IRS Cronograma C Deduções e despesas fiscais para pequenos empresários

No entanto, para onde o dinheiro vai muitas vezes é um pouco mais nebuloso. E como essas despesas comerciais se encaixam na sua imagem tributária pode ser ainda mais misteriosa. O rastreamento adequado de suas despesas comerciais é muito importante na hora do imposto, especialmente se você deseja tirar o máximo proveito de suas declarações fiscais.

Dê uma olhada no seguinte guia para deduções do Cronograma C e talvez descubra algumas deduções fiscais importantes para freelancers independentes e proprietários de pequenas empresas.

Dica profissional: Para localizar facilmente e acompanhar as despesas da sua empresa, você pode usar Imposto do Depositário. Eles analisam todas as suas compras comerciais anteriores em busca de baixas disponíveis e monitoram todas as compras futuras. Na hora do imposto, eles cuidam do registro de seus impostos para você.

Veículos e maquinaria

O uso de vários veículos e máquinas é frequentemente necessário para administrar um negócio. Fique de olho no quanto gasta nessas áreas ao longo do ano para poder fazer deduções posteriormente:

Carros e caminhões. A Linha 9 pode ser usada para deduzir as despesas reais de operação de seu carro ou caminhão (como gás e óleo, reparos, licença, registro, seguro e pneus) ou a taxa de milhagem padrão, que para o ano fiscal de 2019 é de 58 centavos por milha. Para um determinado veículo, você pode reivindicar as despesas reais ou a taxa de milhagem padrão se tiver adotado a taxa de milhagem padrão no primeiro ano em que o carro foi colocado em serviço. Lembre-se de que, se o veículo for para uso pessoal e comercial, você poderá deduzir apenas as milhas que foram percorridas para fins comerciais. Você precisa manter um registro de quilometragem por escrito para documentar as milhas comerciais percorridas durante o ano. Você não pode usar a taxa de milhagem padrão se usar o seu carro para alugar (como um serviço de compartilhamento de viagem) - você só pode assumir despesas reais. O mesmo se aplica se você estiver usando cinco ou mais carros ao mesmo tempo. Seja para despesas reais ou dedução de milhas, você ainda pode deduzir taxas de estacionamento e pedágios.
Locação ou locação de veículos, máquinas e equipamentos. Se você alugou algum equipamento ou veículo, pode deduzir o custo na linha 20. Se você alugou um carro por 30 dias ou mais para fins comerciais, consulte a seção sobre locação de um carro na Publicação 463 para obter orientação. Essa também é uma área em que você pode envolver um contador.

Salários, comissões e honorários

Se você administra uma pequena empresa, pode ser necessário contratar pessoas para várias tarefas. Alguns deles podem ser funcionários regulares em período integral; outros podem ser trabalhadores contratados ou consultores. O bom é que você pode reivindicar o dinheiro gasto gastando com essas pessoas:

Salários. Você pode deduzir todo o dinheiro pago aos funcionários como salário usando a linha 26. No entanto, você não pode deduzir o dinheiro que pagou a si mesmo ou qualquer dinheiro deduzido em outro lugar em seu retorno. Você também deve subtrair quaisquer quantias recebidas como crédito do Crédito de Oportunidade de Trabalho, Zona de Empoderamento e Crédito de Emprego na Comunidade de Renovação, Crédito de Emprego Indiano ou Crédito para Custos de Inicialização do Plano de Pensão para Pequenos Empregadores. Certifique-se de que qualquer pessoa cujo salário esteja incluído nesta linha receba um W-2 de você também.
Empreiteiros Independentes. Pagamentos a empreiteiros, freelancers ou outros pequenos empresários podem entrar na linha 11. Você deve enviar o Formulário 1099-MISC para aqueles que pagarem US $ 600 ou mais. Cópias do 1099-MISC e do Formulário 1096 (Resumo Anual e Transmissão do Retorno de Informações dos EUA) devem ser enviadas ao IRS.
Serviços jurídicos, contábeis ou profissionais. Se você usou os serviços de um advogado, contador, preparador de impostos, médico ou outro profissional, os honorários podem ser deduzidos na linha 17. Isso se refere às empresas que prestaram um serviço (como Quickbooks quem pode lidar com sua contabilidade mensal ou Folha de pagamento do Quickbooks quem faz a folha de pagamento de seus negócios), bem como empresas que produzem um produto físico (como um novo manual do funcionário). Se você tiver um contador, as taxas que eles cobraram pela preparação dos impostos podem ser divididas e as da preparação da programação C podem ser deduzidas aqui. O custo para preparar o restante de seu retorno pessoal não é dedutível.
Comissões e Taxas. A linha 10 é uma espécie de categoria abrangente para qualquer dinheiro que você pagou a outras empresas ou indivíduos por serviços. Um exemplo pode ser as comissões pagas aos vendedores.

