9 dicas para planejar uma reunião de família com um orçamento

Enquanto muitas famílias ainda gostam de se reunir na casa de alguém para uma reunião, as famílias estão cada vez mais optando por encontros mais luxuosos. Alguns são acampamentos de vários dias em trailers e tendas; outros são mantidos em navios de cruzeiro ou em resorts. Existem orçamentos detalhados para montar, sorteios para organizar e camisetas e canecas com o brasão da família para vender. Não importa o quão simples ou generosa sua reunião, planejar um exige muito trabalho e pode ficar muito caro se você não tomar cuidado.

Antes de exagerar e planejar um evento que ninguém pode participar, aqui estão algumas maneiras de planejar uma reunião divertida e acessível.

Planejando uma reunião familiar com orçamento amigável

Quando se trata de sua reunião, você quer que todos se reúnam na casa de mamãe e papai e tragam um prato para compartilhar? Você deve tentar planejar uma reunião familiar de “férias” em um resort? A reunião será para uma tarde ou um evento de três dias?

É fácil sentir-se oprimido por detalhes ao planejar uma reunião de família. Então, vamos dar um passo a passo.

1. Comece cedo

Planejar uma reunião de família dá trabalho, e definitivamente não é algo que você pode fazer no último minuto. Idealmente, você deve começar a planejar um ano de antecedência; isso lhe dará tempo de sobra para escolher uma data e um local que funcionem para as agendas e orçamentos de todos. Planejar com antecedência também lhe dará a oportunidade de negociar as melhores tarifas para hotéis, fornecedores e atividades.

Você também precisa obter um número antecipado de funcionários para quantas pessoas podem comparecer. Ter uma estimativa aproximada antes de fazer qualquer planejamento economizará tempo quando você estiver vendo locais. Por exemplo, se sua reunião tiver 300 (ou mais) participantes possíveis, você não perderá tempo pesquisando pavilhões de parques estaduais que acomodarão apenas 100 pessoas.

Não se esqueça que, dependendo da época do ano, você poderá ter alguma competição pelo espaço do local. Por exemplo, a maioria dos casamentos ocorre durante o verão ou o outono. Festas de formatura são realizadas no início do verão e festas de dezembro. Planejar com antecedência garante que você possa reservar o local que deseja quando quiser.

2. Crie uma página no Facebook para uma reunião de família

Planejar uma reunião de família significa se comunicar com dezenas ou mesmo centenas de pessoas. Ele pode rapidamente se transformar em um pesadelo organizacional, enquanto todos discutem datas, locais e atividades em potencial por e-mail ou telefonemas. Também pode ficar caro se você decidir enviar convites oficiais junto com cartões RSVP.

Economize tempo e dinheiro colocando todas as suas comunicações em um só lugar com uma página no Facebook de reunião de família. Você pode tornar essa página privada para que apenas os membros do grupo possam ver as postagens, e é uma ótima maneira de compartilhar detalhes sobre a próxima reunião e obter a opinião de todos sobre o que eles gostariam de fazer. Confira o AARP para obter um artigo útil sobre como criar um grupo familiar no Facebook.

Se você é responsável pelo planejamento, lembre-se de pensar como um profissional de marketing. Seu objetivo é conseguir o maior número de pessoas possível, para que o custo total por pessoa diminua. Faça o seu melhor para planejar atividades divertidas e criar um burburinho para que mais pessoas venham.

3. Fale abertamente sobre o orçamento

Mesmo a reunião familiar mais simples pode custar várias centenas de dólares, e a maioria acaba custando vários milhares ou mais.Você pode estar encarregado do planejamento, mas isso não significa que você esteja disposto - ou seja capaz - a pagar a conta. Então, quem vai pagar por isso?

Você não pode falar sobre custos, a menos que tenha uma idéia do tipo de reunião que deseja organizar. Você quer uma reunião de bricolage em um parque estadual onde todos trazem um prato para compartilhar, ou uma reunião mais luxuosa em um navio de cruzeiro ou em um rancho ou em um resort com tudo incluído? Sua reunião terá 20 participantes ou 200?

