Verificação anual de 15 etapas para sua pequena empresa - você está no caminho certo?

A saúde financeira da sua empresa é uma parte crítica do seu sucesso. Pelo menos uma vez por ano, reserve um tempo para examinar como sua empresa está funcionando e verifique se você está tomando as medidas necessárias para alcançar seus objetivos. Aqui estão 15 etapas que você pode seguir para fazer exatamente isso

Receitas

Receita é a quantidade de dinheiro que sua empresa gera ou ganha antes que quaisquer despesas sejam realizadas. Sem receita, sua empresa não pode obter lucro e permanecer viável a longo prazo. Veja como garantir que suas receitas levem a resultados financeiros positivos.

Etapa 1: compare as metas de receita com a receita real

Toda empresa precisa de um orçamento que divida as receitas e despesas antecipadas. Mas lembre-se de que um orçamento não se destina a coletar poeira depois de elaborado. É um documento ativo que pode ajudá-lo a tomar melhores decisões e identificar áreas de melhoria ao longo do ano.

Aumente seu orçamento atual e compare suas metas de receita com seus resultados reais. Você errou seu alvo? Se sim, por quê? Pode ser necessário ajustar seus gastos para compensar déficits de receita.

Se você atingir ou exceder suas metas de receita, o que você fez de certo? Você pode fazer mais no futuro? Use parte do excedente de receita para criar seu fundo de emergência.

Etapa 2: Diversificar

Enquanto você analisa as receitas, veja quanto da sua receita vem de um cliente ou de um produto. Se uma parte significativa vier de uma fonte, o que aconteceria se esse fluxo de receita secasse amanhã? Sua empresa estaria com sérios problemas? A diversificação para novos produtos ou mercados pode ser arriscada, mas também pode ajudar a manter uma medida de estabilidade.

Etapa 3: Terceirizar

Quanto do seu tempo é gasto em tarefas que não geram receita, como mídia social, contabilidade, manutenção de sites ou como lidar com uma caixa de entrada de e-mail aparentemente sem fundo? Se o tempo que você gasta nessas tarefas está impedindo o crescimento, é hora de terceirizar essas áreas de negócios, para que você possa se concentrar em aumentar sua receita.

Etapa 4: revise sua lista de clientes

Você tem clientes ou consumidores que esgotam sua energia? Talvez sejam eles que estão sempre discutindo sobre preços ou reclamando, não importa o quanto você trabalhe para agradá-los. Talvez seja hora de liberar esses clientes.

Ao iniciar uma empresa, é comum que os empresários enfrentem qualquer cliente pagador, não importa quão difícil seja. Mas, em algum momento, esses clientes problemáticos podem custar mais em tempo e receita perdidos do que valem. Se o tempo que você gasta com clientes que drenam energia o impede de trabalhar com clientes que você ama, demiti-los educada e profissionalmente.

Despesas

É importante se concentrar nas vendas e no crescimento, mas se você não estiver gerenciando custos, as receitas saem rapidamente assim que entram. Veja como se tornar mais consciente dos gastos com os negócios.

Etapa 5: analise as tendências ano a ano

Dê uma olhada nos seus relatórios de ganhos e perdas dos últimos anos. Como suas despesas mudaram de ano para ano? Se o seu negócio está crescendo, algum aumento nos custos é razoável. Afinal, as despesas geralmente geram receitas. No entanto, se você não prestar muita atenção, algumas despesas podem ficar fora de controle. Observe atentamente seus gastos e veja se você pode cortar custos sem afetar negativamente a qualidade.

Etapa 6: revisar despesas recorrentes

O modelo de negócios baseado em assinatura está crescendo. Em vez de comprar produtos e serviços, conforme necessário, você paga uma taxa mensal ou anual para recebê-los regularmente. É conveniente porque você não precisa mais se preocupar com a falta de um produto ou a suspensão do serviço. Mas essa comodidade tem um custo se você estiver pagando por assinaturas que não está usando.

Revise suas assinaturas e cancele as que não estiver mais em uso. Para aqueles que você decidir manter, considere se o nível do plano ainda é adequado para você. Por exemplo, você pode estar pagando pelos recursos premium do seu software de gerenciamento de contabilidade ou mídia social quando uma versão inferior de uma empresa como Quickbooks atenderia às suas necessidades tão bem.

Dica profissional: Se sua empresa paga funcionários ou contratados, é essencial ter uma empresa de folha de pagamento confiável. Folha de pagamento do Quickbooks integra-se diretamente ao seu software de contabilidade Quickbooks, tornando tudo fácil e simples.

