8 maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários em sua pequena empresa

Mas e sua equipe? Ao contrário de empresas gigantes, você não tem um orçamento de folha de pagamento massivo, portanto, a cada minuto que sua equipe está no relógio, deve ser usado da maneira mais eficiente possível.

No entanto, os trabalhadores nos Estados Unidos têm um problema de produtividade. Passamos mais tempo no trabalho do que a maioria dos outros países industrializados, mas todo esse tempo extra não significa que estamos fazendo mais. De fato, a produtividade tem geralmente caído desde a Grande Recessão.

Uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade é aumentar o envolvimento dos funcionários, porque a produtividade e o envolvimento andam de mãos dadas. No entanto, existem muitas outras estratégias econômicas que você pode usar para aproveitar melhor sua equipe.

A importância do equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Antes de implementar qualquer plano para aumentar a produtividade de sua equipe, é importante entender a psicologia por trás da produtividade. Exatamente o que torna alguns trabalhadores mais produtivos que outros?

A resposta é bastante simples. Uma pesquisa da Universidade de Warwick descobriu que, quando os trabalhadores são felizes, eles são 12% mais produtivos. A felicidade e um equilíbrio positivo entre vida profissional e pessoal se traduzem em trabalhadores engajados, comprometidos e, o mais importante, produtivo.

Se isso parecer um pouco simples demais, observe o mercado de trabalho na Dinamarca. De acordo com a World Values ​​Survey, os dinamarqueses são os mais felizes do mundo, e isso inclui o tempo que passam no trabalho. O Ministério das Relações Exteriores da Dinamarca afirma que eles também são o segundo país mais produtivo da União Europeia.

O Índice Better Life da OCDE classifica a Dinamarca e a Holanda no topo de sua lista de países com o melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Como você pode imaginar, os Estados Unidos estão quase no fundo.

Com isso, podemos concluir razoavelmente que quanto mais você trabalha para aumentar a saúde, a felicidade e o equilíbrio entre vida profissional e equipe, mais eles retribuem o favor com maior produtividade. Por sua vez, isso gera lucros maiores para você e um melhor ambiente de trabalho para todos.

Como aumentar a produtividade da sua equipe

Não é necessário um orçamento enorme da folha de pagamento para ajudar a melhorar a vida profissional das pessoas. Você pode fazer muito como proprietário de uma pequena empresa para melhorar as coisas para sua equipe.

1. Defina um horário de trabalho razoável

Pode parecer contraproducente, mas exigir que sua equipe trabalhe Menos pode inspirá-los a produzir Mais.

Segundo a Fast Company, os trabalhadores na Dinamarca normalmente trabalham apenas 33 horas por semana. Além disso, eles recebem pelo menos cinco a seis semanas de férias por ano (junto com até um ano de licença maternidade quando necessário).

Nos Estados Unidos, muitas horas são vistas como um sinal de compromisso. No entanto, isso pode resultar em "presenteísmo", que é quando os trabalhadores estão no trabalho, mas não estão funcionando em plena capacidade devido a doenças, privação do sono ou outros fatores médicos. A Harvard Business Review afirma que o presenteísmo pode reduzir a produtividade individual em um terço. As longas horas também podem reduzir ainda mais a produtividade devido ao estresse, desengajamento e equilíbrio equilibrado entre vida profissional e pessoal..

Para combater isso, faça o possível para reduzir o horário da sua equipe. Deixe as pessoas voltarem para casa cedo nas tardes de sexta-feira ou dê a elas a flexibilidade de entrar mais tarde nas manhãs de segunda-feira. Isso não apenas ajudará a reduzir os custos de mão-de-obra em seus negócios, mas você provavelmente descobrirá que sua equipe trabalhará mais em troca.

2. Seja flexível com a programação

Reduzir horas é uma estratégia para aumentar a produtividade; ser flexível com essas horas de trabalho está intimamente relacionado.

As necessidades de todos serão diferentes, então converse com seu pessoal para descobrir Onde eles precisam de maior flexibilidade com a semana de trabalho. Por exemplo, você pode ter uma pessoa que adoraria uma pausa para o almoço mais longa às terças-feiras para assistir a uma aula de ioga, enquanto outra pessoa gostaria de sair mais cedo às quartas-feiras para pegar uma criança na creche.

Dependendo do seu negócio, você pode ou não conseguir acomodar as necessidades de todos. No entanto, descobrir quem precisa do quê e fazer o possível para dar mais flexibilidade à sua equipe demonstrará que você se importa com a felicidade e o bem-estar deles. Isso, por sua vez, pode aumentar o engajamento e levar a uma maior produtividade.

