6 dicas de gerenciamento de tempo para pequenas empresas para aumentar a produtividade

Isso soa extremo? Considere o seguinte: em um estudo realizado pela Microsoft, os pesquisadores descobriram que os trabalhadores usavam apenas cerca de 60% do tempo disponível. Isso significa que, em uma semana de trabalho de cinco dias, eles foram produtivos apenas três daqueles dias. Agora, aplique isso ao seu próprio negócio. Se tempo é dinheiro, como você se sentiria em ganhar dinheiro apenas 60% do tempo gasto no trabalho?

Agora eu tenho sua atenção?

A realidade é que é fácil desperdiçar tempo e, a menos que você tenha uma idéia pré-definida de como gastá-lo, ele passará antes que você perceba. Mas não se preocupe - aqui estão seis dicas que todo pequeno empresário pode usar para aproveitar ao máximo seu tempo.

Dicas de gerenciamento de tempo para pequenas empresas

1. Ignore seu email

Provavelmente isso parece muito mais fácil do que é, pois a maioria das pessoas tende a verificar as suas a cada 5 a 10 minutos. Mas se você somar todos os minutos necessários para verificar continuamente sua caixa de entrada e depois responder, é fácil ver por que é uma perda de tempo.

Em vez de ser escravo do seu e-mail, sujeite-o a seu limitações de tempo. Separe dois períodos durante o dia para verificar e responder a todas as suas mensagens. Isso exigirá muita motivação e disciplina, mas permitirá que você dedique mais foco e tempo a outras tarefas que, de outra forma, poderiam ser constantemente interrompidas verificando o email.

Se você está preocupado que as pessoas se ofendam com o tempo que leva para responder, configure um atendedor automático que permita que as pessoas saibam que você leva de 10 a 12 horas para responder ou até 24 horas, se isso for aceitável para o seu tipo de negócio.

2. Não faça várias tarefas

No Boletim Psiconômico e Revisão, especialistas mostraram que apenas cerca de 2,5% das pessoas são capazes de efetivamente realizar várias tarefas e ainda se saem bem em cada atividade. Além disso, o Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres mostra que o QI de uma pessoa cai 10 pontos quando é excessivamente estimulado por e-mails, textos e telefonemas..

Por outro lado, os especialistas em gerenciamento de tempo estimam que o foco em uma coisa de cada vez dobrará a produtividade, a produção do trabalho e o desempenho. E quando você administra uma pequena empresa, isso pode significar a diferença entre sucesso e fracasso. Forçar-se a fazer uma coisa de cada vez, definindo um relógio ou cronômetro por um certo período de tempo e, em seguida, concentre-se nessa tarefa até que ela esteja concluída.

3. Defina metas passo a passo

Uma coisa é definir uma meta e outra é definir uma meta detalhada, onde as etapas e os incrementos necessários para alcançá-la são descritos previamente. Muitas pessoas estabelecem objetivos gerais e nunca os seguem. Por exemplo, pense nos milhões de resoluções de ano novo que são definidas todos os anos. O problema com esses tipos de objetivos é que, embora sejam boas idéias, as pessoas simplesmente não sabem como implementá-las..

Para fazer o melhor uso possível do seu tempo em seus negócios, seu dia deve ser composto por uma série de metas com metas específicas. Por exemplo, se seu objetivo é conseguir cinco novos clientes, você deve pensar nisso e anotar todas as etapas que precisará executar para alcançá-lo. Ao dividir objetivos maiores em etapas menores, você poderá atingir seus objetivos com mais eficácia, pois sabe exatamente quais etapas devem ser feitas ao longo do caminho. Além disso, quem não gosta de um pouco de reforço positivo? Saber que você concluiu algumas etapas para conquistar seu objetivo pode ser extremamente motivador.

Você deve definir metas para antes do almoço e depois do almoço, e verifique se os mais importantes estão programados para antes do almoço. Se você sabe que não pode sair para comer até que seus objetivos sejam atingidos, é mais provável que você se concentre em realizar as tarefas e não se deixe desviar..

4. Organize seu tempo e espaço

É difícil trabalhar de maneira organizada quando tudo ao seu redor está em caos. Um estudo realizado por Esselte mostra que 43% dos americanos se consideram desorganizados e que a falta de organização faz com que fiquem até tarde no escritório pelo menos duas noites por semana. Não tem que ser assim.

Os especialistas da organização concordam que o primeiro passo para aumentar a produtividade é limpar e depois organizar seu espaço. Elimine tudo o que não é necessário e, em seguida, crie um sistema para as coisas que são. Por exemplo, use uma pasta de arquivo com código de cores para os itens urgentes, a serem feitos naquele dia, e outra para itens que podem esperar até amanhã. Ou se você é um técnico, use o seu scanner e crie arquivos no seu PC ou Blackberry usando o mesmo tipo de sistema.

Será necessário organizar não apenas o seu espaço, mas também o seu tempo. Muitas pessoas usam um sistema de incremento de tempo, no qual se permitem uma certa quantidade de tempo para fazer as coisas em sua lista de tarefas. Com ótimas ferramentas on-line gratuitas, como por exemplo, o gtimer, um gadget que funciona exatamente como um cronômetro, você pode definir o horário e ser alertado quando terminar. Não há nada como correr contra o relógio para atingir uma meta para aqueles de nós mais competitivos.

5. Coloque-o por escrito

Há algo em se comprometer com um plano por escrito que de alguma forma o solidifique em sua mente. Ao escrever seu plano de ação para o dia - incluindo seus objetivos e os detalhes deles - você estará armado com um plano que deve conduzi-lo com eficiência ao longo do dia. É claro que você ainda será confrontado com distrações, mas se tiver um entendimento claro do que precisa realizar para o dia, terá mais chances de voltar à tarefa em questão, em vez de desviar-se sem rumo de uma delas. tarefa para a próxima.

Alguns especialistas acreditam que você deve criar esta lista na noite anterior. Dessa forma, você poderá começar o dia seguinte totalmente preparado, em vez de perder tempo decidindo como abordar tarefas e descobrir o que precisa ser feito.

6. Transforme seu carro em um escritório

Se você já viu o filme, Lincoln Lawyer, você apreciará esta próxima dica mais extrema. Você já desejou poder fazer algum trabalho enquanto dirigia entre compromissos ou fica no seu carro esperando a reunião começar? Em vez de perder esse tempo precioso, conecte um fax e copiadora ao carro e use o tempo necessário para fazer as coisas necessárias, mas muitas vezes muito inconvenientes quando estiver em trânsito. Verifique o fax, a impressora e o scanner GSM portáteis Possio Greta e nunca perca seu tempo de unidade novamente. Você também pode investir em um smartphone ou laptop com uma placa de Internet móvel para se conectar o tempo todo.

Palavra final

O velho ditado "tempo é dinheiro" é baseado em uma verdade que provavelmente nunca mudará. E se você estiver no negócio, a maneira mais fácil de aumentar sua renda é prestar atenção em como está gastando seu tempo e, em seguida, fazer ajustes para ajudá-lo a gastá-lo melhor.

Se você tiver outras sugestões para aproveitar ao máximo o tempo gasto no trabalho, poste-as abaixo.