Como evitar fraudes e roubo de funcionários nos seus negócios - Políticas e planos

Embora você possa pensar que os fraudadores são criminosos endurecidos que saltam de emprego em emprego, o Journal of Accountancy relata que a maioria das pessoas que cometem fraudes ocupacionais são infratores pela primeira vez. Além disso, pouquíssimos fraudadores conseguem um emprego com a intenção de fraudar o negócio.

Isso significa que práticas de contratação diligentes e verificações completas de antecedentes não são suficientes para impedir a ocorrência de fraudes em seus negócios. No entanto, existem certos fatores que tornam mais provável que um indivíduo cometa fraude.

A Association of Certified Fraud Examiners afirma que existem três elementos que normalmente existem quando ocorre fraude. Primeiro, o indivíduo que comete uma fraude sente pressão financeira - dívidas altas, um estilo de vida luxuoso, membros da família com problemas financeiros e dependências de jogos de azar são fontes potenciais de pressão.

Segundo, o indivíduo precisa de uma maneira de racionalizar a fraude. Um monólogo interno de “não sou pago o suficiente”, “trabalho mais do que o chefe”, “a empresa nunca vai perder isso” e “eu mereço isso”, tudo ajuda a pessoa a justificar comportamentos antiéticos.

Por fim, os indivíduos precisam da oportunidade de cometer fraudes. Embora você, como proprietário da empresa, nem sempre possa afetar a situação ou atitude financeira de um indivíduo, é possível afetar o fator de oportunidade com verificações e saldos e controles internos apropriados.

Tipos comuns de fraude

1. Apropriação indevida de ativos

De acordo com a Association of Certified Fraud Examiners, a apropriação indevida de ativos é o tipo mais comum de fraude que ocorre em pequenas empresas. A apropriação indébita de ativos ocorre quando um funcionário ou contratado cria um esquema para roubar ou usar indevidamente os recursos da empresa, como dinheiro ou estoque.

Preste muita atenção em como sua empresa coleta dinheiro dos clientes. Se as medidas corretas não estiverem em vigor, um indivíduo pode interceptar o dinheiro e escondê-lo do proprietário.

2. Desnatação

O skimming, uma maneira popular de roubar dinheiro, envolve roubar um pagamento recebido antes que ele possa ser totalmente registrado nos registros financeiros da empresa. Por exemplo, digamos que um cliente queira comprar um produto em uma loja física. Um funcionário de vendas planejado poderia aceitar o pagamento pelas mercadorias, mas embolsar o dinheiro em vez de registrar a transação.

Com a desnatação, um funcionário pode registrar apenas parte do pagamento - por exemplo, gravar apenas US $ 50 pagos quando foram dados US $ 100 - ou deixar de registrar o pagamento completamente. Como a transação de vendas não é registrada, o inventário da loja também não é atualizado. Isso significa que, na realidade, o inventário comercial real será menor do que o refletido nos registros contábeis.

Não são apenas as transações pessoais que são suscetíveis à escumação. Um funcionário de contabilidade ou de escritório que recebe pagamentos de clientes também pode embolsar dinheiro recebido. O funcionário pode falsificar uma nota de crédito ou anular a conta como incobrável, para que a empresa não note que o pagamento está faltando.

Uma fraude complexa, mas razoavelmente comum, de captação de contas a receber envolve a suspensão dos pagamentos dos clientes. Em um esquema de lapidação, um contador ou contador embolsa o pagamento em dinheiro que um cliente faz na conta desse cliente. Para encobrir a falta, o contador usa um pagamento recebido de um segundo cliente em direção à conta do primeiro cliente. Se o segundo cliente perceber um saldo incorreto da conta, o contador usará um pagamento de um terceiro cliente para cobrir o déficit - e assim por diante.

Como os pagamentos são tão mal administrados, alguém invariavelmente se apega ao esquema eventualmente. Ainda assim, os fraudadores podem manter os esquemas de suspensão por meses ou até anos sem serem pegos.

3. Furto em dinheiro

O furto de dinheiro é semelhante ao desvio, no sentido de que um funcionário ou contratado está roubando dinheiro recebido. A diferença com furto de dinheiro é que o funcionário rouba o dinheiro depois que ele foi registrado nos livros da empresa.