3. Dê mais autonomia à sua equipe

Toda sociedade tem diferentes normas e valores culturais. E, essas normas e valores afetam diretamente como nos comportamos. No início dos anos 1970, o psicólogo Geert Hofstede desenvolveu uma estrutura para medir essas normas sociais usando as Dimensões Culturais de Hofstede.

As Dimensões Culturais de Hofstede medem seis dimensões dentro de cada cultura. Esses incluem:

• Índice de Distância de Potência
• Individualismo vs. Coletivismo
• Prevenção da incerteza
• Masculinidade vs. Feminilidade
• Orientação a Longo Prazo vs. Orientação a Curto Prazo
• Indulgência vs. Restrição

Quando você entende as dimensões únicas de uma cultura e como seus valores coletivos diferem dos seus, você pode se tornar um melhor comunicador e um melhor gerente..

Então, o que tudo isso tem a ver com o aumento da produtividade em sua pequena empresa? Bem, um pouco, especialmente quando se trata de autonomia.

A autonomia, ou a falta dela, está diretamente relacionada ao Índice de Distância de Potência. Distância de poder é a expectativa e a crença de que o poder é distribuído de forma desigual. Assim, em países com um alto índice de distância do poder, membros menos poderosos de uma organização acreditam na desigualdade de poder. O gerente deles diz a eles o que fazer, e eles fazem isso sem questionar. Em países com um baixo Índice de Distância de Potência, os membros da equipe acreditam que estão em pé de igualdade com o chefe. O relacionamento é mais sobre colaboração e menos sobre "chefe e funcionário".

Não deveria surpreender que os Estados Unidos tenham um alto Índice de Distância de Potência; estamos classificados em 40. A Dinamarca tem o menor Índice de Distância de Potência do mundo; eles estão classificados em 18.

Os dinamarqueses têm uma vida profissional rica e empoderada, em parte porque têm muita autonomia. E há muitas pesquisas que confirmam o que os dinamarqueses sabem há anos: Mais autonomia = maior felicidade = maior produtividade.

Um estudo publicado no European Journal of Work and Organizational Psychology constatou que os trabalhadores que tinham maior autonomia e apoio experimentavam maior satisfação e motivação. Outro estudo, publicado no Nordic Journal of Working Life Studies, descobriu que a tomada de decisão descentralizada (também conhecida como autonomia) leva a uma maior produtividade nos trabalhadores finlandeses.

Tudo isso aponta para a mesma conclusão: quanto mais controle você entregar aos membros da equipe, mais felizes e produtivos serão.

É importante esclarecer que dar mais autonomia à sua equipe não significa deixá-la fazer o que quiser, quando quiser. Todo funcionário precisa de limites. Mas, em vez de dizer ao seu pessoal o que fazer, diga a ele o que você quer ver e deixe-os escolher como fazê-lo. Ter a liberdade de escolher como fazer o trabalho deles é um componente essencial da autonomia.

Dê ao seu pessoal o poder de tomar suas próprias decisões sempre que possível. E mostre que você confia neles para fazer o trabalho deles afastando-se. Você pode se surpreender com o quanto mais é feito quando você entrega as rédeas.

4. Tente limitar interrupções

Segundo o Washington Post, um trabalhador típico é interrompido ou alterna tarefas a cada três minutos. E pode levar 20 minutos ou mais para retornar ao local em que eles pararam.

As interrupções são uma grande perda de produtividade e podem nos roubar nossas melhores idéias e esforços. Embora muitas vezes nos forçamos a trabalhar mais rápido para compensar o tempo perdido, o aumento da velocidade tem um preço.

Pesquisadores da Universidade Humboldt descobriram que os trabalhadores que eram constantemente interrompidos compensavam esse tempo perdido, trabalhando mais rapidamente para concluir sua tarefa. Embora isso não seja uma surpresa (afinal, todos nós fazemos isso), esse aumento de velocidade leva a um maior estresse, pressão do tempo e frustração. Esses fatores podem limitar a produtividade em tarefas futuras.

O Washington Post entrevistou o especialista em eficiência Edward G. Brown, que sugere a criação de um Contrato de Time Lock com os membros da equipe. Um bloqueio de tempo é um "tempo de silêncio" acordado em que todos podem simplesmente se concentrar em seu trabalho. Com um bloqueio de tempo, os funcionários precisam concordar, por escrito, em não interromper seus colegas, a menos que haja uma emergência.

Brown afirma que um cliente estimou de maneira conservadora que a produtividade pessoal aumentou de 40% a 60% quando começaram a usar a técnica Time Lock.

