O que é uma conta de gastos flexíveis (FSA) - Regras e despesas qualificadas

As contas de gastos flexíveis (FSAs), também conhecidas como "cafeteria" ou planos da Seção 125, foram criadas inicialmente em 1978 e foram alteradas várias vezes nos anos subseqüentes. Estima-se que 33 milhões de trabalhadores usam FSAs de assistência médica para cobrir despesas médicas, como seguro de saúde, co-pagam e deduzem.

As disposições permitem que os empregadores estabeleçam planos de benefícios com vantagem fiscal para reembolsar os funcionários por despesas qualificadas de assistência médica ou dependente. A intenção das disposições é permitir que o funcionário use dólares antes dos impostos para pagar custos pessoais ou familiares, que variam de atendimento médico e odontológico, seguro de vida em grupo e assistência a dependentes. Algumas empresas também estabeleceram planos da FSA aprovados em outra seção do IRS (26 USC § 132) para cobrir as despesas de trânsito ou viagens dos funcionários com a chegada e o trabalho.

Como funcionam as contas de gastos flexíveis

Os empregadores geralmente estabelecem ASFs de acordo com acordos de redução salarial entre o funcionário e a empresa, nos quais o funcionário reduz seu salário ou concorda em renunciar a um aumento futuro de remuneração em troca do empregador que paga certos custos pelo benefício do empregado. A redução acordada, que reduz a receita bruta do salário do funcionário, não é considerada salário para tributação federal ou estadual, e não está sujeita ao FICA ou FUTA (imposto federal de desemprego).

Efetivamente, uma contribuição para uma FSA reduz sua renda pelo valor da contribuição e, consequentemente, a quantidade de impostos que você deve sobre a renda. Embora sua renda tributável diminua pelo valor da contribuição, ela não é afetada. No entanto, você deve gastar todo o dinheiro da conta, pois os fundos restantes serão executados. Se sua taxa anual de imposto de renda for de 30% (imposto federal e estadual combinado), a inscrição em uma FSA economizará US $ 30 por cada US $ 100 que você colocar na conta.

Inscrição

Os funcionários geralmente podem se inscrever no plano FSA da empresa, quando começam o trabalho ou durante um período de inscrição aberto especificado pelo empregador, geralmente no final do ano. Tu es não permissão para fazer alterações na sua escolha de quanto reservar, a menos que haja uma mudança na sua situação financeira pessoal, como um novo nascimento na família, morte, adoção, casamento, divórcio ou alteração na cobertura do seu seguro. Por esse motivo, é importante que você reserve um tempo para analisar sua situação pessoal e tomar as melhores decisões em relação a sua provável renda futura, despesas de vida projetadas, status de saúde e situação familiar.

Uso de fundos

Diferentemente das contas de poupança de saúde (HSAs), criadas em 2003, os fundos não gastos em uma FSA não passam para o próximo ano se não forem gastos. Quaisquer fundos da FSA no final do ano são executados. Essa disposição é conhecida como regra de “use ou perca”. Embora algumas empresas tenham adicionado um período de carência de dois meses e meio no ano seguinte para despesas posteriores, a exigência de gastar todo o saldo do fundo em um único período limitado limitou a popularidade da FSA, pois é difícil para a maioria das pessoas projetar com precisão as despesas do próximo ano.

85% das grandes empresas oferecem assistência médica de saúde. No entanto, de acordo com um estudo do Serviço de Pesquisa do Congresso de 10 de maio de 2011, apenas 22% dos participantes elegíveis realmente se inscreveram, fazendo uma contribuição média de menos de US $ 1.500 por ano - muito abaixo do limite máximo médio de contribuição de US $ 5.000. Em um esforço para incentivar uma maior participação, o IRS está solicitando comentários sobre a modificação da regra “use-o ou perca-o” para que fundos não utilizados possam ser acumulados e acumulados ano a ano, semelhante a um HSA. Felizmente, uma mudança para permitir rollovers e acumulações em uma FSA ocorrerá no início de 2013.