Por exemplo, um funcionário pode roubar dinheiro da caixa registradora depois que uma transação foi registrada. O funcionário pode registrar um pagamento fraudulento da caixa registradora para ocultar o fato de que está faltando dinheiro. Por exemplo, um funcionário pode anular a venda anterior ou emitir um reembolso e retirar o dinheiro correspondente do registro.

Sinais de que dinheiro está sendo roubado
É difícil detectar esquemas de skimming que envolvem interceptação de dinheiro antes que ele seja gravado. Você pode observar estes sinais de aviso:

Inventário baixo. Se o estoque real da loja for menor do que deveria, de acordo com os livros, é possível que um funcionário não esteja registrando todas as vendas.
Lacunas nos documentos numerados. Para restaurantes e outras empresas que usam cupons pré-numerados, uma lacuna nos cupons pode significar que um funcionário jogou fora um recibo e ficou com o dinheiro.
Reclamações do cliente. Se um funcionário está cobrando os pagamentos, os clientes tendem a ligar e reclamar que seus saldos dos extratos não estão corretos.
Baixa receita durante certos turnos. Se a coleta de dinheiro for menor sempre que um funcionário em particular estiver trabalhando, isso poderá indicar roubo de dinheiro.

Controles internos para impedir o roubo de dinheiro

Exigir a aprovação do gerente para emitir créditos, anular vendas ou contas de baixa contábil. Quando outra pessoa está envolvida na transação, um funcionário desonesto tem menos oportunidade de roubar despercebido.
Emitir extratos mensais da conta. É menos provável que um funcionário mexa com os pagamentos dos clientes se eles receberem uma atualização regular do saldo da conta.
Instituições obrigatórias para férias e rotações de emprego. Os esquemas de lapidação se desfazem rapidamente quando o funcionário culpado não tem a oportunidade de movimentar dinheiro.
Executar contagens surpresa de dinheiro. Comparando o dinheiro no registro com os recebimentos, os gerentes podem identificar discrepâncias em dinheiro rapidamente.
Câmeras de vídeo. É menos provável que os funcionários se comportem mal quando há uma câmera de vídeo monitorando os registros.
Caixas de bloqueio. Ao receber pagamentos de clientes diretamente para uma caixa de bloqueio bancário, o dinheiro não passa pelas mãos dos funcionários e os funcionários não têm a oportunidade de roubá-los.

4. Desembolsos fraudulentos em dinheiro

Em vez de levantar dinheiro à medida que entram no negócio, outros fraudadores roubam os desembolsos de caixa. De todas as maneiras pelas quais funcionários e contratados desviam os ativos da empresa, roubar dinheiro fabricando desembolsos fraudulentos é a tática mais usada.

5. Esquemas de cobrança

Os funcionários podem cobrar por bens e serviços que a empresa nunca recebeu e embolsar o dinheiro. O funcionário falsifica as faturas com produtos ou serviços confeccionados e, quando o cheque é desembolsado, o fraudador o desconta. O funcionário possui pagamento emitido para um fornecedor inexistente, usando o nome de uma empresa shell que o empregado ou um amigo ou membro da família possui.

Os funcionários também podem conspirar com um fornecedor existente para sobrecarregar a empresa por produtos. Em troca de enviar uma fatura inflacionada, o fornecedor oferece ao empregado uma redução dos lucros.

Sinais de um esquema de cobrança

As taxas de um fornecedor aumentaram substancialmente. Quando as taxas de um fornecedor aumentam em uma porcentagem maior do que a norma da indústria, pode ser que você não esteja conseguindo um acordo justo.
Preferência do funcionário para um determinado fornecedor. Um funcionário que insiste em um determinado fornecedor ou não está aberto a receber ofertas de outros contratados pode estar recebendo uma propina.

Controles internos para impedir um esquema de cobrança

Manter uma lista de fornecedores aprovados e fazer apenas verificações nos fornecedores aprovados. Isso impede que você faça pagamentos para empresas de fachada ou amigos de funcionários. Antes de adicionar um fornecedor à lista, faça uma pesquisa e verifique se é uma empresa legítima.
Juntamente com uma lista de fornecedores aprovados, mantenha uma lista de preços aprovados. Isso dificulta que os funcionários aumentem os preços em conluio com os fornecedores.
Peça uma cópia do relatório de recebimento antes de assinar cheques. Dessa forma, você só assina cheques de produtos que a empresa realmente recebeu.