Obviamente, sua empresa pode não ser capaz de usar essa técnica. Converse com seu pessoal sobre os tipos de interrupções que eles enfrentam diariamente ou semanalmente. Descubra quais interrupções são mais prejudiciais à produtividade e faça o que puder para reduzi-las ou eliminá-las.

5. Contrate pessoas de apoio

Vamos começar com um cenário fictício. No seu negócio, você tem dois gerentes. Seu primeiro gerente, Bill, monitora todos da equipe com os olhos de um falcão. Se um cliente reclama, ele imediatamente assume que a culpa é de sua equipe e ele é rápido em deixar todos saberem que ele não está feliz com o desempenho deles. Sua equipe trabalha em um ambiente de tensão, desconfiança e medo.

Sarah, sua segunda gerente, é o oposto completo. Ela trata sua equipe como uma família. Ela é rápida em ouvir alguém e é a primeira a apoiar uma nova ideia ou iniciativa. Ela sempre ouve os dois lados de uma história e, quando alguém de sua equipe precisa dela, ela fica com as costas. A atmosfera sob Sarah é solidária, acolhedora e descontraída.

Se você fosse um funcionário, para qual gerente você trabalharia mais duro?

Sua equipe precisa de suporte no trabalho, e a primeira linha de suporte vem do gerente, seja você ou alguém que você contratou. Se você deseja aumentar a produtividade de sua equipe, precisa examinar atentamente seus gerentes (ou seu próprio estilo de gerenciamento).

Os melhores gerentes mantêm uma política de portas abertas. Isso significa que a porta deles está sempre aberta para que os membros da equipe possam expressar suas preocupações, fazer perguntas ou discutir problemas. Se os membros da equipe não se sentirem à vontade para se comunicar com o gerente, ou se temem que sejam julgados severamente ao revelar que não sabem como fazer algo, a produtividade sofrerá.

Em seguida, verifique se sua equipe sabe que pode contar com seu apoio. Mostre esse compromisso dia após dia e não desanime se levar algum tempo para ganhar sua confiança (especialmente se o ambiente de trabalho tiver sido tóxico). Com o passar do tempo, seu pessoal verá que você está protegido. E seu compromisso (e produtividade) melhorará.

6. Respeite seus limites

Sempre haverá outro telefonema para retornar e outro e-mail para atender. A “fluência digital” da vida profissional do século XXI afeta todos, chefes e funcionários. No entanto, esperar que os membros da equipe respondam a e-mails às 22h ou concluam o trabalho nos dias de folga não é apenas irracional, é insalubre.

Se você deseja aumentar a produtividade, é importante reconhecer que seus funcionários têm uma vida fora do trabalho. Isso também vale para pausas para o almoço. Um estudo publicado no Academy of Management Journal descobriu que a produtividade caiu (e a fadiga aumentou) quando os trabalhadores deixaram o almoço.

Pode ser difícil para os trabalhadores deixarem o trabalho, especialmente nos Estados Unidos (onde, novamente, muitas horas são vistas como um compromisso maior). Portanto, deixe seu pessoal saber que você valoriza a vida dele fora do trabalho. Pergunte a eles sobre suas famílias e hobbies e incentive-os a agendar um horário para essas atividades e compromissos, assim como fazem nas reuniões e nos projetos..

Você também precisa liderar pelo exemplo. Invista tempo em sua própria família, hobbies ou atividades espirituais e fale sobre seus interesses para sua equipe. Sempre que possível, evite enviar e-mails para seu pessoal quando ele não estiver no trabalho.

Por fim, verifique se todos da equipe fazem uma pausa adequada para o almoço; isso significa comer fora de suas mesas, de preferência fora, onde eles podem tomar sol e tomar ar fresco. Se possível, crie um espaço limpo e convidativo para eles comerem, dentro e fora de casa.

7. Monitorar os níveis de estresse

Você pode pensar que um estresse maior levaria à diminuição da produtividade. Isso é verdade, mas apenas em um determinado ponto. Há um platô mágico quando o estresse pode realmente aumentar produtividade.

A lei de Yerkes-Dodson, desenvolvida pelos psicólogos Robert Yerkes e John Dillingham Dodson em 1908, determina que o desempenho e a produtividade aumentem à medida que o nível de excitação (estresse) aumenta. No entanto, se os níveis de estresse se tornarem muito altos, a produtividade começará a despencar.

Por exemplo, com que frequência você se depara com um prazo desafiador que não tinha certeza de que poderia cumprir? Você se atrapalhou ou produziu alguns dos seus melhores trabalhos? Se a tarefa não foi muito desafiadora, é provável que você tenha subido para a ocasião admiravelmente. Esta é a lei de Yerkes-Dodson em ação. Quando o estresse e a complexidade estão nos níveis certos, o desempenho dispara.