Até o momento em que as rolagens estejam disponíveis, quaisquer fundos perdidos restantes na conta serão devolvidos ao empregador, pois, tecnicamente, eles são considerados ativos do empregador. A maioria dos empregadores usa os fundos devolvidos para custear os custos de administração da FSA, embora os regulamentos do IRS permitam que os empregadores também usem os fundos para:

Reduza o valor deduzido dos participantes da conta no próximo ano. Nesses casos, os participantes da conta receberão um valor de bônus que não foi deduzido do pagamento, mas está disponível para gastar no novo ano.
Aumentar o valor da cobertura anual para todos os participantes da FSA no próximo ano.
Distribuir os fundos proporcionalmente a todos os participantes do fundo como receita tributável.

Você precisa ler os detalhes da descrição e administração da conta para determinar como seu empregador lida com fundos confiscados no plano da sua empresa.

Requisitos para configurar uma FSA

Somente seu empregador pode configurar e administrar uma FSA sob o código do IRS, sujeito a regras detalhadas. As diretrizes abrangem os requisitos para os documentos legais, incluindo a descrição do plano, seus benefícios para os participantes, elegibilidade e não discriminação e a administração do plano, uma vez estabelecido. Os empregadores têm uma responsabilidade fiduciária e legal de fornecer fundos aos empregados inscritos quando solicitados; O não fornecimento desses fundos pode resultar em severas punições civis e possivelmente criminais..

A administração de uma FSA é complexa e erros, omissões ou não conformidade com as regras podem ser caros. As regras relativas à confidencialidade dos registros médicos (detalhadas pela regra de privacidade da HIPAA) afetam os FSAs da assistência médica e complicam a administração, intensificando o uso de sistemas robustos de software e amplas proteções de segurança. Como conseqüência, a maioria dos empregadores terceiriza o estabelecimento, o marketing, o plano de comunicação, os registros necessários e a administração a terceiros independentes.

Tipos de contas da FSA

As FSAs podem ser estabelecidas para cobrir despesas com cuidados infantis (dependentes) ou despesas com saúde. Se o seu empregador oferecer um programa que inclua os dois FSAs, você poderá se inscrever em um ou em ambos os FSAs por meio de inscrições separadas e reduções identificadas na sua remuneração por cada.

Os dois tipos são semelhantes em alguns aspectos, mas diferem em sua finalidade, na quantidade de contribuição permitida a cada ano e nas despesas qualificadas:

Healthcare FSA

Objetivo: A conta é limitada ao pagamento de despesas médicas e de saúde não pagas pelo seguro - geralmente franquias, copagamentos e cosseguro para o plano de saúde fornecido pelo empregador. Geralmente, qualquer despesa médica que possa ser deduzida da sua receita bruta para impostos é permitida.
Limite de contribuição anual: Antes da aprovação da Lei de Proteção ao Paciente e Assistência Acessível (APA), não havia um limite estatutário na quantidade de fundos que um empregador poderia contribuir para uma FSA. Os empregadores que estabelecem as contas, no entanto, podem limitar as contribuições dos funcionários em um único ano; poucos planos permitem mais de uma contribuição anual de US $ 5.000. A APA limita as contribuições anuais a US $ 2.500 por funcionário (os valores máximos futuros serão indexados à inflação) a partir de 2013.
Disponibilidade imediata do fundo: O valor total que você concorda em contribuir para a FSA no próximo ano está disponível para você no primeiro dia do ano. Em outras palavras, se você concordar em reduzir sua renda em US $ 2.400 no próximo ano para participar da conta, os US $ 2.400 completos estarão disponíveis para despesas qualificadas em 1º de janeiro, mesmo que seu salário seja reduzido em US $ 200 em cada um dos seguintes 12 meses do ano. Esse aspecto da FSA é um risco assumido pelo empregador, pois você não pode permanecer na empresa pelos 12 meses completos de deduções. Quaisquer valores pagos além de suas contribuições reais serão por conta do empregador. Esse é um dos motivos pelos quais empregadores menores ou empresas com altas taxas de rotatividade relutam em oferecer serviços de assistência médica à saúde.
Despesas elegíveis: Os planos destinam-se geralmente a cobrir suas despesas médicas, odontológicas, de visão e de farmácia. Em 2011, a lei foi alterada para limitar este último aos medicamentos que exigem prescrição médica; faz não incluem medicamentos sem receita. Felizmente, há uma grande variedade de tratamentos e equipamentos que se qualificam se clinicamente necessário. A publicação 502 do IRS contém uma lista detalhada de despesas que são elegíveis e inelegíveis, bem como uma explicação do que é considerado "clinicamente necessário" e dos documentos necessários para provar esse status.
Administração: Muitos empregadores emitem cartões de débito para funcionários com planos da FSA para pagar por todas as despesas elegíveis. Alguns também exigem que os funcionários que usam os cartões forneçam recibos detalhados ao plano para verificar a elegibilidade. Felizmente, o método de pagamento e os requisitos contábeis não são pesados para a maioria dos participantes da FSA e não devem ser determinantes na decisão de participar ou não do plano..
Coordenação com uma conta poupança de assistência médica: De um modo geral, você não pode participar de uma FSA de assistência médica e de uma conta de poupança de saúde (HSA). No entanto, existem exceções e regras específicas que se aplicam que podem afetá-lo. Por exemplo, a FSA ou a HSA pode ser limitada apenas aos serviços de visão, odontológicos e / ou de atendimento preventivo, eliminando a possibilidade de um "duplo mergulho". Você precisa conversar com o departamento de recursos humanos da sua empresa e com o seu contador para ter certeza de navegar com segurança pelas regras que regem os dois tipos de contas.

Cuidados Dependentes FSA

Objetivo: As despesas neste tipo de FSA limitam-se às despesas de creche dedutíveis nos impostos incorridas para cuidar de seus filhos dependentes ou de um idoso que mora com você e é reivindicado como um "dependente" de sua declaração de imposto pessoal. Isso inclui crianças menores de 13 anos, bem como crianças ou adultos que são física ou mentalmente incapazes de cuidar de si mesmas..
Limite de contribuição anual: A contribuição anual é limitada a US $ 5.000 por ano, por família, independentemente do número de dependentes cobertos. O valor pago pelo seu empregador em seu nome não se limita aos seus salários deduzidos, mas quaisquer valores pagos pelo seu empregador além dos US $ 5.000 serão atribuídos como renda a você no final do ano e sujeitos a impostos. Por exemplo, seu empregador pode concordar em pagar US $ 1.000 mensais pelos cuidados com os filhos, mesmo que o valor que possa ser excluído de sua renda bruta para fins fiscais seja limitado a US $ 5.000 por ano (ou US $ 2.500 para funcionários casados que apresentem devoluções separadas). Como resultado, o excesso de US $ 7.000, que representa a diferença entre os US $ 12.000 pagos pelo seu empregador e a sua exclusão máxima de US $ 5.000, será relatado como renda para você por impostos, FICA e FUTA. Se casados, ambos os cônjuges devem trabalhar para usar um FSA dependente (a menos que o cônjuge que não ganha seja desabilitado ou seja estudante em período integral).
Disponibilidade limitada de fundos: Ao contrário da FSA da área de saúde, a FSA dependente não é "pré-financiada". Seu empregador paga apenas os fundos, pois eles seriam coletados do seu salário se você não tivesse feito a eleição. Por exemplo, se você concordou em reduzir sua renda em US $ 400 por mês, a FSA dependente forneceria um reembolso de US $ 400 dos custos elegíveis a cada mês, mesmo se as despesas reais fossem maiores.
Despesas elegíveis: O objetivo da FSA é geralmente cobrir as despesas incorridas para continuar funcionando - e não as despesas, por mais benéficas, dignas ou justificáveis para a pessoa dependente. Por exemplo, os custos de uma babá em sua casa ou na casa de outra pessoa enquanto você trabalha são elegíveis; os custos de uma babá em qualquer outro momento para qualquer outra finalidade não são. O salário de uma governanta não é elegível; a parte do salário de uma empregada pelo tempo que ela cuida de um dependente é elegível. Os custos de uma escola maternal são uma despesa aprovada, enquanto as mensalidades do jardim de infância não. A publicação 503 do IRS detalha e explica as despesas aprovadas e não aprovadas.
Administração: A maioria dos FSAs de assistência dependente funciona como contas de reembolso, ao contrário dos FSAs de assistência médica, que geralmente fazem pagamentos diretamente aos fornecedores. Cada administração do plano é diferente e pode exigir formulários e recibos de reembolso diferentes. Se você estiver pensando em se inscrever em uma conta dependente de gastos flexíveis, entre em contato com o departamento de recursos humanos e / ou o administrador da conta para ter certeza de entender e cumprir os requisitos do plano de reembolso.
Coordenação com créditos fiscais federais e estaduais: De acordo com a legislação tributária atual, existem vários créditos de imposto de renda disponíveis para ajudá-lo a pagar as despesas de uma criança ou pessoa idosa que é reivindicada como dependente. O crédito fiscal para crianças e cuidados dependentes fornece créditos tributários federais máximos de até US $ 2.100 por famílias sob certas condições, enquanto o crédito tributário para crianças fornece até US $ 1.000 para cada criança qualificada com base em sua renda. É possível tirar proveito de ambos os créditos e usar um FSA dependente. No entanto, convém consultar um contador ou CPA para evitar cometer um erro ao reivindicar um deles e incorrer em possíveis multas..

