O que é o Coworking - Prós e Contras, Custos Ocultos do Espaço Compartilhado de Escritório
Se você está pensando em mudar para o coworking, considere todos dos custos antes de mergulhar.
O que é Coworking?
O coworking é um acordo de compartilhamento de escritórios entre indivíduos e (às vezes) pequenas empresas. Em alguns casos, o acordo é muito informal: o proprietário de uma empresa que possui ou aluga um espaço de escritório muito grande e depois subloca mesas e escritórios para outras pessoas. Os espaços de coworking também operam como empresas formais, alugando escritórios e escritórios para freelancers, telecomutadores e até viajantes a negócios. Os modelos de operação variam, com algumas empresas de coworking cobrando aluguel diário, semanal ou mensal, enquanto outras vendem associações que permitem que o membro faça uso do espaço de trabalho e de suas comodidades. Os espaços de coworking geralmente não usam contratos de longo prazo ou leasing.
Os arranjos de espaço em um escritório de coworking também variam. Algumas empresas de coworking alugam espaço na mesa por ordem de chegada - você leva seu laptop para o trabalho todos os dias e se senta em qualquer espaço de trabalho disponível. Outros escritórios são mais formais, atribuindo mesas ou escritórios aos membros. Dependendo do espaço e da organização, você pode ter escritórios formais e assentos em plano aberto disponíveis para escolher.
Além de oferecer espaço para escritório e uso compartilhado de comodidades, alguns proprietários de espaço de coworking incentivam ativamente a colaboração entre os membros, patrocinando eventos de rede ou sites de "conhecendo você" que permitem que os membros se apresentem um ao outro.
Porquê Coworking?
Enquanto trabalhar em casa é uma boa opção para alguns, outras pessoas optam por alugar e ir diariamente para um escritório de coworking. Aqui está o porquê:
1. Estresse reduzido
Sair do trabalho no escritório é muito mais fácil quando você realmente tem um escritório para sair. Trabalhar em casa pode ser estressante, principalmente se não houver um escritório em casa ou espaço de trabalho segregado para onde se refugiar. Algumas pessoas que trabalham em casa se sentem culpadas se não estiverem trabalhando o tempo todo. Isso pode criar tensão com outros membros da família, além de dificultar o relaxamento.
2. Gerenciamento de tempo aprimorado
Crianças, animais de estimação, vizinhos, motoristas de entrega, televisões, cozinhas e livros são grandes distrações. Muitas pessoas acham difícil minimizar as interrupções nos dias úteis, e inúmeras interrupções podem transformar um dia útil de oito horas em doze ou quatorze horas..
3. Mais interação social
Isso não é importante para todos, mas algumas pessoas gostam de sair e ter a chance de conversar e interagir com outras pessoas em um ambiente de negócios.
4. Oportunidades de rede
Os colegas de trabalho podem ser grandes perspectivas ou fontes de referências.
5. Um cenário profissional
Um escritório de coworking oferece aos telecomutadores e freelancers uma alternativa profissional e silenciosa para encontrar clientes em casa ou em cafeterias.
6. Baixa exigência de manutenção
A gerência ou os proprietários dos espaços de coworking assumem a responsabilidade pela manutenção de escritórios e equipamentos compartilhados.
7. Menos caro e menos arriscado que o aluguel de escritórios particulares
Alugar um escritório particular, especialmente em uma cidade grande, é uma opção cara. Os aluguéis costumam ser altos, assim como o custo de mobiliar o escritório, comprar equipamentos de escritório, pagar contas de serviços públicos, limpar o espaço e pagar empreiteiros para tratar de qualquer manutenção predial necessária. Além disso, muitos proprietários comerciais exigem que os inquilinos assinem contratos de longo prazo. Os inquilinos com problemas de fluxo de caixa, ou aqueles que precisam sair da cidade para viajar a negócios, podem ficar presos pagando aluguel, mesmo quando não podem pagar, ou não precisam de espaço. O Coworking permite que os membros compartilhem os custos de serviços públicos, Internet e máquinas de escritório, oferecendo planos de associação de curto prazo.
Custos ocultos no coworking
Embora o coworking possa ser uma alternativa conveniente e econômica para trabalhar em casa ou alugar um escritório comercial, é importante estar ciente de alguns dos custos menos do que óbvios de trabalhar em um espaço compartilhado. Obviamente, se você está acostumado a trabalhar em um escritório tradicional, esses custos podem não ser tão "ocultos", mas se você trabalha em casa, encontra (ou reencontra) algumas dessas despesas. desprevenido.
