Dirigir uma empresa virtual com funcionários remotos - Prós e Contras
Então aconteceu algo que eu não esperava: meu trabalho secou quase da noite para o dia na crise imobiliária, e aceitei um trabalho de teletrabalho em uma startup jovem, apenas virtual. Nos 12 meses seguintes, explodiu em crescimento e eu me encontrei seu vice-presidente. Isso foi há 10 anos. Eu nunca trabalhei em um emprego pessoalmente tradicional desde então e comecei meu próprio negócio apenas virtual ao longo do caminho.
E, embora as empresas virtuais apresentem seus próprios desafios, elas oferecem alguns benefícios atraentes em comparação com suas contrapartes tradicionais.
O que é um negócio virtual?
O estereótipo dos negócios virtuais é o das empresas on-line que vendem produtos digitais: empresas de software, empresas de tecnologia, empresas de dados - todas e zero e nada físico ou tangível.
Na realidade, empresas virtuais são apenas empresas sem escritório central, loja ou local físico. Muitos vendem produtos físicos; eles simplesmente os vendem on-line ou por telefone. Na ausência de um armazém, eles terceirizam o atendimento de pedidos para empresas de entrega direta. Até empresas imobiliárias podem ser virtuais, oferecendo serviços de listagem, marketing e outros serviços que ocorrem no mundo real.
Embora algumas empresas, como cafeterias e bares, nunca possam se tornar virtuais porque vendem pessoalmente uma experiência baseada em local, a maioria das empresas do mundo pode descentralizar se assim o desejar. Fazendas com cubículos e espaço para escritórios, ao que parece, são menos cruciais para o sucesso comercial do que muitos agentes imobiliários comerciais acreditariam.
De fato, muitas das maiores empresas de hoje começaram como empresas domésticas, somente on-line ou ambas. Jeff Bezos começou a Amazon como uma livraria on-line fora de sua garagem. Steve Wozniak tinha o hobby de mexer com computadores em sua garagem, e Steve Jobs viu o potencial e se juntou a ele. A Mattel era originalmente uma empresa de molduras dirigida por três amigos em sua garagem.
Mais recentemente, empresas como Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs e You Need a Budget começaram todas como empresas virtuais e permanecem..
Vantagens de um negócio virtual
Nos últimos 10 anos, descobri em primeira mão as incríveis vantagens das empresas virtuais. Alguns são óbvios, outros nem tanto. E, é claro, também existem alguns desafios. Mas, na minha experiência, as vantagens superam os desafios.
O que há para você como empreendedor, se você já possui um negócio virtual ou está pensando em iniciar um?
1. Menores custos de inicialização
Este é óbvio. O espaço físico custa dinheiro: dinheiro para alugá-lo em primeiro lugar, dinheiro para fornecê-lo e dinheiro para manter as luzes acesas. Para colocar em perspectiva os custos físicos de uma empresa, considere quanto dinheiro a gigante da saúde Aetna economizou fechando escritórios e transferindo funcionários para o teletrabalho. Quando a transição terminou, a Aetna havia eliminado 2,7 milhões de pés quadrados de espaço para escritório, economizando US $ 78 milhões.
No meu próprio negócio, nossos custos de inicialização eram poucos. Compramos um nome de domínio em Vai Papai por US $ 9,99, comprou hospedagem de Bluehost por US $ 20 por mês (você pode obter hospedagem básica a partir de US $ 2,95) e registrou uma LLC por US $ 90. Isso fez com que nossa startup custasse cerca de US $ 100, em comparação com milhares de dólares para encontrar e equipar um local físico.
E como qualquer pessoa que já tentou obter financiamento para iniciar um negócio sabe, quanto mais baixos forem os custos de inicialização, maior a probabilidade de você ser capaz de lançar sem depender de financiamento externo.
2. Baixa sobrecarga contínua
O escritório físico não custa apenas uma vez. Certamente, as empresas físicas têm algumas despesas únicas com equipamentos, como móveis, decoração, a rodada inicial de computadores e equipamentos de escritório e talvez fiação. Mas muitas dessas despesas continuam ad infinitum. O aluguel é devido todos os meses, assim como impostos sobre serviços públicos e propriedade, que geralmente não são incluídos no aluguel de um espaço comercial. E todos sabemos com que rapidez os equipamentos tecnológicos se tornam obsoletos e precisam ser substituídos.