6. Esquemas de Reembolso de Despesas

Outra maneira de obter dinheiro de uma empresa é falsificar os relatórios de despesas. Os funcionários podem obter uma verificação de reembolso artificialmente grande adicionando despesas pessoais, despesas inexistentes ou inflando despesas em uma solicitação de reembolso de despesas.

Sinais de um esquema de reembolso de despesas

Relatórios de despesas extravagantes. Se um determinado relatório de despesa do funcionário for maior que a média histórica ou o relatório de outros funcionários, é sinal de que o funcionário está gastando muito.
O funcionário não envia recibos. Quando os recibos originais não são anexados ao relatório de despesas, você nunca sabe se o empregado realmente incorreu no custo.

Controles internos para impedir esquemas de reembolso de despesas

Exigir recibos para reembolso de despesas. Caso contrário, os funcionários podem adicionar despesas que nunca incorreram.
Documente a política de reembolso de despesas da sua empresa. Nele, seja claro quais tipos de despesas podem ser reembolsados e o que não é apropriado para o reembolso. Forneça uma cópia da política a todos os funcionários.
Compare os relatórios de despesas de todos os funcionários que participaram de uma viagem específica. Se um é muito maior do que os outros, isso é um sinal de que as despesas são infladas ou que o funcionário está gastando demais de propósito.

7. Verifique os esquemas de adulteração

Os funcionários ou contratados que têm acesso às verificações da empresa podem adulterá-los para seu próprio benefício. Se os cheques em branco não forem mantidos em segurança, alguém pode roubar alguns e entregá-los para si ou para um amigo. Um contador que elabora cheques para o proprietário de uma empresa assinar pode posteriormente alterar o nome de um cheque, interceptá-lo e retirá-lo pessoalmente.

Sinais de violação de cheques

Lacunas nos números de verificação. Se houver uma lacuna seqüencial nos seus cheques em branco numerados, é possível que alguém tenha levantado alguns.
Reclamações de fornecedores. Quando um fornecedor informa que ele não recebeu pagamentos, mesmo que você corte o cheque, o pagamento pode ter sido interceptado.

Controles internos para impedir a violação de cheques

Mantenha os cheques em branco seguros. Eles devem estar trancados em seu escritório o tempo todo. Não compartilhe sua chave e só produza os cheques quando sua equipe de contabilidade estiver pronta para imprimi-los.
Revise seu extrato bancário da empresa todos os meses. Procure por valores em cheque que você não reconhece. Peça ao seu banco para incluir uma digitalização de imagem dos cheques descontados, para garantir que eles não foram violados antes do endosso.

8. Roubo de estoque e outros ativos

Mesmo que seu dinheiro seja seguro, os funcionários podem encontrar maneiras de roubar ou usar indevidamente ativos físicos, como computadores, produtos da empresa e estoque.

Esquemas de recebimento
Os funcionários envolvidos no processo de recebimento podem roubar estoque ou produtos no ponto de entrega. Os funcionários planejadores podem modificar o relatório de remessa recebido e a empresa que está recebendo o relatório para ocultar a fraude. Se esses funcionários também tiverem acesso aos registros de compra, eles podem alterar a requisição de compra para corresponder aos relatórios de remessa falsos.

9. Roubo de ativos

Se não houver muitos controles físicos para monitorar ativos, funcionários e prestadores de serviços podem simplesmente tirar as propriedades da empresa das instalações e nunca devolvê-las.

Sinais de que ativos estão sendo roubados

Inventário baixo. Se o inventário por livros for maior que os níveis reais, alguém pode estar roubando.
Documentação de inventário de baixa qualidade. Se o suporte à compra e o recebimento de documentos não são os originais ou parecem ter sido alterados, você pode estar lidando com o trabalho de um ladrão.

Controles internos para impedir o roubo de ativos físicos

Executar contagens aleatórias de inventário. Isso pode indicar uma falta de estoque e diminuir a probabilidade de os funcionários roubarem.
Segregar deveres de estoque. A mesma pessoa não deve ser responsável pela compra e pelo recebimento de produtos.
Instalar câmeras de segurança. Em particular, monitore as salas e áreas onde o estoque e produtos valiosos estão armazenados.
Mantenha o inventário e os ativos seguros. Áreas com ativos valiosos devem ser bloqueadas sempre que possível, e apenas determinados funcionários devem ter as chaves.

Mais dicas para evitar fraudes em pequenas empresas

Além disso, existem estratégias gerais que você pode empregar para evitar fraudes. Alterando a maneira como você gerencia e a maneira como delega tarefas, você pode reduzir a chance de alguém fraudar sua empresa.

