Como escrever e distribuir um comunicado de imprensa que obtém resultados

Dito isto, muitos comunicados à imprensa nunca são usados ​​pela imprensa, pois não são adequados para uma publicação específica ou não contêm notícias interessantes. Se você quiser espalhar a notícia sobre sua organização ou evento, é crucial entender como elaborar um comunicado de imprensa que fará com que você seja notado - e com os resultados que deseja..

Componentes de um comunicado de imprensa eficaz

Para aumentar as chances de sua empresa aparecer na mídia, escreva sobre tópicos que impactam direta e positivamente a comunidade. Por exemplo, se sua empresa estiver em expansão, concentre-se em como a expansão criará empregos. Ou se sua empresa estiver participando de um evento de angariação de fundos para uma instituição de caridade local, destaque isso em seu comunicado de imprensa e convide a comunidade a apoiar a causa.

Além disso, é essencial incorporar o seguinte:

1. Um título atraente
Para atrair a atenção de um jornalista, é importante que você escreva uma manchete excelente. Afinal, o papel da manchete é incentivar um jornalista ou outro profissional da mídia a continuar lendo seu comunicado de imprensa. Portanto, sempre use uma voz ativa no título, em vez de passiva. Por exemplo, "A expansão da empresa aumenta o emprego local em 500%" é mais eficaz do que "A empresa ampliará o West End da fábrica em 2.000 pés".

2. Um líder envolvente
Depois que você chama a atenção de um jornalista, fornecendo um tópico que o público e o editor da publicação acharão interessantes, é crucial manter o jornalista envolvido. Para fazer isso, escreva um lead (o início de um comunicado de imprensa) de forma que atraia o coração ou a mente de seus leitores. Lembre-se de responder às perguntas de "quem", "o quê", "onde" e "por que" o mais rápido possível. Além disso, lembre-se de que você não precisa oferecer uma quantidade substancial de detalhes neste momento - que vem mais tarde.

3. Citações
Para dar mais substância ao seu comunicado de imprensa, inclua citações de apoio de indivíduos e grupos discutidos no comunicado. Por exemplo, se sua pequena empresa estiver organizando um evento que arrecade dinheiro para uma instituição de caridade específica, inclua citações dos tomadores de decisão da instituição - e, se possível, inclua citações das pessoas que serão diretamente afetadas pelo arrecadador de fundos. Breves entrevistas realizadas por e-mail ou telefone devem ser suficientes para coletar todas as citações necessárias.

Certifique-se de que as citações utilizadas sejam inteligentes e apoiem o objetivo do comunicado de imprensa. Além disso, se houver erros gramaticais nas aspas, certifique-se de corrigir esses erros sem alterar o contexto.

4. Informações de contato
Certifique-se de incluir informações de contato precisas no seu comunicado de imprensa para que os jornalistas possam entrar em contato com você ou sua organização com perguntas. Inclua também informações de contato direcionadas aos clientes para que eles possam comprar seu produto ou serviço. No final do comunicado de imprensa, forneça um resumo sobre você ou sua empresa com relação a sua formação, missão e serviços.

5. Fatos, estatísticas e recomendações
Para fornecer a substância do seu comunicado à imprensa, inclua estatísticas de suporte de uma fonte respeitável no seu comunicado à imprensa. Por exemplo, inclua citações do CEO da sua empresa, de um analista de negócios especializado ou mesmo de um consumidor satisfeito.

6. Uso Econômico das Palavras
Os jornalistas têm tempo limitado, portanto, mantenha seus comunicados de imprensa breves e diretos. Além disso, se você puder usar cinco palavras em vez de oito para dizer algo, faça-o e limite o tamanho do comunicado de imprensa a aproximadamente uma página. Um jornalista sempre pode ligar para você, se precisar de mais detalhes. No entanto, se desejar, você pode anexar uma ficha informativa sobre sua empresa para referência.

7. Precisão e gramática adequada
Antes de enviar seu comunicado à imprensa, verifique se todas as informações estão precisas e desatualizadas e se o documento está livre de erros gramaticais e de ortografia. É importante que você pareça profissional e confiável - você só tem uma chance de causar uma ótima primeira impressão.

8. Fotos profissionais
Nem todas as publicações têm a capacidade de tirar fotos pessoais de você ou de sua organização. Portanto, é uma excelente idéia ter fotos de qualidade profissional prontas para seus contatos de mídia. Essas imagens devem estar no formato jpeg e ter pelo menos 5000 × 500 pixels e 72 pontos por polegada (DPI) para mídia on-line - e mais altas para impressão, que geralmente exige que as imagens sejam dimensionadas em 300 DPI.