Elabore primeiro os detalhes básicos e, em seguida, comece a criar um orçamento flexível para o evento. Considere todas as despesas em que você provavelmente incorrerá e adicione uma almofada de 5% a 10% para compensar custos inesperados.

4. Faça um plano para captação de recursos

Seu próximo passo é descobrir como financiar sua reunião, e há vários caminhos a considerar.

Você pode pedir a cada família ou participante que doe uma quantia fixa para cobrir os custos da reunião. Esse dinheiro deve ser usado em uma conta bancária que você abre com outro membro da família, de preferência não com alguém da sua família imediata. Mantenha os depósitos e as despesas o mais transparente possível, talvez com uma recapitulação do orçamento mensal que você envia a todos eletronicamente.

Você também pode arrecadar dinheiro na própria reunião. Peça aos participantes que tragam produtos caseiros, como sobremesas, pães e doces, para vender a outros membros da família, com todos os recursos destinados a cobrir os custos de reunião. Você também pode sortear itens doados, como:

Colchas caseiras
Fotos de família antigas restauradas e emolduradas
Um livro de receitas caseiro cheio de antigas receitas de família
Uma árvore genealógica
Um álbum de família
Trabalhos artísticos originais ou outros trabalhos artesanais
Móveis antigos

Um sorteio tem o potencial de arrecadar muito dinheiro, além de todos os itens permanecerem dentro da família. Um sorteio de herança de família pode ser uma ótima opção para os membros da família que estão diminuindo o tamanho da transição para a vida assistida.

Algumas famílias arrecadam dinheiro durante suas reuniões fornecendo comida de graça, mas administrando uma barra de dinheiro e vendendo água e refrigerante. Para fazer isso, você precisará solicitar uma licença de um dia na cidade onde estará realizando o evento. Faça sua pesquisa primeiro; algumas cidades concedem apenas uma licença de um dia para grupos específicos, como organizações religiosas, organizações sem fins lucrativos ou grupos de veteranos, políticos, educacionais ou esportivos. Inscreva-se cedo, pois os aplicativos podem levar pelo menos duas semanas para serem processados.

5. Solicite um depósito

Depois de elaborado um orçamento aproximado, é essencial que você solicite a todas as famílias que enviem um depósito não reembolsável dentro de um prazo específico. Ao determinar o valor, leve em consideração a situação financeira de cada família e considere permitir pagamentos mensais, se necessário.

Solicitar um depósito não reembolsável aos membros da família é importante por vários motivos. Primeiro, ele fornece alguns fundos para fazer compras e fornecer depósitos a fornecedores e instalações. Também ajuda a determinar quem realmente virá; uma vez que uma família se comprometeu financeiramente a participar da reunião, é bem menos provável que ela desista no último minuto.

Para acompanhar os pagamentos, use um serviço como o MyEvent. O MyEvent permite que sua família se registre para a reunião, pague seus depósitos ou taxas de participação e até faça doações adicionais. O site também permite enviar pesquisas e pesquisas, criar uma árvore genealógica e criar burburinhos em torno do evento usando as mídias sociais.

6. Considere as datas de entressafra

Claro, seria divertido ter uma reunião de família em uma estação de esqui em janeiro ou em uma bela praia dos Grandes Lagos em meados de junho. Mas você pagará um dólar alto se permanecer durante a alta temporada de um local.

Muitos locais baixam seus preços em 50% ou mais durante a entressafra, então considere ficar no resort de esqui em junho ou naquela casa de praia do norte em dezembro. Você economizará dinheiro e ainda terá muito o que fazer. Por exemplo, a maioria dos resorts de esqui tem quilômetros de trilhas para caminhada e ciclismo, além de piscinas e eventos planejados. Caminhadas em uma praia de inverno são lindas e refrescantes, e a maioria das praias do norte fica vazia durante os meses de inverno, então você terá a costa sozinha.

7. Solicite tarifas para grupos em quartos de hotel

Provavelmente, sua família está espalhada por todo o país, o que significa que você precisará de quartos de hotel e muitos deles. Uma das melhores maneiras de economizar dinheiro em quartos de hotel ao planejar uma reunião de família é solicitar uma tarifa de grupo, que pode economizar até 50% ou mais do preço dos quartos. No entanto, obter um ótimo desconto para familiares fora da cidade exige algumas negociações.