1. Conheça seus funcionários

Cowan, Gunteski & Co., uma empresa de CPA, observa que você pode reduzir possíveis fraudes pela raiz se estiver ciente das mudanças no comportamento e nas atitudes dos funcionários. Entre em contato com seus funcionários periodicamente e reserve um tempo para conversar sobre como as coisas estão indo.

Em particular, fique de olho nessas características comportamentais mais frequentemente associadas aos fraudadores:

Vivendo além de suas possibilidades - por exemplo, um funcionário com um salário baixo dirigindo um veículo de luxo ou tirando férias luxuosas
Enfrentando dificuldades financeiras ou tendo problemas para sobreviver
Manter um relacionamento incomumente próximo com um fornecedor específico
Não está disposto a permitir que outro funcionário assuma algumas de suas funções
Nunca ligar para doentes ou tirar férias
Passando por um divórcio ou lutando com problemas familiares

Obviamente, você nunca quer assumir que os funcionários estão roubando apenas porque estão exibindo algumas dessas características. Ainda assim, se você suspeitar que ocorra fraude, poderá concentrar seus esforços de monitoramento e prevenção de fraudes nos departamentos e áreas em que os funcionários de alto risco trabalham. Tente ajudar os funcionários estressados ou com dificuldades financeiras da maneira que puder - você reterá mais trabalhadores e fidelizará os funcionários.

2. Gerencie com integridade

Como você se comporta como proprietário de uma empresa pode afetar as atitudes de seus funcionários em relação ao roubo. Se você cortar custos e não agir de maneira ética, as pessoas que trabalham para você estarão mais inclinadas a fazer o mesmo. Por outro lado, se você fizer um esforço conjunto para ser honesto e ético em seus negócios, os funcionários entenderão que o mesmo comportamento é esperado deles..

Crie um código de conduta que descreva o tipo de comportamento que você espera de todos os seus negócios. Além disso, deixe claro que sua porta está sempre aberta para os funcionários que desejam compartilhar suas preocupações sobre as operações comerciais. A Association of Certified Fraud Examiners constatou que a maioria dos gerentes descobre fraude ocupacional depois de receber uma notificação, então considere implementar uma linha direta anônima para denunciar suspeita de fraude.

3. Deveres segregados

Um dos melhores controles internos para evitar fraudes é a segregação de funções. Em outras palavras, uma pessoa não deve ser responsável por tantas tarefas que a fraude pode ser cometida e encoberta sem o conhecimento dos proprietários. Para remover oportunidades de fraude, ninguém deve ter a custódia de ativos (como dinheiro e produtos valiosos), a capacidade de registrar ou alterar informações contábeis sobre esses ativos e o poder de autorizar transações sobre os ativos.

A segregação de tarefas é complicada em uma pequena empresa, porque você simplesmente não tem pessoas suficientes entre as quais pode dividir as tarefas. Ainda assim, existem etapas que você pode seguir para dividir as principais funções com apenas dois ou três funcionários.

Por exemplo, digamos que você e um gerente de escritório sejam os únicos dois funcionários da sua empresa. Embora o gerente do escritório possa ter acesso a fundos não depositados, reconciliando o extrato bancário e criando faturas e depósitos bancários, você deve revisar o extrato bancário, abrir o correio, revisar transações e aprovar notas de crédito.

Se você tiver um terceiro funcionário - digamos, um assistente de escritório - faça com que esse funcionário reconcilie o extrato bancário, abra o correio e prepare os depósitos bancários. Isso tira um pouco da responsabilidade e torna mais difícil para o gerente do escritório ocultar pagamentos roubados.

Palavra final

A implementação de controles internos é uma parte crítica da proteção de seus negócios. No entanto, pode ser estranho fazer na prática.

Funcionários e contratados podem não entender por que suas funções estão mudando. Comunique aos seus funcionários que os controles estão em vigor para protegê-los, como trabalhadores e os negócios. Envolva-os no processo de melhoria da segurança dos negócios e peça sua opinião regularmente. Como os indivíduos que trabalham no dia-a-dia, eles podem ter idéias sobre certos processos que podem ajudá-lo a melhorar os controles. Eles também podem informar quais controles estão funcionando bem e quais não estão.

Você já teve ou trabalhou em uma empresa em que alguém cometeu fraude? Como isso aconteceu?