para gastar seus dólares em marketing.

10. Realize o webinar

Inicie seu seminário on-line a tempo e mantenha-se dentro da agenda. Incentive seus apresentadores a acompanhar os comentários do bate-papo ou as perguntas e respostas e responda a algumas das perguntas on-line durante as apresentações. Verifique se eles estão cientes dos limites de tempo e responda perguntas relativas extemporaneamente, para que pareçam parte do fluxo. Use o nome dos participantes sempre que possível, mesmo que seja apenas um comentário concordando com seus pensamentos.

Se possível, faça com que uma segunda pessoa experiente modere o bate-papo e as perguntas e respostas, em vez do apresentador. O moderador pode passar perguntas ou comentários relevantes ao apresentador sem uma pausa na ação. O moderador do bate-papo também pode monitorar postagens inapropriadas ou fora do tópico, se estiver usando um recurso de bate-papo público. Lembre-se, quanto mais envolvidos os participantes, maior a probabilidade de o webinar ser um sucesso.

11. Gravar Webinar

Webinars de sucesso são presentes que continuam dando. A pesquisa ON24 indicou que 25% dos inscritos em um seminário visualizam o webinar arquivado, em vez de comparecerem ao evento ao vivo.

Forneça webcasts de seminários on-line anteriores em seu site ou por meio de provedores como o YouTube. Crie seus próprios canais de seminários on-line listando todos os seus eventos "sob demanda" - seminários on-line anteriores - e incorpore-os ao seu site, sites parceiros e mídias sociais. Você pode usar a gravação em vários esforços de marketing, incluindo e-mails e ofertas de bônus para outros serviços.

De acordo com Matthew Sweezey, do ClickZ, um site de notícias de marketing, 16% dos consumidores de empresa para empresa (B2B) preferem assistir a um webinar ao vivo, em vez de revisar uma gravação após o fato. Se seu objetivo é gerar leads de vendas, Sweezey sugere o uso de CTAs para registrar nomes e endereços de email diretamente no conteúdo do seminário on-line.

12. Acompanhamento com os participantes

Resista à tendência de relaxar quando o seminário on-line terminar, pois é o momento em que seus participantes estão mais animados com a sua mensagem. Acompanhe e-mails personalizados para cada participante, agradecendo e solicitando feedback sobre a experiência. Forneça um link para o webinar gravado, bem como qualquer material relacionado que possa ser benéfico para os participantes. Muitos webinars são fornecidos para gerar leads de vendas ou melhorar o atendimento ao cliente. Lembre-se de que o webinar é o começo, não o fim do processo.

13. Analisar resultados

Muitos provedores de serviços oferecem um "medidor de engajamento" para obter feedback em tempo real sobre o engajamento geral do público. Outras fontes de feedback incluem os resultados de pesquisas, pesquisas, perguntas e respostas, bate-papos, o tipo e número de downloads e comentários nas mídias sociais. Esteja preparado para alguns comentários críticos, mas considere-os oportunidades para melhorar seu próximo webinar.

Palavra final

À medida que a tecnologia da Internet melhora e os preços caem, é provável que os webinars se tornem mais populares. Pequenas empresas e empreendedores estão cada vez mais encarando a produção de webinars como uma oportunidade de negócios com poucos obstáculos à entrada e um potencial significativo de ganho de custo. É fácil obter conselhos sobre como criar e promover webinars - a Amazon.com listou recentemente mais de 1.600 resultados para livros em webinars. Se você ainda não entrou no patrocínio de seminários on-line, é hora de molhar os dedos dos pés.

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