Depreciação e dedução de despesas da Seção 179

A linha 13 é o local para inserir depreciação. “Depreciação” refere-se à dedução do custo de uma grande compra em partes ao longo de sua vida útil, em vez de em um montante fixo em um único ano. Você deve começar a depreciar o custo do item no ano em que o comprou ou no ano em que começou a usá-lo.

O Aviso da Receita Federal 2015-82 aumentou o valor do porto seguro para custear, em vez de depreciar, os bens tangíveis de US $ 500 para US $ 2.500. Você pode continuar depreciando itens ao longo da vida útil, se quiser, mas pode gastar itens de até US $ 2.500 sem que isso afete o limite anual da Seção 179 para o limite de gastos.

A dedução de despesas da seção 179 permite deduzir o valor total da maioria dos itens tangíveis em um único ano, em vez de distribuí-lo. Se você estiver depreciando algum item, consulte a Publicação 946 para obter mais informações..

Programas de benefícios a funcionários

Como você trabalha por conta própria, pode deduzir seus próprios prêmios de seguro médico, odontológico ou de assistência a longo prazo na linha 16 do Anexo 1 anexado ao seu Formulário 1040. Isso também pode incluir prêmios para seu cônjuge e filhos (menores de 27 anos) no final do ano - mesmo que não seja dependente). O lucro líquido do seu negócio deve ser igual ou superior aos prêmios. Essa dedução em sua declaração de imposto pessoal é chamada de "Seguro de saúde independente".

Você também pode deduzir os prêmios que pagou aos funcionários na linha 14 da sua Agenda C. Isso inclui itens como seguro de saúde, seguro de vida em grupo, seguro de acidentes ou programas de assistência infantil.

As contribuições que você fez em nome de seus funcionários para planos de pensão ou aposentadoria podem ser deduzidas na linha 19. Elas podem incluir os planos SEP, SARSEP, SIMPLE ou 401k. Consulte a publicação 560 do IRS para obter mais informações sobre esses planos. Existe um crédito comercial disponível para estabelecer um plano de aposentadoria para os funcionários. Consulte o Formulário 8881, com suas instruções, para obter informações adicionais. O crédito é limitado a US $ 500 por ano por até três anos.

A conformidade com os regulamentos do Departamento do Trabalho pode se tornar parte de sua vida comercial se você estabelecer planos de benefícios. Portanto, você pode pelo menos considerar o uso de terceiros para garantir a coloração dentro das linhas regulatórias. Normalmente, você deve preencher o Formulário 5550 junto ao Departamento do Trabalho.

Seguros (exceto saúde)

Você pode deduzir o custo de qualquer seguro realizado estritamente para proteger os negócios (como seguro geral de responsabilidade comercial ou seguro contra erros e omissões) na linha 15. Se você tiver um escritório em casa e pagar o seguro de locatário ou seguro de proprietário, não deduza aqui - em vez disso, deduza isso como parte da dedução do seu escritório em casa.

Juros pagos

Você possui imóveis para uso comercial garantidos por uma hipoteca? Nesse caso, os juros registrados no Formulário 1098 que você recebeu são dedutíveis na linha 16a. Se você usou dinheiro de um empréstimo garantido por uma hipoteca residencial para uso comercial, também pode deduzir uma parte desse interesse aqui. Você deve consultar a Publicação 535 do IRS, “Despesas Comerciais”, Capítulo 4, para obter ajuda na definição da alocação de juros que pode ser deduzida aqui. Lembre-se também de que se alguém ajudou a pagar o empréstimo, você deve dividir a dedução com eles.