Em uma análise de mais de 4.000 estudos sobre produtividade, custos e outras diferenças entre empresas físicas versus empresas virtuais, a Global Workplace Analytics constatou que a economia média imobiliária dos empregadores que mudam para o teletrabalho é de US $ 10.000 por funcionário por ano. Isso é apenas a economia imobiliária!
A American Express relata que economiza de US $ 10 a US $ 15 milhões a cada ano ao virtualizar amplamente sua força de trabalho, como relata a Forbes. A agência de serviços gerenciados LAC Group calcula que o funcionário médio em escritório custa às empresas US $ 200 por ano apenas em material de escritório.
Meu próprio negócio não teria sobrevivido se tivéssemos incorrido em cima. Durante os meses magros, a única razão pela qual pudemos avançar foi que nossas despesas contínuas obrigatórias eram em média entre US $ 100 e US $ 200 por mês. Tudo o resto pode ser cortado conforme necessário.
Experimente estas dicas adicionais para reduzir os custos indiretos administrativos em seus negócios. Se você gerencia um negócio existente e ainda não está 100% virtual, aqui estão algumas idéias para reduzir os custos de pequenas empresas enquanto isso.
3. Menores custos de TI
Como uma empresa virtual, você não precisa fornecer computadores ou suporte técnico a seus funcionários. Eles fornecem seu próprio equipamento e, se o computador travar, cabe a eles consertá-lo.
A Network Alliance estima que a empresa média gasta US $ 700 por funcionário por mês em TI. Isso inclui equipamentos, conectividade do escritório, suporte técnico e custos de mão de obra de TI.
Os funcionários se opõem a se tornarem responsáveis por fornecer seus próprios equipamentos e suporte técnico? Nem um pouco, como se vê.
4. Maior demanda por funcionários
Os funcionários adoram o teletrabalho. O Global Workplace Analytics relata que 70% dos funcionários classificam a capacidade de se comunicar como extremamente importante para a escolha de seu próximo emprego. De fato, 37% dos funcionários dizem que receberiam um corte de 10% na capacidade de telecomutar.
Faz sentido. Para muitos trabalhadores, a flexibilidade - definir seu próprio horário, estar disponível para os filhos conforme necessário e viver onde quiser - vale mais do que dinheiro.
Os empregadores que oferecem serviços de telecomutação se beneficiam de uma maior demanda e competição entre possíveis contratações, ajudando-os a preencher posições cobiçadas mais rapidamente e com melhores funcionários.
5. Maior pool de mão-de-obra
Da mesma forma, os empregadores que podem contratar pessoas em qualquer lugar do mundo têm um pool praticamente ilimitado de possíveis contratações. Porém, para uma empresa pessoal sediada em uma cidade pequena e isolada, a força de trabalho potencial é limitada a quem vive dentro de um raio de 48 quilômetros. Esse pequeno grupo de contratações em perspectiva pode não ter as habilidades que a empresa precisa.
Na minha própria empresa, temos funcionários na Pensilvânia e no Paquistão, em Houston e na Índia. Eu moro em Abu Dhabi a maior parte do ano. Estamos menos preocupados com a localização de um funcionário do que com suas habilidades, personalidade, produtividade e custos.
Quando estiver pronto para expandir sua equipe, comece decidindo se contrata um freelancer ou um funcionário real.
6. Custos trabalhistas mais baixos
Quando você pode contratar pessoas de qualquer lugar do mundo, pode aproveitar a geoarbitragem.
Geoarbitragem é uma palavra chique para contratar trabalhadores em áreas com menor custo de vida para reduzir os custos com pessoal. Por exemplo, paguei US $ 12 por hora pelo desenvolvimento da Web por meio de serviços na Índia. Em muitos casos, eles fizeram um excelente trabalho. E enquanto eu tive algumas experiências ruins com desenvolvedores da Web de baixo custo, também tive muitas experiências ruins com desenvolvedores da Web americanos de alto custo também.