1. Pendulares
A menos que o seu espaço de coworking esteja a uma curta distância de sua casa, você precisa contabilizar as despesas de deslocamento. Isso varia, mas inclui o custo do gás, manutenção de automóveis e tarifas de transporte público. Pendulares também adiciona tempo não remunerado ao seu dia de trabalho. E, dependendo da situação do estacionamento no seu espaço de coworking, talvez você também precise pagar taxas de estacionamento.
2. Cuidados com crianças e animais de estimação
Se você planeja passar o dia todo trabalhando fora de casa, talvez precise pagar por serviços de babá ou de babá.
3. Comida e Bebida
Ao trabalhar em casa, você tem sua cozinha, cafeteira e mantimentos à sua disposição. Se você trabalha fora de casa e não deseja almoçar todos os dias, precisará comprar entradas para microondas para guardar no escritório ou pagar almoços em restaurantes locais. Ficar cafeinado é outra questão: alguns escritórios de coworking fornecem café básico e água quente para o chá, mas o canto da sirene de um Starbucks local ou torrefadora independente pode atraí-lo da sua mesa com mais frequência do que você gostaria. Infelizmente, o custo desses lattes aumenta rapidamente.
4. Socializar
Mesmo que você tenha o cuidado de embalar seu almoço todos os dias e se atenha ao café na máquina K-cup do escritório, colegas de escritório amigáveis ainda poderão pedir para você almoçar, tomar café ou tomar bebidas depois do trabalho. Se você é do tipo solitário ou não se importa com redes, recusar essas ofertas pode não ser um problema. Mas, se você gosta de socializar, vá em frente e recalcule seu orçamento de entretenimento para acomodar essas atividades de rede.
5. Armazenamento
Alguns espaços de coworking alugam armários de armazenamento para membros que não têm uma mesa permanente. A vantagem do aluguel de armários é que você não precisa transportar seu laptop e outros suprimentos para casa todas as noites. A desvantagem é que o aluguel é uma despesa adicional.
6. Tecnologia e Eletrônica
Os espaços de coworking geralmente não incluem acesso ao computador; planeje levar seu próprio laptop para o trabalho. Além do seu laptop, leve todos os periféricos que você gosta de usar, como um monitor grande, teclado ergonômico ou trackball. Embora transportar esses itens para o trabalho todos os dias seja uma possibilidade (como esquecê-los em casa), você pode estar melhor servido para se poupar do trabalho comprando um segundo conjunto de periféricos para o local de trabalho.
7. Serviços de escritório
Nem todos os espaços de coworking são criados iguais. Alguns escritórios oferecem o uso gratuito da copiadora / impressora / fax compartilhada, enquanto outros podem cobrar por esse uso. Da mesma forma, alguns escritórios incluem o custo de WiFi no aluguel, enquanto outros cobram extra pela conectividade ou exigem que você forneça seu próprio ponto de acesso por motivos de segurança. É importante saber exatamente o que o seu aluguel cobre antes de assinar um contrato para poder contabilizar todas as despesas extras.
8. Material de escritório
Planeje comprar canetas, envelopes, grampos, clipes de papel e outros suprimentos padrão.
9. Vestuário
Coworking significa que você não pode mais trabalhar de pijama com uma bagunça de cabelos despenteados. Embora a maioria dos escritórios não prescreva um código de vestuário, há uma expectativa geral de que os membros pareçam organizados e apresentáveis. Além disso, o deslocamento para o trabalho aumenta o desgaste de suas roupas e sapatos à medida que você enfrenta os elementos. Prepare-se para aumentar seu orçamento de roupas e cuidados pessoais depois de iniciar o coworking.
10. Tratando os Sniffles
Se você já trabalhou em um escritório, provavelmente tem lembranças não muito boas de resfriados, gripes e outras doenças que periodicamente tomavam conta do local de trabalho. Infelizmente, espaço de trabalho compartilhado significa germes compartilhados, então prepare seu sistema imunológico para um choque desagradável.
11. Impostos
As taxas de associação ou aluguel do Coworking podem ser deduzidas dos impostos, mas também as despesas do escritório em casa. Converse com seu consultor tributário para determinar se a mudança para um espaço de coworking afetará sua obrigação tributária e, se houver, em quanto.
12. Seguros
Verifique seu contrato de locação ou associação para descobrir se o espaço está seguro e se o seguro cobre acidentes ou perdas sofridas por você, seus clientes ou visitantes. Caso contrário, converse com um agente de seguros para saber mais sobre suas opções de cobertura. Esta é uma questão importante, portanto, convém executar a cobertura de seguro do escritório após o advogado.
