6 idéias e dicas para organização de escritório em casa

Se você trabalha em casa, é essencial proteger seu espaço de trabalho e seus negócios, desenvolvendo um plano de gerenciamento de escritório. Seja fornecendo móveis de escritório doméstico ergonomicamente corretos ou desenvolvendo um plano de backup em caso de mau funcionamento do computador e da Internet, um bom gerenciamento de escritório doméstico estabelecerá seu profissionalismo e aumentará seus lucros.

Dicas de gerenciamento de escritório em casa

1. Estabelecer um espaço de trabalho separado

É aconselhável criar uma sensação de separação em seu escritório em casa, mesmo que seu espaço de trabalho faça parte de outra sala ou em um canto do porão. Embora nem sempre seja possível usar uma sala separada, tente o melhor para identificar um local em sua casa que será sua "área de escritório". Se você não possui paredes ou divisórias na área de seu escritório, pode criar limites mentais confinando suas atividades de trabalho (incluindo conversas telefônicas e respondendo a e-mail) a este local.

Existem várias razões pelas quais é importante isolar especificamente uma área da sua casa como somente trabalho:

Um espaço de escritório doméstico claramente definido estabelece limites para você e os membros da família. Filhos, colegas de quarto, cônjuges e parceiros aprenderão a respeitar sua necessidade de se concentrar em seu trabalho, se puderem identificar facilmente quando você estiver trabalhando e não estiverem disponíveis para lidar com problemas pessoais ou familiares.
Reduz o risco de papelada e equipamentos relacionados ao trabalho se perderem no resto de sua casa.
Ajuda a estabelecer uma presença profissional ao encontrar clientes.
Se você planeja fazer a dedução de impostos do escritório em casa, é mais fácil se defender de uma auditoria se puder mostrar que seu trabalho ocorre em uma área da sua casa usada exclusivamente para o trabalho..

2. Torne-se profissional com seus materiais de escritório e móveis

O conjunto antigo de mesa e cadeira da sua avó pode parecer bonito, mas provavelmente é um pesadelo ergonômico e organizacional. Certifique-se de ter uma cadeira de escritório confortável e uma mesa de computador bem projetada em seu escritório em casa para ajudar a se proteger contra a tensão corporal e reduzir a desordem.

Você não precisa comprar essas peças de novo - confira o Craigslist para encontrar pessoas e empresas que vendem móveis de escritório antigos. Outra opção é descobrir se alguma loja de móveis para escritório perto de você lida com móveis usados - algumas podem até entregar. Fique de olho em todas as vendas que acabam de falir, pois essas lojas costumam vender equipamentos, móveis de escritório e até máquinas de escritório (como computadores e impressoras) enquanto tentam liquidar seu inventário..

3. Estabeleça contas separadas de email e telefone

Quando se trata de comunicações, é melhor evitar misturar negócios com prazer. Você não quer que seus filhos atendam à ligação de um cliente e não corre o risco de incluir um cliente em um e-mail em massa contendo o último meme de lolcats. Também é fácil ignorar ou perder e-mails e mensagens dos clientes se eles entrarem em suas caixas de correio e contas pessoais.

Se você não quiser se preocupar com uma linha telefônica separada, ainda poderá obter um número dedicado que se conecta a uma caixa de correio de voz, permitindo que você receba mensagens de clientes e possíveis clientes para que possa chamá-los de volta quando quiser..

4. Faça uso dos serviços de Home Office

Confira os serviços de escritório / comerciais oferecidos pelas lojas de cópias locais, bem como as redes corporativas, como o FedEx Office ou a UPS Store em sua área. Muitos desses locais direcionam seus serviços a pequenos empresários em casa que não têm sala de correspondência ou não podem contratar pessoal de suporte.

Os serviços variam de acordo com o local, mas, além de oferecer serviços de cópia, caixas de correio particulares e envio de pacotes, essas lojas também aceitam pacotes em seu nome (o que é importante se você receber muitas entregas) e podem até oferecer aos clientes livre e barato custo do computador.

5. Faça planos de backup

Ninguém quer pensar em eventos que possam prejudicar seus negócios, mas se você é proprietário de uma pequena empresa, é importante fazê-lo. Se você não identificar ameaças aos seus negócios, terá que lutar quando as coisas não saem conforme o planejado.

De desastres naturais a doenças prolongadas, uma mudança nas circunstâncias pode acabar com seus negócios se você não conseguir continuar trabalhando. Mesmo um problema de curto prazo, como falta de energia ou mau funcionamento do computador, pode prejudicar seus negócios se você não conseguir cumprir o prazo de um cliente ou processar pedidos com eficiência.