Serviço de educação para o desenvolvimento da Web A Codementor realizou um estudo sobre os custos de desenvolvimento da Web em todo o mundo. Eles descobriram que o custo médio de emprego de um desenvolvedor Web em Palo Alto é de US $ 87 por hora. Isso é 7,25 vezes mais do que os US $ 12 por hora que paguei a alguns desenvolvedores da Web indianos. Mesmo que o desenvolvedor da Palo Alto Web seja mais qualificado e experiente, o que está longe de ser garantido, é difícil imaginá-los 7,25 vezes mais eficientes e produtivos.
Mas os custos trabalhistas mais baixos não derivam apenas da geoarbitragem. Lembre-se da pesquisa acima, na qual mais de um terço dos funcionários disseram que estariam dispostos a fazer um corte salarial para trabalhar em casa?
Além disso, considere o número de funcionários que passam dias doentes ou pessoais, quando o que eles realmente precisam é simplesmente estar em casa enquanto a filha doente dorme no andar de cima. Talvez eles queiram flexibilidade para realizar uma tarefa importante por uma hora, ou talvez não tenham vontade de se vestir naquela manhã e enfrentar o trajeto e seus colegas de trabalho fofoqueiros..
Um estudo do CareerBuilder descobriu que 35% dos funcionários ficam doentes mesmo quando estão se sentindo bem. O Global Workplace Analytics encontrou evidências de que o oposto é verdadeiro para os telecomutadores; eles tendem a trabalhar mesmo quando estão doentes e voltam ao trabalho após a cirurgia ou outros problemas médicos mais rapidamente do que os funcionários. A American Management Association descobriu que as empresas que implementaram o teletrabalho viram uma queda de 63% nas ausências não programadas.
Aqui estão algumas dicas adicionais para reduzir seus custos de mão-de-obra à medida que você escala seus negócios.
7. Menor rotatividade de mão-de-obra
A rotatividade de funcionários é cara. O Center for American Progress analisou 11 trabalhos de pesquisa realizados durante um período de 15 anos e constatou que funcionários qualificados custam em média 213% do salário anual para substituí-los. É por isso que importa que os funcionários que trabalham em grupo estejam mais felizes com seus empregos. Em um estudo revisado pela Forbes, os trabalhadores que trabalham em telecomunicações têm quase duas vezes mais chances de amar seus empregos do que os trabalhadores de escritório.
Os empregadores notaram. De acordo com o Global Workplace Analytics, 95% dos empregadores pesquisados responderam que a oferta de telecomutação teve um "alto impacto" na retenção de funcionários. Eu já experimentei isso. Das dezenas de trabalhadores remotos que gerenciei ao longo dos anos, só consigo pensar em alguém que desistiu, e isso tinha mais a ver com diferenças de personalidade do que insatisfação com o trabalho em si..
A retenção de funcionários também não é apenas sobre a felicidade do trabalhador. Freqüentemente, os funcionários deixam o cargo não porque odeiam seus empregos, mas porque estão se mudando e ou não podem ou não vão comutar a distância extra. Quando os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar e gostam do trabalho, têm poucos motivos para mudar de emprego.
8. Maior produtividade
É incrível quanto tempo é perdido para “conversas sobre refrigeradores de água”, reuniões improvisadas e outros desperdiçadores de tempo no local de trabalho.
As estatísticas sobre maior produtividade do trabalhador remoto são persuasivas. No American Express, os telecomutadores produzem 43% mais trabalho do que seus colegas de trabalho, de acordo com a Forbes. O mesmo relatório encontrou um aumento de 35% na produtividade dos funcionários da varejista de tecnologia Best Buy ao implementar um programa de teletrabalho. Em um estudo de Stanford com 16.000 funcionários de call center, os telecomutadores foram 16% mais produtivos do que os funcionários de escritório.
Os funcionários se auto-avaliam como mais produtivos também. Uma pesquisa da ConnectedSolutions constatou que 77% dos trabalhadores relataram resultados mais altos de produtividade e desempenho ao trabalhar com telecomunicações.
Uma razão para essa maior produtividade é que os trabalhadores não podem se safar apenas de aparecer e estar fisicamente presentes. Por sua própria natureza, o trabalho remoto força os empregadores a estabelecer marcos específicos e métricas mais precisas do trabalho e valor dos funcionários (mais sobre isso em breve).