13. Roubo
É comum que a segurança nos espaços de coworking seja relaxada, principalmente porque os membros entram e saem livremente sem supervisão real. Infelizmente, isso deixa seu trabalho e itens pessoais vulneráveis a roubo.
Minimizando custos
Apesar da despesa extra, muitas pessoas acham que o coworking oferece grandes vantagens sobre os escritórios domésticos ou comerciais tradicionais. Se você decidir assinar um contrato de coworking, veja algumas maneiras de minimizar os custos:
1. Pague antecipadamente seu aluguel ou associação
Alguns espaços de coworking oferecem descontos para associados que pagam antecipadamente suas taxas ou aluguel. Pergunte ao gerente de espaço se isso é possível. Nesse caso, negocie também um contrato de reembolso por escrito, caso precise sair da cidade ou retornar ao seu escritório em casa.
2. Olhe além dos valores de aluguel mensal
Lembre-se de que o custo real do coworking não é apenas o aluguel ou as mensalidades. Descubra o que está incluído na sua associação de coworking e o que custa extra. Somente então você deve triturar seus números.
3. Localização, localização, localização
Quando possível, escolha um espaço de coworking próximo à sua casa. A proximidade permite que você economize tempo e despesas no deslocamento, além de oferecer a liberdade de ir para casa almoçar. Se não houver espaços de trabalho perto de sua casa, simplifique sua vida e economize tempo escolhendo um escritório próximo a lojas, bancos, academias de ginástica ou seus hangouts favoritos. Se você viaja muito ou trabalha com clientes fora da cidade, procure um escritório próximo ao aeroporto. Você também deseja considerar fatores como estacionamento e proximidade ao transporte público. Tempo é dinheiro, principalmente se você é freelancer, por isso não subestime a importância da acessibilidade ao escolher um escritório.
4. Armazene almoços e lanches no local
Se o seu espaço de coworking incluir uma cozinha, mantenha entradas congeladas, sopas para microondas e sanduíches no escritório. Compre um recipiente grande para armazenamento de alimentos, escreva seu nome nele com um marcador permanente e preencha com sanduíches, frios e queijos para que você possa fazer seus próprios almoços. Ter esses itens à mão reduz a tentação de comer fora ou entregar alimentos.
5. Aproveite as promoções de cafés e restaurantes
A qualquer momento, você pode evitar pagar o preço total. Muitos restaurantes oferecem promoções especiais para almoços baratos, por isso não deixe de pedir a restaurantes locais seus menus de almoço. Algumas cafeterias oferecem desconto se você levar sua própria caneca ou garrafa térmica. Além disso, não deixe de fazer suas paradas favoritas sobre os programas de fidelidade de cartões perfurados.
6. Tornar o transporte público comuta produtivo
Se você não ficar enjoado, use o tempo de deslocamento para acompanhar a leitura profissional ou revisar e-mails. Se a leitura em movimento não funcionar, ouça podcasts do setor a caminho do escritório.
7. Examinar os benefícios fiscais dos passageiros
Se você é um funcionário de teletrabalho, descubra se sua empresa participa de um programa de benefícios fiscais para passageiros que permite pagar por passes de transporte público com dólares antes dos impostos deduzidos do seu salário. Esses programas podem economizar centenas de dólares a cada ano.
8. Revise as opções de passes de trânsito
Acompanhe quanto gasta todos os meses em tarifas de ônibus e trem. Muitas empresas de transporte público oferecem várias estruturas de tarifas, portanto, reserve um tempo para revisar cada uma das opções para garantir que você esteja obtendo o melhor negócio.
9. Negocie acordos com empresas locais
Os comerciantes locais que desconhecem seu espaço de coworking podem estar dispostos a oferecer promoções especiais à sua base de membros. Converse com o gerente do seu espaço de coworking para descobrir se ele ou ela está disposto a conversar com empresas locais sobre como oferecer descontos especiais para você e seus colegas de escritório..
Palavra final
A tecnologia torna o coworking uma ótima alternativa para freelancers e telecomutadores que não querem trabalhar em casa. Ainda assim, é importante reconhecer todas as despesas adicionais associadas ao coworking. Considerar essas despesas no seu orçamento antes de decidir ingressar em um espaço de coworking é uma etapa sábia e essencial para gerenciar seus negócios e finanças pessoais.
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