Os juros pagos por outros empréstimos comerciais, bem como por cartões de crédito para pequenas empresas, podem ser deduzidos pela linha 16b.

Despesas de Propriedade

Os custos de manutenção da propriedade onde sua empresa está localizada podem aumentar ao longo do ano. Felizmente, você pode deduzir estes custos:

Aluguel ou arrendamento de outras propriedades comerciais. Este é bem direto. Na linha 20b, você pode deduzir qualquer valor pago no aluguel ou arrendamento de escritórios, depósitos ou outros imóveis. O aluguel de veículos, máquinas ou equipamentos fica na linha 20a. No entanto, consulte a publicação 463 do IRS se você alugou um veículo por mais de 30 dias. Pode ser necessário subtrair um "valor de inclusão" da sua dedução para contabilizar a depreciação.
Reparos e manutenção. A Linha 21 cobre todos os custos incorridos na reparação ou manutenção de máquinas, propriedades ou edifícios que não agregam realmente seu valor. Se agregar valor, ou você estiver restaurando algo inutilizável para um estado utilizável ou estiver substituindo algo, não poderá deduzir esses custos aqui. Essas despesas podem precisar ser capitalizadas e depreciadas. O reparo incluiria despesas como pagar um encanador para consertar o banheiro em sua lanchonete, não pagando um encanador para instalar uma pia adicional no banheiro.
Serviços de utilidade pública. A Linha 25 abrange todos os pagamentos de serviços públicos efetuados por sua empresa (separados dos que podem ser incluídos no seu aluguel ou arrendamento), como eletricidade ou gás. O serviço telefônico também é considerado um utilitário. Se você fizer a dedução do escritório em casa, poderá incluir o serviço telefônico aqui ou ali, mas não em ambos. Mas tenha cuidado, o primeiro telefone fixo para a casa não é dedutível, embora os custos de longa distância para fins comerciais nessa linha sejam.

Despesas de escritório

As despesas incorridas com a compra de material de escritório - como postagem, papel, envelopes e canetas - podem ser reclamadas na linha 18. Outros suprimentos diversos consumidos pela empresa podem ser reclamados na linha 22. Exemplos disso podem ser papel higiênico, material de limpeza, café para funcionários e clientes, pequenas ferramentas manuais ou kits de primeiros socorros.

Itens como manuais técnicos ou pequenos equipamentos que precisarão ser substituídos a cada dois anos também podem ser deduzidos aqui. Essa linha é uma espécie de catchall e, portanto, você deve fazer um esforço para garantir que nada muito caro acabe nessa categoria.

Impostos e licenças

Na linha 23, insira os impostos sobre vendas que você pagou como vendedor de bens ou serviços. No entanto, se você coletou esses impostos diretamente do comprador, esses valores deverão ser incluídos nos recebimentos brutos na linha 1.

Outras deduções que caem aqui incluem:

Licenças ou taxas regulatórias (as licenças de bebidas podem precisar ser amortizadas devido ao custo e duração)
Taxa Federal de Desemprego
Impostos de Seguro Social e Medicare pagos por seus funcionários
Impostos imobiliários e pessoais sobre os ativos da sua empresa
Vocês não podes deduza o imposto de renda federal aqui, embora você possa deduzir metade do imposto por conta própria na linha 14 da Tabela 1. Você também não pode deduzir impostos sobre imóveis ou doações ou impostos sobre avaliação para melhorias em sua propriedade. Geralmente, os impostos de avaliação são adicionados à sua base na propriedade e não são dedutíveis. Observe que os impostos sobre vendas que você paga por itens para uso em sua empresa devem ser incluídos no custo desses itens.