9. Escalabilidade
O que acontece quando uma empresa de 15 pessoas, com espaço para 15 mesas, precisa contratar um 16º funcionário? Eles precisam de um novo escritório, caro, demorado e perturbador para toda a empresa.
As empresas remotas não têm essas restrições. Quando meu parceiro me abordou sobre a contratação de um novo funcionário no mês passado, a conversa foi mais ou menos assim: “OK, parece bom. Você pode postar o anúncio e analisar os currículos? Avise-me quando estiver pronto para eu me envolver. É isso aí. Não houve discussões sobre onde colocaríamos o novo funcionário, qual computador eles obteriam ou se seriam capazes de aguentar sentados ao lado de Nancy Negativa.
O mesmo princípio se aplica não apenas à expansão de sua equipe, mas também à expansão geográfica em novos mercados. Em uma empresa virtual, você não precisa abrir um novo escritório no Texas para atender ao mercado do Texas.
10. No Commute
A Harvard Business Review descobriu que as pessoas subestimam consistentemente o quão miserável o deslocamento delas as torna. De fato, a maioria das pessoas considera o trajeto muito mais estressante do que o trabalho.
Estudos mostram que quanto mais as pessoas viajam, menor a produtividade no trabalho e menor a satisfação com o trabalho em geral. Um estudo sueco até descobriu que os casais tinham uma chance 40% maior de se divorciar se um parceiro tivesse uma viagem de trabalho por mais de 45 minutos. Não é de admirar que os trabalhadores estejam dispostos a cortar os salários para se comunicarem. (E vamos ser honestos, trabalhar de pijama também não é tão ruim.)
Seguindo o ciclo de retenção e demanda de funcionários, mais de dois terços dos funcionários relatam que precisariam de outro emprego para reduzir o deslocamento, de acordo com o Global Workforce Analytics. Ao oferecer esse arranjo, você pode contratar pessoas melhores e mantê-las por mais tempo.
Como pensamento final, o teletrabalho reduz drasticamente o tráfego rodoviário e as emissões de carbono. Um estudo de 2017 realizado pelo teletrabalho no site de listagem de empregos da FlexJobs descobriu que as pessoas que telecomutaram pelo menos metade do tempo economizaram 11,5 bilhões de quilômetros em viagens de veículos, 3 milhões de toneladas de emissões de gases de efeito estufa e 980 milhões de dólares em petróleo apenas em 2017.
Desafios de um negócio virtual
Os negócios virtuais não surgem sem seus riscos e desvantagens. Aqui estão os desafios que encontrei com empresas virtuais e algumas dicas para mitigá-las.
1. Comunicação em equipe, camaradagem e cultura
Ainda não há nada como falar com alguém cara a cara. A comunicação por e-mail e telefone é muito boa, mas há nuances e dicas sociais que você aprende quando fala com alguém pessoalmente. Uma contração da boca aqui, uma leve carranca ali, o brilho de humor de boa índole nos olhos que permite que você saiba que está incluído em uma piada, não o alvo..
Esses desafios de comunicação podem ser ampliados em uma dinâmica de equipe, na qual várias pessoas estão tentando colaborar e debater. E quando você tem membros da equipe de todo o mundo, com diferentes normas e origens culturais, o risco de mal-entendidos e ressentimentos aumenta exponencialmente.
Sentimentos de isolamento e solidão também podem ser um problema real para trabalhadores remotos, desde o CEO até o assistente virtual de meio período.
Táticas de Mitigação
Primeiro, use a videoconferência sempre que possível. Ajuda a ver as pessoas com quem você está conversando. O RingCentral é uma ótima ferramenta para pequenas empresas. Além de servir como um sistema telefônico baseado na Web, também oferece acesso a vídeo para que você possa ver as pessoas com quem está conversando..
Segundo, agende chamadas regulares, mesmo que sejam rápidas. Os membros da equipe precisam ouvir a voz um do outro e ver o rosto um do outro, mesmo que apenas por alguns minutos, uma ou duas vezes por semana. Abra cada reunião com pelo menos um ou dois minutos de conversa pessoal, na qual todos compartilhem o que está acontecendo em suas vidas..