Agora, a parte complicada é saber quanto estresse leva ao desempenho ideal. Tarefas novas ou difíceis exigem menos excitação para obter um desempenho ideal, enquanto tarefas conhecidas ou fáceis exigem níveis mais altos de estresse para aumentar a motivação e a produtividade.

É por isso que é importante analisar o que seus funcionários estão fazendo e analisar quanto estresse pode estar associado a várias tarefas. Você pode tomar medidas para aumentar ou diminuir o nível de excitação para aumentar a produtividade.

Aqui está um exemplo: imagine que você pediu a Pam, um de seus funcionários, para escrever o boletim de notícias deste mês. Ela já fez isso várias vezes e, apesar de escrever bem, normalmente leva vários dias para concluir a tarefa. Para ela, essa é uma tarefa bem conhecida, com baixa excitação, para que ela possa estar arrastando os pés um pouco.

Você pode melhorar a produtividade dela, tornando a tarefa mais desafiadora; por exemplo, pedindo que ela entreviste um cliente para receber o boletim informativo deste mês ou conceda a ela um prazo mais curto.

No extremo oposto do espectro está Daniel. Você acabou de encarregá-lo de gerar os relatórios financeiros semanais de seus negócios. Ele ainda está aprendendo o processo e a cada semana comete vários erros. Não ajuda que os relatórios tenham que ser concluídos o mais tardar na sexta-feira à tarde. Com suas outras responsabilidades, ele acha quase impossível cumprir esse prazo.

Este é um exemplo de uma tarefa nova e difícil que também possui alta excitação (de prazos curtos e complexidade da tarefa). Nesse caso, você faria o possível para aliviar Daniel de algumas outras responsabilidades para diminuir seus níveis de estresse, para que ele pudesse dedicar mais tempo e energia a aprender a gerar os relatórios financeiros..

É essencial que você se concentre no equilíbrio quando se trata de analisar tarefas e níveis de estresse. Se você aumentar muito a excitação nas tarefas erradas, acabará reduzindo a produtividade.

8. Use estratégias de gerenciamento de tempo

Outra estratégia que você pode usar para aumentar a produtividade é ensinar à sua equipe estratégias eficazes de gerenciamento de tempo. Uma estratégia popular é a técnica Pomodoro, desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 80.

A técnica é agradável e simples. Usando um timer, você trabalha por um período de tempo dedicado, geralmente 25 minutos. Depois, faça uma pequena pausa, geralmente de 3 a 5 minutos. Esses intervalos são chamados pomodoros, Italiano para "tomate", nomeado para o temporizador em forma de tomate que Cirillo usou quando ele era estudante.

Após quatro pomodoros, você faz uma pausa mais longa, geralmente de 15 a 30 minutos.

A estratégia funciona por várias razões. Primeiro, a marcação do cronômetro ajuda a manter o foco na tarefa em questão. Você pode literalmente ouvir o tempo passar, o que pode ser incrivelmente motivador. O temporizador também lembra que você faça pausas curtas. Pesquisas mostram repetidas vezes que pausas frequentes aumentam a produtividade.

Um estudo publicado na revista Ergonomics descobriu que intervalos curtos e freqüentes, especialmente quando acompanhados de alongamentos, resultavam em maior produtividade em comparação com intervalos menores e mais longos. Outro estudo, publicado na revista Work & Stress, descobriu que intervalos de descanso freqüentes eram uma das maneiras mais eficazes de manter o desempenho do trabalhador.

Gerenciamento de tempo eficaz e pausas frequentes são importantes. Mas o que você faz com seus intervalos também é importante. Pesquisadores do MIT descobriram que, quando os funcionários faziam intervalos com colegas de seu grupo social, a produtividade e a força do próprio grupo social aumentavam. Assim, você pode melhorar ainda mais o desempenho agendando as quebras de um funcionário com as de um colega de quem são amigos.

O desempenho também pode aumentar quando os trabalhadores saem para tomar um pouco de sol e ar fresco, portanto incentive os membros da equipe a dar uma caminhada rápida para fora nos intervalos. Essa é outra área em que você pode liderar melhor pelo exemplo. Faça pausas frequentes e faça um esforço para sair para se exercitar.

Palavra final

Normalmente, os proprietários de pequenas empresas nunca têm tempo ou dinheiro suficientes para fazer tudo o que desejam. Mas aumentar a produtividade não requer um grande investimento. Na maioria das vezes, basta ter mais consciência dos proprietários e gerentes.

Se você é proprietário de uma empresa, o que faz para incentivar uma maior produtividade da sua equipe? Se você trabalha para uma organização maior, o que sua empresa faz para aumentar a produtividade?