Opções para escrever o comunicado de imprensa

Existem várias opções para escolher quem criará seu comunicado de imprensa. Seja honesto em sua avaliação das habilidades de você e sua equipe, bem como do orçamento da sua empresa, ao considerar o seguinte:

1. Escreva você mesmo
Se você está confiante em suas habilidades de redação e marketing, escreva você mesmo o comunicado à imprensa. Afinal, ninguém conhece seus negócios melhor do que você - e que melhor maneira de economizar?

2. Contrate um escritor profissional
Se você não possui as habilidades ou tem tempo para escrever um comunicado de imprensa, uma excelente alternativa é contratar alguém para escrever para você. Certifique-se de trabalhar com um escritor com muita experiência em negócios e marketing. Para determinar seu nível de experiência, solicite informações relativas à formação profissional e também solicite amostras diretas. Dê um passo adiante e confirme as informações profissionais dos candidatos, verificando perfis do LinkedIn ou realizando pesquisas no Google.

Para localizar um escritor, peça uma indicação aos colegas, publique um anúncio no Craigslist ou em sites de mídia social ou utilize um mecanismo de pesquisa. As taxas para um escritor freelancer profissional podem variar de US $ 50 a US $ 500, com base no seu nível de experiência.

3. Trabalhar com uma agência de relações públicas
Além de escrever comunicados à imprensa, uma agência de relações públicas pode trabalhar com você para criar um plano de relações públicas em larga escala. Dito isto, se você estiver trabalhando com um orçamento limitado, muitas agências de relações públicas estarão fora da sua faixa de preço. Em geral, as agências de relações públicas trabalham com um retentor mensal, concluindo sob contrato um número definido de press releases e outras tarefas de relações públicas para você.

Agências de relações públicas menores podem cobrar menos de US $ 1.000 por mês por um número definido de serviços, incluindo comunicados à imprensa, enquanto uma empresa de relações públicas maior pode cobrar até US $ 10.000 por mês. No entanto, lembre-se de que existem agências de relações públicas que trabalham projeto por projeto.

Como promover seu comunicado de imprensa

A promoção é essencial para colocar seu comunicado de imprensa na frente dos olhos certos e em mesas suficientes para causar impacto.

1. Compile uma lista de contatos de mídia
Se você é do tipo faça você mesmo ou está direcionando mídia local, é possível criar facilmente sua própria lista de contatos de mídia. Simplesmente anote o nome, cargo e e-mail de cada contato do comunicado de imprensa e lembre-se de atualizar esta lista regularmente, pois os editores geralmente mudam de cargo nas empresas.

Para enviar um comunicado de imprensa, basta enviá-lo por e-mail ao editor apropriado. Certifique-se de incluir o comunicado de imprensa e a foto que acompanha no corpo do email, e não como um anexo. Para aumentar as chances de seu email ser aberto, inclua o título do comunicado de imprensa na linha de assunto do email.

2. Compre um diretório
Uma excelente maneira de obter acesso a muitos contatos direcionados é comprando uma lista de diretórios. Com os diretórios, você pode escolher informações gerais ou mais especializadas sobre contatos de mídia. Obviamente, os preços desses diretórios podem variar significativamente. Alguns diretórios populares incluem o Diretório de mídia da Burelle (US $ 60 a US $ 1.000) e os diretórios da Bacon Information, Inc. (US $ 425 a US $ 1.350).

3. Use um serviço de distribuição de press releases
Empresas como a PR Newswire e a PRWeb podem distribuir seu comunicado de imprensa por uma determinada taxa fixa, geralmente variando de US $ 100 a US $ 500. Esses serviços de distribuição criam um banco de dados de mídia personalizado e distribuem comunicados de imprensa aos contatos apropriados..

Palavra final

Depois de atrair a atenção da mídia, é importante que sua empresa esteja preparada para a atenção e possível afluxo de negócios que possam resultar da atenção da mídia. Torne-se disponível, retorne as ligações rapidamente e tenha pessoal, largura de banda e produto disponíveis suficientes. Caso contrário, jornalistas e usuários podem facilmente ficar frustrados e compartilhar informações negativas sobre suas experiências.

Além disso, depois que um jornalista em particular publica uma matéria sobre você e sua empresa, é importante manter contato. A publicidade não é única e, para ter sucesso, é de seu interesse continuar enviando comunicados de imprensa interessantes e relevantes e dicas para sua lista de contatos.

Que outras dicas você pode sugerir para criar e distribuir um comunicado de imprensa bem-sucedido?