Além disso, estabeleça canais de comunicação informais para os funcionários. Às vezes, as pessoas precisam se queixar por um minuto para tirar algo do peito. Nos meus negócios, usamos o Skype como uma maneira flexível de os funcionários se comunicarem por meio de mensagens instantâneas, chamadas de voz ou videochamadas, em grupos ou individualmente.
Por fim, dê aos funcionários a propriedade de sua parte de um determinado projeto. Verifique se eles sabem como seu trabalho específico se encaixa no todo maior; não apenas proporciona a eles um maior senso de propósito, mas também ajuda a esclarecer seu papel e responsabilidades.
2. Gerenciamento Remoto
Como você sabe se um funcionário está trabalhando se você não pode vê-lo trabalhando?
É certo que é um medo parcialmente irracional. Afinal, você não olhava fisicamente por cima do ombro de todos os funcionários a cada minuto do dia, e só porque você vê alguém sentado em sua mesa, isso não significa que eles estão trabalhando. Mas há um núcleo de verdade aqui; os gerentes são forçados a definir mais especificamente expectativas e métricas de sucesso ao supervisionar trabalhadores remotos.
Ficar parado olhando para as pessoas que trabalham e, ocasionalmente, gritando para que trabalhem mais rápido, não diminui em negócios virtuais. (Por falar nisso, também não é eficaz nos locais de trabalho tradicionais.)
Táticas de Mitigação
Para alguns funcionários, como vendedores, é fácil medir o sucesso. Para outros, é mais sombrio. Um representante de suporte ao cliente é bem-sucedido se responder a um grande número de tickets? E se eles responderem rapidamente aos tickets, mas deixarem seus clientes insatisfeitos e prontos para abandonar sua marca?
Todo funcionário deve desempenhar uma função específica em seus negócios. Defina-o com cuidado e comunique exatamente o que você espera deles e como avaliará o sucesso deles.
Programe ligações regulares com cada funcionário para verificar com eles e ver como eles estão, tanto profissionalmente quanto pessoalmente. Lembre-se de que todos precisam se sentir conectados a algo maior que eles mesmos, e essa conexão pode parecer especialmente tênue para trabalhadores remotos.
3. Contratação Remota
A contratação remota, assim como tudo o mais sobre trabalho remoto, pode ser complicada sem interações cara a cara. Confiar em seu intestino e intuição é mais difícil quando você não consegue ver as micro-expressões e maneirismos da pessoa. É mais difícil saber quando uma pessoa está mentindo ou obter uma medida precisa dela.
E o simples fato é que nem todo mundo está preparado para o trabalho remoto. Os teletrabalhadores devem ser motivados intrinsecamente e ter seu próprio fogo aceso dentro deles. Não há lugar nos negócios virtuais para os tipos burocráticos que embaralham papéis que trabalham muito duro para parecer que trabalham duro.
Táticas de Mitigação
Se uma contratação não é um "Parreira" sim, então eles são um "Parreira" não.
Entreviste candidatos promissores quantas vezes for necessário para contratar com 100% de confiança. Continue entrevistando novos rostos até sentir o calor do fogo interno. Mais uma vez, as videoconferências ajudam.
Outra opção é contratar pessoas localmente e realizar suas entrevistas pessoalmente. Ocasionalmente, a empresa pode se reunir pessoalmente, como desejado para exercícios de formação de equipes, festas e reuniões importantes, mas todos os dias os funcionários podem trabalhar em casa. Minha antiga empresa adotou essa abordagem e funcionou bem.
Palavra final
É mais fácil iniciar e escalar uma empresa no mundo de hoje do que nunca. Venda de widgets nos 20º século pode ter exigido uma vitrine cara com muito tráfego, mas hoje em dia tudo o que você precisa é de US $ 9,99 para um nome de domínio.
Ainda assim, essa faca corta nos dois sentidos. Como a barreira à entrada é muito menor, isso significa que os empresários enfrentam perturbações e desafios constantes dos concorrentes existentes e das startups iniciantes. Tornar-se um negócio apenas virtual pode ajudá-lo a permanecer enxuto, verde e ágil, reduzindo seus custos e ajudando a concentrar seus esforços onde eles são mais produtivos: marketing, vendas, melhoria e expansão.
Quais foram suas experiências com funcionários remotos, telecomutação e negócios virtuais?