Recebíveis

Contas a receber é o dinheiro que os clientes devem por bens ou serviços que você já forneceu. Muitas empresas fracassaram porque, embora as vendas fossem fortes, sua receita estava em contas a receber em vez de no banco. Veja como você pode investir alguns minutos do seu tempo para manter seu fluxo de caixa forte.

Etapa 7: Revise os procedimentos de coleta

Você tem contas a receber pendentes há 30, 60 ou 90 dias ou mais? É hora de revisar seus procedimentos de coleta. Um estudo das Agências de cobrança comercial da América descobriu que a probabilidade de cobrança em uma conta inadimplente cai drasticamente quanto mais tempo não é paga. Com 30 dias de atraso, você tem 88,7% de chance de colecionar, mas com 90 dias de atraso, essa chance cai para 68,9%.

Então, como você evita que sua receita suada seja atrelada ao seu balanço?

• Reduzir as condições de pagamento. Enviar faturas em papel e receber cheques costumava ser a norma. Nesse ambiente, conceder aos clientes 30 dias para pagar fazia sentido, pois permitia atrasos no correio. Hoje, a maioria das faturas de e-mail comercial e emite pagamentos eletrônicos. Altere suas condições de pagamento de "líquido 30" para "pagamento devido após o recebimento" e faça o acompanhamento após duas semanas.
• Acompanhamento dos clientes assim que os pagamentos se tornarem vencidos. Cartas de cobrança e e-mails escritos são fáceis de ignorar. Atenda o telefone e ligue para os clientes quando seus pagamentos estiverem atrasados. Você descobrirá rapidamente se há um problema e pode trabalhar para resolvê-lo, mantendo um bom relacionamento com o cliente.
• Incentive os clientes a pagar. Incentive os clientes a pagar antecipadamente ou penalizar aqueles que pagam com atraso. Um incentivo comum é um desconto de 10% se os clientes pagarem dentro de 10 dias. As taxas em atraso podem ser uma taxa fixa ou uma porcentagem do valor da fatura. Por exemplo, você pode cobrar 1,5% do saldo não pago por mês, começando quando uma fatura está com 30 dias de atraso.

Manter-se atualizado sobre as contas a receber e ligar para clientes vencidos é uma tarefa essencial dos negócios, mas para a qual muitos proprietários de pequenas empresas não têm tempo ou inclinação. Se essas tarefas estiverem sempre no final da sua lista de tarefas, lembre-se de que são excelentes coisas para terceirizar.

Etapa 8: revisar os termos dos contratos e faturas

Seus clientes não pagarão no horário se não souberem qual é o seu horário. Certifique-se de que os contratos e as faturas dos seus clientes estabeleçam expectativas claras sobre o vencimento dos pagamentos e o que acontece quando os pagamentos atrasam.

Por exemplo, você suspenderá o serviço? Você precisará de pagamento antecipado por serviços futuros? Você os enviará para coleções? Quando os termos são enunciados em seus contratos e faturas, você tem uma moeda de troca nas discussões com pagadores em atraso.

Pagáveis

Contas a pagar é o dinheiro que sua empresa deve por coisas como utilidades, estoque e suprimentos. O gerenciamento de contas a pagar é essencial porque, se você não controlar suas contas a pagar, poderá rapidamente ganhar uma reputação de pagador lento com seus vendedores e fornecedores. Também pode custar-lhe dinheiro na forma de taxas atrasadas, aumento de juros e até perda de fornecedores. Veja como garantir que você está gerenciando responsavelmente suas contas a pagar.

Etapa 9: analise as taxas atrasadas

Sua empresa pagou taxas atrasadas no ano passado? Uma coisa é esquecer um pagamento de vez em quando, mas se você estiver perdendo uma parte de sua receita para taxas atrasadas de contas a pagar em atraso, precisará identificar o motivo.

Talvez você tenha problemas para pagar suas contas porque seus clientes demoram a pagar. Ou talvez seus livros estejam desorganizados e você se beneficiaria de um melhor sistema de contabilidade. Mais uma vez, a contabilidade e o pagamento de contas são áreas fáceis de terceirizar, se forem algo com que você lute por conta própria.

Ativos

Ativos são itens de valor que sua empresa possui. Isso inclui itens tangíveis, como dinheiro, estoque, móveis e equipamentos, além de ativos intangíveis, como direitos autorais, patentes e a reputação da sua empresa. Se você não estiver acompanhando seus ativos adequadamente, talvez não saiba como eles estão sendo usados, quando precisam ser reparados ou substituídos ou quando ocorre uma perda. Veja como garantir a proteção de seus investimentos.