Primeiro, faça sua lição de casa. Pesquise tarifas de hotéis locais e faça uma lista do que cada hotel cobra por um quarto típico, bem como quais comodidades você obtém com a sua estadia. Em seguida, verifique quantos quartos você precisará, além de datas firmes para o check-in e o check-out..

Quando ligar, peça para falar com o gerente; um representante de reservas típico provavelmente não terá autoridade para negociar tarifas de grupo. Informe ao gerente o número de quartos de que você precisa e quando precisa.

Alguns gerentes podem perguntar qual é o seu orçamento. Eles costumam usar esse número como ponto de partida para as negociações. Sempre que possível, guarde isso para si mesmo; você poderá obter um preço mais baixo se o gerente não souber sua faixa de preço. Uma maneira educada de ocultar essas informações é dizer: "Ainda estamos conversando com diferentes membros da família para encontrar um preço que todos possam pagar". Certifique-se de que eles saibam que você está comprando; você poderá obter uma tarifa mais baixa se souberem que está ligando para outros hotéis.

Anote o nome de cada gerente, bem como sua oferta, e informe-os na data em que você tomará sua decisão final. Nesta data, ligue para cada gerente de volta, agradeça seu tempo e informe sua decisão. É uma cortesia comum. Há também uma pequena chance de que eles façam uma oferta menor para atrair seus negócios, se você lhes disser que decidiu reservar em outro lugar.

8. Considere um cruzeiro de férias

Surpreendentemente, um navio de cruzeiro com tudo incluído pode ser o local perfeito para reuniões familiares por vários motivos.

Os navios de cruzeiro podem acomodar pessoas em uma ampla variedade de orçamentos. Por exemplo, os membros da família com um orçamento mais apertado podem obter quartos por US $ 89 por noite, enquanto aqueles com mais renda disponível podem optar por quartos mais luxuosos.

Os cruzeiros também tiram a maior parte do estresse do planejamento. Alimentos e atividades são atendidos pela equipe. Todos vocês podem tomar café da manhã ou jantar juntos em um dos muitos restaurantes ou salas de jantar e planejar uma variedade de atividades divertidas para fazer durante o dia. Você pode visitar o spa com sua tia, assistir seus filhos e seus primos brincarem juntos no parque aquático ou assistir a um show com seu avô. Você não precisa se preocupar em preparar sua reunião - ou em cozinhar sozinho - ou em planejar um “dia da família” cheio de atividades diferentes. Tudo que você tem a fazer é aparecer.

Outro benefício de hospedar sua reunião de família em um navio de cruzeiro é que todo mundo tira férias de verdade ao se reconectar com pessoas que provavelmente não vêem há anos ou décadas.

Embora as férias de cruzeiro com tudo incluído sejam convenientes e divertidas, elas também podem ficar caras. Mesmo se você pontuar bastante no seu quarto, é importante ter em mente que é apenas o começo das despesas que você e seus familiares terão.

Por exemplo, impostos e taxas portuárias podem adicionar de US $ 100 a US $ 200 ao preço do seu bilhete. Você terá que pagar por uma passagem de avião de e para a cidade portuária, bem como um serviço de táxi ou carro do aeroporto para o próprio porto. Se você for até o porto, normalmente pagará US $ 15 a US $ 20 por dia pelo estacionamento.

Se o seu pacote de cruzeiros não incluir tudo, você terá que pagar por comidas e bebidas, que podem ser adicionadas rapidamente. Por exemplo, uma bebida alcoólica típica custa entre US $ 7 e US $ 10 ou mais em um navio de cruzeiro, com uma gorjeta de 15% a 18% adicionada a isso. Muitas linhas de cruzeiro também adicionam uma gratificação diária à sua conta final, que agora chega a US $ 23 por pessoa por dia para a maioria das principais linhas de cruzeiro, de acordo com o USA Today.

Como você pode ver, o preço do seu quarto é apenas a ponta do iceberg - e sempre lembre-se de que o preço do quarto é por pessoa. É essencial que você pesquise quanto um cruzeiro pode realmentecustar cada pessoa por dia para que seus familiares possam decidir se podem pagar.