Planejando eventos importantes
Desastres naturais, terrorismo, distúrbios civis ou surtos de doenças podem ter um efeito devastador em grandes e pequenas empresas, e mesmo os melhores planos podem dificultar que proprietários de empresas individuais voltem a seus negócios por conta própria. A Administração de Pequenas Empresas dos EUA oferece informações abrangentes sobre o planejamento de desastres comerciais em seu site, além de informações sobre programas governamentais que podem ajudar os proprietários de empresas a restabelecerem operações depois que um grande evento causa interrupção em uma comunidade..

Planejando o inesperado
As coisas que podem atrapalhar sua capacidade de realizar o trabalho incluem falhas de energia e serviços públicos, falhas de equipamentos, doenças, ferimentos e emergências familiares. Embora algumas dessas circunstâncias sejam inevitáveis, você corre o risco de perder clientes e clientes se não conseguir cumprir prazos, enviar produtos em tempo hábil ou simplesmente fornecer seu nível normal de serviço.

Aqui estão algumas idéias para gerenciar cenários comuns:

Identifique lugares para ficar online. Confira seu bairro em busca de lugares que oferecem WiFi e permita que os clientes usem o serviço por longos períodos de tempo. Cafés, lojas de cópias, lojas de remessa e bibliotecas públicas são todos os locais em potencial para encontrar Wi-Fi. As casas de amigos e familiares também podem ser bons lugares para ficar on-line - basta ligar e perguntar antes de chegar! Identifique vários hotspots amigáveis para o trabalho em sua área e anote o horário de funcionamento para não perder tempo indo de um lugar para outro quando a Internet estiver inativa.
Analise a banda larga pré-paga. Com um modem USB e banda larga pré-paga, você poderá ficar em casa caso o serviço de Internet normal seja desligado..
Tecnologia de backup. Embora seja uma boa idéia manter os backups de seus arquivos e projetos, você também deve ter alguma tecnologia de backup disponível, caso o seu computador não funcione. A maneira mais fácil de fazer isso é comprar um laptop ou netbook barato que você pode usar se o computador principal estiver inativo. Embora você possa manter um modelo de desktop mais antigo à mão, ele não é portátil nem cobrável, o que o torna inútil se você sofrer uma queda de energia simultânea ao mau funcionamento do computador. Você também pode procurar serviços de backup como Backblaze e Mozy.
Compre uma fonte de alimentação ininterrupta (UPS). Um no-break pode proteger sua máquina contra surtos de energia e fornecer tempo suficiente para desligar o sistema de desktop - além de enviar um e-mail rápido aos clientes para que eles saibam que você ficará sem energia por um tempo. Você pode encontrar fontes de energia ininterruptas na Amazon por apenas US $ 50.
Mantenha uma cópia impressa de informações importantes. É uma boa idéia ter uma cópia impressa das informações de contato do seu cliente para que você possa manter contato com eles, mesmo que não consiga acessar a Internet ou os arquivos do computador.

6. Saiba quando é hora de mudar para um novo espaço

Enquanto muitas pessoas conseguem operar um negócio em casa com sucesso, você pode chegar a um ponto em que não é mais prático trabalhar em casa, pelo menos em período integral. Talvez você precise encontrar-se regularmente com os clientes, armazenar muito estoque ou trabalhar em um ambiente com menos distrações.

Considere espaços de trabalho conjunto que permitem alugar uma mesa em um espaço de escritório compartilhado, se você não puder pagar ou não precisará de um escritório completo. Muitos espaços de trabalho em equipe permitem que você alugue espaço de acordo com suas necessidades, para que você não precise se comprometer com um contrato de período integral se tudo o que você precisa é de um local para encontrar clientes duas vezes por mês. Outra opção é o compartilhamento de escritório, que permite que você faça parceria com outro locatário ou proprietário do escritório para compartilhar os custos do escritório.

Palavra final

Os desafios de trabalhar em casa e as recompensas podem ficar em equilíbrio quando você estabelece um escritório em casa que funciona bem. Lembre-se de que nenhum escritório funciona sozinho. Tomar boas decisões e exercer autodisciplina ajudará a manter seus negócios funcionando sem problemas a longo prazo.

Quais são algumas das suas melhores dicas para manter seu escritório em casa ou espaço de trabalho funcionando com eficiência?