Viagem, Refeições e Entretenimento

Viagem de negócios. Se você viaja a negócios, seu hotel, passagem de avião, tarifa de táxi, estacionamento e dicas para o mensageiro são dedutíveis na linha 24a. Você deve manter seus recibos para todos esses itens, pois essa é uma área que o IRS audita frequentemente. Despesas "extravagantes ou luxuosas" não serão permitidas. Quanto a viajar para fora da América do Norte para uma convenção de negócios ou outra reunião, é dedutível se a convenção estiver diretamente relacionada ao seu negócio e se houver uma boa razão para ser realizada fora do continente. Informações mais detalhadas sobre isso podem ser encontradas na publicação 463 do IRS, “Despesas de viagem, presentes e carros”.
Refeições de Negócios. Como, presumivelmente, você precisaria comer em qualquer caso, poderá deduzir apenas 50% do custo das refeições consumidas para fins comerciais na linha 24b. Isso inclui refeições com seus clientes. Refeições "luxuosas ou extravagantes" não são dedutíveis, embora o IRS não especifique exatamente o tamanho do bife. Você ou um funcionário devem estar presentes na refeição - você não pode simplesmente enviar um cliente para jantar, cobrar no quarto e deduzir o custo. A documentação é importante. Você deve manter um registro da data, local, participantes, objetivo comercial e custo.

Outras despesas

A linha 27 é a verdadeira catchall. Na segunda página do Cronograma C, você pode listar "outras despesas". Você ainda precisa colocá-los em categorias, mas pode colocar itens aqui se não tiver certeza de que eles se encaixam em uma das linhas fornecidas. Por exemplo, você pode listar postagem aqui, já que não há um item de linha separado para isso (embora você possa incluí-lo em "despesas do escritório"). O seu telefone celular ou a despesa da Internet também podem estar listados aqui.

Você ainda precisa garantir que todas as despesas listadas sejam razoáveis e necessárias para o seu negócio. Se você realmente não pode enquadrar algumas despesas em nenhuma outra categoria, o IRS oferece um local para você criar suas próprias despesas..

Palavra final

Há várias outras coisas que você deve ter em mente ao preparar seu retorno:

O que está incluído em "outras receitas" na linha 6? A linha de “outras receitas” refere-se a receitas que podem ser consideradas receitas de “não vendas”. Isso inclui dívidas incobráveis que você baixou em anos anteriores, mas recuperou este ano, prêmios em dinheiro conquistados por sua empresa, juros pagos a você (como em contas vencidas) ou reembolsos ou créditos tributários relacionados ao uso de combustíveis renováveis. Este também é o local para a depreciação recuperada nos equipamentos listados (como computadores), cujo uso comercial caiu para menos de 50%.
Se você pagou qualquer imposto sobre os itens que comprou para a empresa, o imposto sobre vendas é considerado parte do custo do item. Assim, você o deduz onde quer que esteja deduzindo o custo do item. O imposto sobre vendas de itens comprados não é tratado separadamente e é inserido na linha de "Impostos e licenças".
Você, como proprietário da empresa, é tratado de forma diferente dos outros funcionários (mesmo se você for autônomo). Embora existam linhas dedicadas no Cronograma C para os salários, seguro de saúde e planos de aposentadoria de seus funcionários, seus próprios custos nessas categorias não estão incluídos. Seu custo dos cuidados com a saúde pode ser deduzido na Tabela 1. Da mesma forma, as contribuições para a pensão por conta própria ou para o plano SIMPLE são deduzidas na Tabela 1, linha 15. Para deduções e limites, consulte a publicação 560 do IRS, “Planos de aposentadoria para pequenas empresas”.
A melhor maneira de garantir sua dedução de milhagem é manter um registro. Você deve escrever o seu odômetro no início e no final da viagem, assim como a data e o que estava fazendo. Os agentes do IRS ficam facilmente impressionados se você tiver páginas e páginas desse material. Existem vários aplicativos, como o MileIQ, para rastrear milhas que usam o GPS do seu telefone. Alguns aplicativos são gratuitos, enquanto outros oferecem planos premium com recursos adicionais.

Se você se lembrar dessas coisas e acompanhar suas despesas com cuidado, estará em boa forma para realmente aproveitar suas deduções.

Como você controla suas despesas ao longo do ano?