9. Considere um parque estadual

Se a hospedagem de uma reunião de família em um navio de cruzeiro estiver fora do alcance de você e sua família, outra opção é realizar uma reunião em um parque local ou estadual. Você pode alugar um pavilhão, que geralmente acompanha uma churrasqueira a carvão, por US $ 50 a US $ 100 por dia.

Alguns parques maiores têm cabanas modernas ou rústicas para alugar. Normalmente, uma cabine "moderna" tem água e eletricidade, enquanto uma cabine "rústica" não. Alugar uma cabana para membros da família de fora da cidade pode ser mais barato do que alugar um quarto de hotel, e a cabine pode proporcionar um espaço tranquilo para as crianças ou os idosos descansarem durante o dia.

Alguns parques também possuem grandes cabanas ou lojas para alugar. Isso pode custar centenas de dólares por noite, mas se três ou quatro famílias ficarem em um prédio e dividirem o custo, pode ser muito acessível.

Antes de reservar uma cabine ou pavilhão, pergunte onde estão os banheiros públicos mais próximos e a localização de outras comodidades, como uma praia, parque infantil, piscina ou doca de pesca. Se alguém da sua família usa cadeira de rodas ou andador, pergunte sobre possíveis barreiras que podem dificultar o atendimento. Muitos parques agora têm cabines, pavilhões e playgrounds específicos e sem barreiras.

Evite hospedar sua reunião de família em um feriado importante, como 4 de julho ou dia do trabalho; os parques estaduais cobram suas taxas mais altas nessas datas. Você também vai querer reservar cabines e pavilhões o mais cedo possível, pois muitos parques estaduais reservam meses - ou até um ano - com antecedência.

Embora os parques estaduais possam ser uma ótima opção, considere estes outros locais para uma reunião acessível:

Um zoológico
Um parque temático
Um acampamento ou parque de RV
Uma igreja ou conferência religiosa ou centro de retiro
Um recinto de feiras
The YMCA
Um lago ou praia local

Maneiras adicionais de cortar custos

Existem muitas outras maneiras de manter a sua reunião de família acessível, incluindo as seguintes.

Salvar em fotos. Em vez de contratar um fotógrafo, peça a um membro da família para preencher esse papel. Considere renunciar à taxa de participação ou até mesmo fornecer uma câmera digital, se eles concordarem em fotografar o evento e organizar as fotos posteriormente.
Economize em música. Se a sua reunião for em um grande salão de banquetes, peça a um membro da família com inclinação musical para tocar DJ. Novamente, como incentivo, ofereça-se para renunciar aos honorários de sua família pelo evento.
Economize em acomodações. Considere alugar várias casas de férias em um destino divertido, como a praia ou as montanhas, e fazer com que cada família divida o custo igualmente. Você poderá cozinhar em casa, o que pode reduzir em 30% ou mais os custos de reunião, e você terá muitas mesas de jantar para se reunir e conversar.
Economize em Alimentos. Comida é uma despesa enorme em reuniões. Mantenha a simplicidade montando um bar e permitindo que todos façam suas próprias refeições. Por exemplo, você pode configurar uma barra de cachorro-quente com todas as coberturas criativas que possa imaginar. Um bar nacho, um bar de hambúrguer, um bar de taco e uma barra de sorvete também certamente serão sucesso.

Palavra final

Sua reunião de família pode ser incrível sem que você precise gastar uma fortuna contratando uma banda, fazendo lembranças ou reunindo todos em um resort nas Ilhas Virgens Americanas. (Embora isso pareça legal, não é?)

O mais importante é que sua reunião dê a todos a chance de se reconectar e experimentar a força poderosa da família. Este é o seu povo. Eles são aqueles que estão de costas e se defenderão de você quando ninguém mais o fará. Passar um tempo juntos contando histórias, compartilhando fotos, rindo das idiossincrasias um do outro e se divertindo criará laços e consolidará amizades, não importa quanto dinheiro você decida gastar.

Você já planejou uma reunião de família ou participou de uma? Quais dicas você compartilharia para economizar dinheiro?