Quanto maior sua renda, maior o benefício que você pode receber, coordenando o uso dos vários créditos e exclusões disponíveis para você. Não se trata de um ou outro, mas de como maximizar os benefícios de cada um a seu favor.

FSA ou HSA?

À medida que as despesas com saúde aumentam, os programas para ajudar os americanos a pagá-las mudam constantemente, assim como as estratégias disponíveis para maximizar seu benefício. Embora as condições a seguir possam orientá-lo em geral a tomar uma decisão sobre a implementação ou alteração de um plano para outro, não há substituto para um bom aconselhamento financeiro pessoal de um consultor de seguros ou investimento profissional qualificado.

Se o seu empregador não oferece um FSA, sua única opção é o HSA, no qual a participação do empregador não é necessária.
Se você tiver mais de 65 anos, não poderá deduzir os prêmios de seguro de saúde em uma HSA. No entanto, você pode deduzi-los em um FSA.
Se você não tiver seguro de saúde (uma condição que recomendo que você altere com urgência), ainda poderá participar de uma FSA. Uma condição para estabelecer uma HSA é a compra de uma apólice de seguro de saúde com alta dedução.
Se você tiver dificuldade em projetar as despesas de saúde do próximo ano, a disposição "use ou perca" que atualmente afeta a FSA é uma consideração importante. Uma conta de poupança de saúde permite transferir os fundos não gastos durante um ano para o outro, acumulando um saldo que pode ser usado nos anos posteriores.
Se você deseja direcionar o investimento de sua contribuição ou obter um retorno sobre ela, deve usar um HSA. Ganhos em saldos de fundos individuais não são permitidos na FSA.

Palavra final

Em relação ao caso de 1935 de Gregory v. Helvering, o juiz Learned Hand, da Corte de Apelações dos EUA, escreveu: “Repetidas vezes, os tribunais disseram que não há nada de sinistro em organizar os assuntos para manter os impostos o mais baixo possível. Todo mundo faz isso, ricos e pobres e todos fazem o certo, pois ninguém deve o dever público de pagar mais do que a lei exige. ”

É difícil imaginar uma estratégia que permita maximizar melhor seu poder aquisitivo em benefício de si e da família do que uma conta flexível de gastos. Se o seu empregador oferecer atualmente uma FSA de assistência médica ou uma FSA de benefícios, certifique-se de investigá-la e considere se inscrever durante o próximo período de inscrição.