Etapa 10: Revise sua programação de ativos fixos

O que você possui? Toda empresa precisa de uma programação de ativos fixos que inclua uma descrição de cada ativo, bem como seu preço e data de compra. Pode ser uma planilha simples ou um cronograma detalhado de depreciação mantido pelo seu contador. Pelo menos uma vez por ano, revise esta lista para garantir que novos itens foram adicionados, para que você não perca nenhuma dedução de depreciação valiosa na sua declaração de imposto..

Procure também os itens descartados que precisam ser removidos da lista. Freqüentemente, as empresas substituem um equipamento antigo ou o deixam de serviço, mas esquecem de removê-lo do registro de ativos fixos. Se você precisar registrar uma devolução de uma propriedade pessoal comercial com seu governo estadual ou local, deixar ativos antigos na lista pode significar que você está pagando esse imposto todos os anos.

Etapa 11: Faça uma verificação de reparo e substituição

Inspecione seus ativos físicos, como veículos, equipamentos, móveis e computadores. Algum deles precisa de manutenção? Agora é uma boa hora para agendar isso. Enquanto você estiver nisso, considere se algum de seus ativos físicos precisa ser substituído no próximo ano ou dois. Nesse caso, convém começar a reservar fundos para cobrir a substituição agora.

Etapa 12: monitore sua reputação online

A reputação da sua empresa não é um item de linha em um balanço, mas não se engane: no mundo atual da Web, é essencial monitorar sua reputação online.

Pesquise no Google o nome da sua empresa para ver o que aparece. Verifique as avaliações no Yelp e outros sites de avaliações. Se você encontrar críticas negativas, responda ao feedback construtivo de uma maneira que mostre aos clientes que você deseja corrigir as coisas. Se você vir informações imprecisas ou inadequadas, tente removê-las.

Outras áreas

Aqui estão algumas etapas adicionais para garantir que sua empresa esteja saudável e indo para onde você quer que ela vá.

Etapa 13: revise sua estrutura jurídica

Sua empresa é proprietária, parceria, LLC, S-corporation ou corporação? Essa estrutura legal ainda faz sentido? Se sua empresa cresceu substancialmente desde que você selecionou o tipo de entidade, converse com seu contador ou consultor sobre se sua estrutura comercial atual ainda é a correta para você.

A reforma tributária fez várias alterações nas regras tributárias para empresas, especialmente corporações. Você pode aproveitar as novas oportunidades de planejamento tributário e reduzir sua fatura alterando sua estrutura de negócios.

Etapa 14: verifique sua cobertura de seguro comercial

Como sua empresa mudou no ano passado? Alterações no tamanho, na estrutura e no modelo de negócios podem afetar o tipo e a quantidade de cobertura de seguro necessária para protegê-lo. O programa de seguro com o qual você iniciou pode não ser mais um bom ajuste.

Agende uma reunião com seu agente de seguros para discutir se você precisa adicionar cobertura ou aumentar seus limites de responsabilidade geral, propriedade, responsabilidade profissional, remuneração dos trabalhadores ou cobertura abrangente. Enquanto você está nisso, obtenha cotações competitivas de outras empresas. Comprar ao redor pode obter uma taxa melhor para a mesma cobertura.

Etapa 15: Teste sua segurança online

É importante manter suas informações e as informações de seus clientes, seguras e privadas. Siga estas etapas da National Cyber ​​Security Alliance para garantir que seus dados estejam protegidos:

• Verifique se o software de segurança em todos os seus dispositivos está atualizado para proteção contra vírus, malware e outras ameaças online.
• Ative as atualizações automáticas de software, se essa for uma opção.
• Sempre use senhas fortes e autenticação de dois fatores sempre que possível.
• Faça backup regularmente de dados na nuvem ou em um disco rígido separado.
• Garantir que o acesso aos dados ou sistemas críticos seja limitado aos funcionários que precisam deles para desempenhar suas tarefas.
• Tenha uma política clara sobre o que os funcionários podem manter e instalar em seus computadores e dispositivos de trabalho.
• Treine funcionários para nunca abrir links suspeitos em email ou visitar sites desconhecidos.

Palavra final

Uma empresa saudável não se resume apenas a lucros. Também se trata de ler nas entrelinhas e fazer as perguntas certas para ver como você pode melhorar seus negócios. As etapas acima levam tempo; portanto, se você não conseguir reservar alguns dias para resolver tudo uma vez por ano, reserve algumas horas por mês ou trimestre e divida a lista em pedaços administráveis.

Qualquer que seja o método escolhido, a execução de um exame de negócios pode lhe dar uma boa noção do que está acontecendo com o seu negócio e ajudar a evitar problemas financeiros mais tarde..

Você verifica regularmente a saúde financeira da sua empresa? Quais etapas você adicionaria a esta lista?